موضوع سیستم‌ها و ابزارهای مدیریت دانش موضوع بحث برانگیزی بوده و عنوانی شک‌برانگیز در حیطه مدیریت دانش است. گرچه سیستمهای مدیریت دانش قسمت مهمی از مدیریت دانش نیستند (با برخی بحث‌ها میتوان اثبات کرد که ضروری نیستند) اما هنوز موضوعی است که علاقمندی زیادی را به سوی خود جذب می‌کند.
در این سایت، من اثر فناوری اطلاعات را در همه زیر بخش‌های استراتژیکی سیستمهای مدیریت دانش در نظر گرفته خصوصاً با تأکید خاصی که بر روی نقششان بر اشتراک‌گذاری دانش دارند. از این نقطه نظر بحث به ترتیب زیر سازمان‌دهی می‌شود:
- در این زیر بخش بر روی ابزارهای تئوریکی سیستمهای مدیریت دانش و اثرش بر روی سازمان‌ها بحث می‌شود.
- بخشی که با عنوان ابزارهای مدیریت دانش عنوان‌بندی شده‌است به برخی از دسته‌بندی‌های سیستمهای در دسترس اشاره می‌کند.
سیستمهای مدیریت دانش چه هستند؟
سیستمهای مدیریت دانش به هر نوع از سیستمهای فناوری اطلاعاتی بر می‌گردد که ذخیره‌سازی و بازیابی دانش را انجام می‌دهد، مشارکت را بهبود می‌دهد، منبع دانش را جانمایی می‌کند، مخازن اطلاعات پنهان را شناسایی می‌کند، دانش را کسب و استفاده می‌کند و یا در برخی موارد به عنوان راهی جهت بهبود و توسعه فرآیندهای مدیریت دانشی هستند.
اگر توضیحات بالا تعریفی که از این سیستم‌ها ارائه می‌کند مبهم به نظر می‌رسد، این به خاطر این است که هیچ توافقی برای تعریف سیستمهای مدیریت دانش مثل خود مدیریت دانش وجود ندارد. علاوه بر این چون مدیریت دانش در همه نواحی ثابت است، مرزبندی مشخص مشکل است. جیمز رابرتسون در سال ۲۰۰۷ تا حد ممکن بر روی سازمان‌هایی که نباید به سیستمهای مدیریت دانش فکر کنند، بحث کرد. او اینگونه مطرح کرد که مدیریت دانشی که به وسیله فناوری توسعه پیدا می‌کند، یک رشته علمی نیست و سیستمهای مدیریت دانشی به استثنائاتی چون راه حل «سیلور بولت» منجر می‌شود. در عوض، بایستی تمرکز روی سیستمهای فناوری اطلاعاتی که به فعالیت‌های خاص و ابتکار عمل نیازمند است، قرار گیرد.
ما هم با استدلال وی بسیار موافق هستم. به هرحال این سایت برای افرادی که در زمینه سیستم‌هایی مانند سیستمهای مدیریت دانش جستجو می‌کنند مفید است، من بحث را به دسته‌هایی براساس کارهای گوپتا و شارما ۲۰۰۵ و بالی و همکاران در سال ۲۰۰۹ تقسیم می‌کنم:
- سیستمهای گروه‌افزار و مدیریت دانش ۲.۰
- شبکه‌های داخلی (Intranet) و خارجی (Extranet)
- انبار داده و داده کاوی و OLAP
- سیستمهای پیشتیبان تصمیم
- سیستمهای مدیریت محتوا
- سیستمهای مدیریت اسناد
- ابزارهای هوش مصنوعی
- ابزارهای شبیه سازی
- شبکه‌های معنایی
این دسته‌بندی‌ها اکثریت سیستمهای دانش را که مردم مستقیماً با مدیریت دانش پیوند می‌دهند را می‌پوشاند.
مشکلات و عوامل شکست
اغلب اثر فناوری بر روی سازمان‌ها به اندازه کافی از طریق تعریف پیشین یک سیستم جدید بوجود می‌آید. در اینجا دو مجموعه از دانش‌های ضروری برای طراحی و اجرای سیستمهای مدیریت دانش وجود دارد (نوول و همکاران ۲۰۰۰).
- برنامه نویسی فنی و دانش فنی طراحی
- دانش فنی سازمانی مبتنی بر درک جریان‌های دانش
مسئله این است که به ندرت کسی هر دو مجموعه دانش فوق را دارد. علاوه بر این فناوری اغلب بوسیله‌ی افرادی که از آن استفاده می‌کنند طراحی می‌شود. بنابراین شرکت‌ها با مشکل انطباق بین سیستمهای فناوری اطلاعات و تجربیات سازمانی و همچنین پذیرش آن با فرهنگ سازمانی موجود روبرو می‌شوند (گمبل و بلکول ۲۰۰۱).
بوتا و همکاران در سال ۲۰۰۸ اهمیت درک آنچه را که سیستمهای مدیریت دانش نمی‌تواند انجام دهد را تأکید کردند. آنها این واقعیت را تذکر دادند که معرفی فناوری‌های اشتراک‌گذاری دانش به این معنی نیست که متخصصان دانش و دیگران ابتکارات خود را به اشتراک خواهند گذاشت.
اخوان و همکاران نیز در سال ۲۰۰۵ چندین عامل شکست شامل: کمبود حمایت بالای مدیریت، فرهنگ سازمانی، کمبود بودجه‌ای مجزا و مقاومت در برابر تغییر را نام بردند.
با این مسائل و عامل‌های بحث شده قبلی، عامل‌های شکست سیستمهای مدیریت دانش به شرح زیر است:
- حمایت‌های غیرکافی فنی و مدیریتی، در طی اجرا و استفاده از آن
- انتظار اینکه فناوری یک راه‌حل مدیریت دانشی در خودش است.
- شکست در درک دقیق آنچه نیاز اصلی است (فناوری و چیزهای دیگر)
- بدفهمی عملکردهای خاص و محدودیت هر سیستم مستقل
- کمبود پذیرش سازمانی و فرض اینکه اگر شما آن را ایجاد کنید آنها خواهند آمد، کمبود فرهنگ سازمانی مناسب
- سنجش کیفیت ناقص (مثل کمبود مدیریت محتوا)
- کمبود انطباق سازمانی و واحدها. آیا این سیستم به آسانی در سازمان کار می‌کند؟ آیا این سیستم در یک واحد به خوبی کار می کند ولی برای بقیه نه؟ آیا این سیستم واقعاً فرآیندهای موجود را مختل می‌کند؟
- کمبود درک پویایی دانش و مشکلات ذاتی در نقل و انتقال دانش ضمنی با سیستمهای صرفاً مبتنی بر فناوری اطلاعات
- کمبود بودجه مالی مجزا
ترویج جذب و پذیرش
طبق نظر هچت و همکاران در سال ۲۰۱۱ فرآیند پیاده‌سازی موفق سه مرحله دارد: مرحله انطباق، پذیرش، جذب (همگون‌سازی با سازمان). بر اساس مدل و تئوری‌ها، نویسندگان سه مجموعه جامع از عامل‌های مؤثر را برای این سه جز برشمردند. مدل‌های منتج عامل‌های پیاده‌سازی سیستمهای مدیریت دانش را به بخش‌های زیر دسته‌بندی می‌کند:
انطباق
- تأثیر گرفته از طراحی: ویژگی‌های ابتکاری، تناسب، نتایج مورد انتظار، ویژگی‌های ارتباطی.
- غیرمؤثر از طراحی: محیط، زیرساخت فناوری، منابع، ویژگی‌های سازمانی
پذیرش
- تأثیر گرفته از طراحی: انتظار تلاش، انتظار عملکرد
- غیرمؤثر از طراحی: اثر اجتماعی، نگرش به استفاده از فناوری
جذب
– تأثیرگرفته از طراحی: ویژگی‌های سیستم اجتماعی، ویژگی‌های فرآیندی
– غیرمؤثر از طراحی: ویژگی‌های مدیریتی، ویژگی‌های نهادی
گام اول: انطباق سیستم مدیریت دانش
برخی از عامل‌های کلیدی که هچت و همکارانش در سال ۲۰۱۱ برشمردند شامل: ویژگی‌ها، مزیت‌های تجاری، ارزش‌های فرهنگی، کیفیت اطلاعاتی، زنده بودن سازمانی و کیفیت سیستم. برای بهبود انطباق سیستم مدیریت دانش:
- با یک تحلیل داخلی شرکت آغاز کنید
- اطلاعات و نیازها و جریان‌های دانشی، خطوط ارتباطی، انجمن‌های تجربی و غیره را ارزیابی کنید. این یافته‌ها بایستی اساس تعیین سیستم‌هایی که نیاز به تکمیل دارند را تشکیل دهد.
- تحلیل هزینه – منفعت را با در نظر گرفتن عواملی نظیر اندازه شرکت، تعداد کاربران، پیچیدگی ساختار سیستم، تناوب استفاده، هزینه‌های بروزرسانی و نگهداری، موضوعات امنیتی، هزینه‌های آموزش (شامل تضمین پذیرش) و غیره. در مقابل بهبود عملکرد، زمان پاسخ کمتر، هزینه‌های کمتر (مرتبط با سیستمهای قبلی) و غیره انجام دهید.
- تجربیات کاری موجود را ارزیابی کنید و چگونگی بهبود سیستم‌ها (نه اینکه مانع باشند) از وضعیت موجود را تعیین کنید.
- یک قانون خیلی جالب توسط بوتا و همکاران در سال ۲۰۰۸ نشان داد که «نهان بودن بیشتر دانش»، راه‌حل‌های های تک کمتری نیاز دارد. برای مثال، دانش کارشناسی اغلب توسط فناوری ارتباطات چندرسانه‌ای و جستجوگر تخصص به بهترین شکل حمایت می‌شود. فراتر از آن، در مورد تعاملات انسانی و تشریک مساعی است.
گام دوم: پذیرش سیستمهای مدیریت دانش
برخی از عواملی که توسط هچت و همکاران در سال ۲۰۱۱ شمرده شد شامل: اضطراب، انگیزه‌های ذاتی، تناسب شغلی، نتایج قابل نمایش و عامل‌های اجتماعی و بهبود پذیرش میتواند توسط موارد زیر بهبود داده شود:
– درگیر ساختن کاربران در طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها اگر امکان‌پذیر باشد (لیبوتز ۱۹۹۹).
– درگیر ساختن کاربران در ارزیابی سیستم اگر امکان‌پذیر باشد (لیبوتز۱۹۹۹)
– ایجاد آن به شکل راحت و شهودی تا جایی که ممکن است (فرانک ۲۰۰۲)
– پشتیبانی ازدیدگاه‌های چندگانه دانش اندوخته شده (فرانک ۲۰۰۲)
– تأمین پشتیبانی فنی و مدیریتی کافی
– استفاده از بهترین محصولات تا سیستم جدید در تمام سازمان رسوخ کند.
گام سوم : جذب سیستم مدیریت دانش
برخی دیگر از عواملی که توسط هچت و همکاران۲۰۱۱ برشمرده شده است شامل موانع دانشی، قهرمان مدیریتی، هزینه فرآیندها، کیفیت فرآیندها و ارتقای تشریک مساعی. جذب میتواند بوسیله موارد زیر بهبود داده شود:
- مدیریت محتوا (گمبل و بلکول۲۰۱۱) : به منظور اینکه سیستم مفید باقی بماند، محتوای آن بایستی بوسیله به روزرسانی، ویرایش، فیلترسازی مرتبط نگه داشته شوند.
- درک عوامل جذاب (گمبل و بلکول۲۰۰۱): این نه تنها شامل مزایای استفاده از سیستمهای مدیریت دانشی است بلکه به مدیریت توانایی متقاعد کردن کاربران برای استفاده از این مزایا را می‌دهد.
- بودجه‌بندی مناسب: برای مثال برنامه‌ریزی هزینه‌ها و پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش با اثربخشی هزینه داشته باش.
- تمرکز بر تشریک مساعی. خصوصاً در نظر گرفتن انطباق سیستمهای مبتنی بر سازمان ۲.۰ و سیستم مدیریت دانش۲.۰ که به وسیله طراحی تشریک مشاعی را ترویج می‌دهند در حالی که هم ارزان هستند و هم اغلب کاملاً رایج.
- مشارکت مدیریت: سیستم بایستی توسط همه بخش‌های مدیریتی به چالش و مشارکت کشیده شود.
طبیعتاً این عوامل در همه سیستم‌ها به کار گرفته نمی‌شوند. برخی از ابزارها مانند ایمیل در شرکت‌های امروزی مورد قبول و استفاده واقع شده‌اند. به هرحال دخالت استراتژیک پیاده‌سازی سیستمهای مدیریت دانش که بطور قابل توجه هدف تغییر روش‌هایی است که در سازمان‌ها کارها انجام می‌شوند نیاز به ملاحظات مناسب و برنامه‌ریزی دقیق دارد.
نویسنده: محسن روح‌الامین
ثبت نظر