مدیریت مستندات شامل کنترل مؤثر و سیستماتیک سوابق یک سازمان از زمان دریافت یا ایجاد تا زمان دفع نهایی آن‌هاست. مدیریت مستندات تضمین می‌کند که سوابق ارزشمندی که فعالیت‌های یک سازمان را نشان می‌دهند و دارای ارزش قانونی، مالی، اداری یا تاریخی هستند، به خوبی محافظت شده و قابل دسترسی هستند؛ در حالی که سوابق بی‌فایده به طور سیستماتیک از بین می‌روند. اگر سازمان شما یک برنامه برای مدیریت مستندات ندارد، پس مهم است به سرعت یک برنامه مؤثر ایجاد کنید. در این مطلب در مورد ایجاد یک برنامه کاربردی برای مدیریت مستندات سازمان صحبت می‌کنیم.
نحوه‌ی ایجاد یک برنامه مؤثر برای مدیریت مستندات سازمان
بهترین راه برای دسترسی و نگهداری حجم زیادی از مدارک، از طریق یک برنامه مدیریت مستندات است. این برنامه روشی برای اطمینان از اینکه هر سندی که از دست تیم منابع انسانی شما یا از روی صفحه نمایش عبور می‌کند، ایمن است و در صورت لزوم برای مرجع در دسترس خواهد بود. برای ایجاد یک برنامه مدون باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
۱- یک تیم مدیریت مستندات برای توسعه و اجرای برنامه تعیین کنید
محرک‌های توسعه یک برنامه مدیریت مستندات را شناسایی کرده و یک برنامه استراتژیک و هدفمند را تعریف کنید که به تعیین منابع مورد نیاز برای پشتیبانی از برنامه کمک می‌کند. ماموریت و چشم انداز سازمان را در راستای برنامه استراتژیک خود قرار دهید. چشم انداز سازمان توضیح می‌دهد که شما میخواهید برنامه مدیریت مستندات را در دو یا سه سال بعد در کجا ببینید. این بیانیه به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را اولویت بندی کنید و بر اساس منابع موجود، یک برنامه اجرایی تهیه کنید.
۲- فهرستی از سوابق را در سطح سازمان انجام دهید
موجودی سوابق مشخص می‌کند که سازمان شما چه اطلاعاتی از جمله اسناد فیزیکی و الکترونیکی را باید مدیریت کند. موجودی به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که سازمان شما باید کدام موارد زیر را در نظر بگیرید:
- سوابق (اطلاعات ثبت شده که در اجرای تعهدات قانونی یا در معامله تجاری توسط سازمان شما ایجاد یا دریافت شده و دارای ارزشی است که مستلزم حفظ آن است).
- غیر سوابق (مواد مرجع، اوراق شخصی، نامه‌های ناخواسته، نشریات، فایل راحتی، کپی‌های تکراری).
- سوابق حیاتی (سوابقی که بلافاصله پس از شرایط اضطراری برای ادامه فعالیت سازمان شما مورد نیاز است).
- سوابق بایگانی (سوابق تاریخی با ارزش ماندگار که در آرشیو سازمان شما حفظ و نگهداری می‌شوند).
هنگامی که تمام بخش‌های سازمان خود را شناسایی کردید، باید در نظر بگیرید که آیا منابع لازم برای اجرای پروژه را دارید یا باید مشاوری را برای انجام موجودی استخدام کنید. شما میتوانید موجودی را از طریق موجودی فیزیکی، نظرسنجی، مصاحبه یا ترکیبی از این روش‌ها انجام دهید. موجودی باید شامل سوابق در بیش از یک قالب، رسانه، نرم افزار و مکان فیزیکی سوابق باشد. همچنین بررسی مخازن سازمانی برای بررسی سوابق ذخیره شده در مهم است. مخازن سازمانی به شرح زیر هستند:
- ایمیل و سایر سرورهای پیام رسانی
- استقرار شیرپوینت در سطح سازمانی
- سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی
- سیستم‌های مدیریت مستندات الکترونیکی
- سرورهای پشتیبان
- مراکز ثبت متمرکز در محل
- فضای ذخیره سازی خارج از سایت برای سوابق فیزیکی یا الکترونیکی
پس از تهیه پیش نویس فهرست اسناد برای هر بخش، باید بررسی شود که هیچ سوابقی در هیچ بخش سازمان نادیده گرفته نشده است. هنگام انجام موجودی، یک گزارش از تمام مخازن در سازمان خود ایجاد کنید.
۳- خط مشی‌ها و رویه‌های مدیریت مستندات سازمان خود را تعیین کنید
خط مشی مدیریت مستندات به عنوان پایه‌ای برای کل برنامه عمل می‌کند و ابزار اصلی مدیریت برنامه شما خواهد بود و همچنین راهنمایی کارکنان را ارائه می‌دهد. این خط مشی باید در بالاترین سطح تصمیم گیری تأیید شود، در سراسر سازمان شما منتشر شده و به راحتی در دسترس همه کارکنان قرار گیرد. توسعه خط مشی مدیریت مستندات به فرهنگ سازمان شما بستگی دارد. خط مشی باید شامل موارد زیر باشد:
- تعریف مسئولیت‌های مدیریت مستندات محول شده به کارکنان سازمان (شامل حامی اجرایی، کمیته راهبری، کارکنان مدیریت مستندات و فناوری اطلاعات، مدیران واحدهای تجاری، مدیران سیستم، هماهنگ کننده سوابق و کاربران عمومی)
- آیا سوابق در یک منطقه متمرکز، غیرمتمرکز در محل کار یا ترکیبی از هر دو نگهداری می‌شود.
- رویه‌های حفظ و نگهداری سوابق شامل نحوه رسیدگی به پیش نویس اسناد و اوراق کاری، نگهداری کپی سوابق رسمی و رویه‌های نگهداری دعوی هستند.
رویه‌های مدیریت مستندات باید به طور مفصل نحوه انطباق با الزامات ذکر شده در خط مشی سوابق و سایر ابزارها را شرح دهند. فرآیندهای مدیریت مستندات را برای کارکنان سوابق، فرآیندهای نگهداری سوابق برای هماهنگ کنندگان سوابق و کاربران نهایی و در صورت لزوم، رویه‌های خاص برای واحدهای تجاری فراهم می‌کنند.
۴- یک برنامه حفظ سوابق ایجاد کنید
برنامه حفظ سوابق شامل روشی برای تعیین دوره‌های نگهداری، برنامه زمانبندی نگهداری سوابق و سیاست‌ها و رویه‌های نگهداری است. این کار تضمین می‌کند که سوابق سازمان شما تا زمانی که برای برآورده کردن الزامات قانونی و تجاری لازم است نگهداری می‌شوند. اینکه سوابق خیلی زود از بین نروند یا خیلی طولانی نگهداری نشوند و اینکه سازمان شما از شیوه‌های نگهداری سیستماتیک و از بین بردن سوابق قابل دفاع پیروی می‌کند، حفظ سوابق مرحله بسیار مهمی تلقی می‌شود.
برنامه حفظ سوابق می‌تواند دستورالعمل‌های نگهداری و از بین بردن سوابق مرتبط را بر اساس الزامات قانونی و تجاری به گروه‌های عملکردی سازمان شما ارائه دهد. ایجاد یک برنامه حفظ و نگهداری سوابق تنها مهم‌ترین کاری است که میتوانید برای تضمین موفقیت برنامه کلی مدیریت مستندات سازمان خود انجام دهید. یک برنامه زمانبندی نگهداری و حفظ سوابق، اساس یک برنامه مدیریت مستندات است و برای ساناد در هر قالبی مانند کاغذی، الکترونیکی (دیسک، سی دی، پایگاه داده، ایمیل و غیره) اعمال می‌شود.
همه اجزای دیگر برنامه مدیریت مستندات بر برنامه زمانبندی نگهداری سوابق تکیه دارند که انطباق قانونی، کارایی و مدیریت ریسک سازمان شما را تسهیل می‌کند. برنامه نگهداری باید متناسب با نیازهای سازمان شما تنظیم شود و این اطمینان ایجاد شود که تمام سوابق ضروری برای سازمان شما فقط تا زمانی که بر اساس تحقیقات مستند در مورد الزامات قانونی، مالی، اداری و تاریخی لازم است حفظ می‌شوند. نگهداری بیشتر سوابق ممکن است مسئولیت سازمانی را افزایش دهد.
۵- برنامه مدیریت مستندات را اجرا کنید
همه کارکنان، پیمانکاران و هماهنگ کنندگان سوابق باید آموزش ببینند و مسئولیت‌های مدیریت مستندات خود را بدانند. یک برنامه مدیریت مستندات کاری نیست که باید یکبار انجام شود و پس از آن کار شما تمام شده است. این مهم می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای باشد و پس از راه اندازی برنامه، به طور مرتب نیاز به کار، به روزرسانی و رشد دارد. ساخت یک برنامه کاربردی برای مدیریت مستندات زمان‌بر است و بسته به منابع شما، مطمئناً می‌توان آن را در مراحل مختلف انجام داد. درنهایت، سازمان شما از مزایای یک برنامه مدیریت مستندات بهره مند خواهد شد.
۶ عنصر مهم در ایجاد یک برنامه کاربردی برای مدیریت مستندات
هر کسب و کار، چه بزرگ و چه کوچک، نوع متفاوتی از مستندات را دارد. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است الزامات ایمنی و بهداشتی داشته باشد و ممکن است سیستم بسیار پیچیده‌تری از قراردادهای کاری برای شرکا و همکاران خود ارائه دهد. با این حال، اصول ایجاد یک برنامه مدیریت مستندات در همه شرکت‌ها ثابت است. این اصول به شرح زیر هستند:
۱- سازمانی اسناد مهم
سازماندهی اسناد مهم باید اولین اولویت برای هر برنامه مدیریت مستندات موثری باشد. این برنامه باید مکان یابی سریع تیم منابع انسانی را آسان کند که شامل موارد زیر هستند:
- اسناد استخدام: اسناد استخدام میتوانند از شرح شغل، آگهی‌های شغلی عمومی و درخواست‌ها گرفته تا رزومه، نمونه کارها و حتی چک‌های مرجع و گزارش اعتباری متقاضیان، از جمله افرادی که استخدام نشده‌اند باشند.
- سوابق کارکنان: مدارک قانونی برای همه کارکنان شرکت شما هستند. این شامل ن قراردادهای کاری و سایر موارد است. هنگامی که کارکنان مشغول به کار هستند، باید سوابق حضور، عملکرد و هرگونه اطلاعیه رسمی انضباطی را نیز ذخیره کنید.
- اسناد مرتبط با سلامت: هر گونه مدارکی که بخش منابع انسانی شما نیاز دارد، مانند سوابق ناتوانی و درخواست مرخصی و سایر را شامل می‌شوند. برای موقعیت‌های خاص، این اسناد ممکن است شامل نتایج آزمایش الکل و مواد مخدر باشد.
- سوابق مزایا: تمام مواد مورد نیاز برای پیگیری اطلاعات مزایای کارکنان مانند پاداش، مستمری، بیمه دندانپزشکی و سلامت، حساب‌های پس انداز سلامت و برنامه‌های مرخصی والدین باشد.
- سوابق حقوق و دستمزد: سوابق حقوق و دستمزد برای اطمینان از غرامت تیم شما ضروری هستند. اینها ممکن است شامل برگه‌های زمانی، برگه‌های پرداخت، اطلاعات مالیاتی، سوابق حضور و غیاب و جزئیات بانکی برای سپرده‌های مستقیم باشند.
- مواد آموزشی: تمام سوابق و منابع مورد نیاز برای آموزش کارکنان و حفظ امنیت آنها هستند. هرگونه موارد آموزشی در این دسته قرار می‌گیرد.
- گزارش‌های ایمنی: داده‌های مربوط به یک حادثه مانند سوابق پزشکی، گزارش‌های حادثه و اطلاعات غرامت کارکنان را می‌توان از طریق گزارش‌های ایمنی و تصادف به دست آورد.
۲- امنیت و پارامترهای دسترسی
مدیران منابع انسانی باید در نظر داشته باشند که چه کسی، چه زمانی و برای چه هدفی به اسناد خاص نیاز دارد. در نظر گرفتن اینکه چرا این اسناد برای یک شغل خاص ضروری هستند و کارکنان چقدر باید به آنها دسترسی داشته باشند بسیار مهم است. یک برنامه مدیریت مستندات خوب باید از دسترسی کاربران به اسناد حساس جلوگیری کند. به عنوان مثال، برخی از پرونده‌ها مانند سوابق پزشکی یا مربوط به معلولیت باید جدا از پرونده‌های استاندارد پرسنل نگهداری شوند و نسبت به سایر سوابق کارکنان با حساسیت بیشتری برخورد کنند.
این مهم به معنای یافتن نرم افزاری با امنیت قوی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز است. این اقدامات فقط برای جلوگیری از دیدن تصادفی سندی نیست که نباید ببیند، آنها همچنین سرقت را کاهش می‌دهند. بر اساس گزارش کمیسیون تجارت فدرال، آمریکایی‌ها در سال ۲۰۲۱ ۵.۸ میلیارد دلار را به دلیل کلاهبرداری هویت از دست می‌دهند. بسیاری از مواد کلاهبرداران شامل اطلاعاتی مانند شماره کارت اعتباری است که به راحتی در پرونده‌های کارکنان یافت می‌شود.
۳- قوانین نگهداری و حفظ
کارفرمایان از نظر قانونی موظفند سوابق کارکنان را برای حداقل هفت سال پس از خروج نگه دارند. این امر در مورد همه انواع سوابق مانند قراردادهای کاری اعمال می‌شود، اگرچه برخی از قوانین ممکن است دوره‌های کوتاه‌تری را برای برخی اسناد لازم داشته باشند. این قوانین نگهداری در مورد انواع سوابق، از جمله هرگونه قرارداد کاری که توسط یک نیروی کاری سابق امضا شده است، اعمال می‌شود.
مهم است که برای مدیریت مؤثر سوابق، تیم‌های منابع انسانی نه تنها باید مدت زمان نگهداری اسناد را تعیین کنند، بلکه باید زمان دفع آنها را نیز تعیین کنند. برای آزاد کردن فضا برای سوابق جدید و حفظ حریم خصوصی کارکنان سابق، تاریخ انقضا را به صورت دستی یا خودکار تعیین کنید.
۴- برنامه ذخیره سازی و آرشیو
ایجاد یک برنامه برای ذخیره، دسترسی و بایگانی بسیار مهم است. این مهم شاید به معنای گروه بندی ساده هر سند در سیستم بر اساس نقطه دسترسی، موضوع یا پوشه باشد. برای سازمان‌هایی که هنوز به فایل‌های کاغذی قدیمی متکی هستند، ممکن است به معنای دیجیتالی شدن باشد.
دسترسی آسان‌تری بدون کاغذ فراهم می‌شود، بنابراین یک برنامه مدیریت مستندات مؤثر به تیم‌های منابع انسانی اجازه می‌دهد فرم‌های موجود را به فایل‌های دیجیتال تبدیل کنند. البته با دیجیتالی شدن، مسئله امنیت مطرح می‌شود. هر تیمی که فایل‌های کاغذی را به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌کند، باید به این فکر کند که چگونه از این داده‌ها در برابر فساد، هک یا افشای کارکنان غیرمجاز محافظت کند.
۵- آموزش مدیریت مستندات
آموزش کامل می‌تواند رویه‌های یک برنامه مدیریت مستندات موثر را تقویت کند. کارکنانی که نیاز به دسترسی به فایل‌های منابع انسانی سازمان دارند، باید بدانند که چگونه این کار را به درستی انجام دهند، چگونه آنها را به طور ایمن به اشتراک بگذارند و چگونه با برنامه در محل کار کنند. آنها همچنین نیاز به درک اقدامات اساسی امنیت فناوری اطلاعات (مانند کلیک نکردن بر روی لینک‌های مشکوک و دانلود تصادفی نرم افزارهای جاسوسی) دارند. الزامات قانونی در مورد داده‌هایی که با آنها کار می‌کنند نیز بسیار مهم است.
۶- نرم افزار مدیریت مستندات
در نهایت، برای ذخیره و دسترسی به همه اسناد، به یک سیستم نیاز دارید. سرمایه گذاری در یک سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) با قابلیت‌های مدیریت اسناد به تیم منابع انسانی شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای منابع انسانی را مدیریت کرده و سوابق را بدون زحمت ذخیره کنند. در نهایت، اجرای HRIS به شما زمان بیشتری می‌دهد تا روی توسعه نیروی کار سازمانتان کار کنید در نهایت، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی به شما زمان بیشتری برای تمرکز بر آنچه که مهم‌تر است می‌دهد (منظور کارکنان سازمان است).
کلام آخر
مدیریت مستندات به شیوه‌ای کارآمد باعث می‌شود که روند کاری سازمان به خوبی پیش برود و سازمان پویاتر شود. همچنین ایجاد یک برنامه کاربردی برای مدیریت مستندات از کارفرمایان در برابر ادعاهای قانونی در صورت شکایت یا تخلف در محل کار محافظت می‌کند و به تیم‌های منابع انسانی اجازه می‌دهد زمان کمتری را برای تعقیب اسناد و زمان بیشتری را برای کمک به همکاران خود صرف کنند. بنابراین، همین امروز یک برنامه موثر برای مدیریت مستندات ترتیب دهید.
ثبت نظر