توصیه شماره ۱۰: آموزش، آموزش، آموزش

بعد از بیان ۹ توصیه در مورد راه‌اندازی موفق «شبکه اجتماعی سازمانی» به موضوعی می‌رسیم که من همیشه به آن علاقه‌مند بوده‌ام، آموزش و یادگیری. قبل از آنکه در سال ۲۰۰۹ تغییر مسیر بدهم، سال‌ها تدریس میکردم و بنابرین اعتماد به نفس زیادی برای بحث درباره این موضوع دارم.

برای مطالعه ۳ توصیه دیگر، پست‌های قبلی را مطالعه کنید.

خب به توصیه شماره ۱۰ بپردازم:

آموزش، آموزش، آموزش

آشنایی کارکنان با «شبکه اجتماعی سازمانی» و سهولت کار با  آن نتیجه‌ی چند نکته است:

۱. به کارکنان جدید آموزش بدهید.

بهترین راه برای آشنایی کارکنان با فرهنگ سازمان شما هدایت بی درنگ آنها به سمت «شبکه اجتماعی سازمانی» است. با ورود آنها به ESN میتوانند به وسیله منابع سانسور نشده و بدون فیلتر، به بهترین شکل با سازمان آشنایی پیدا کنند. در جلسات آشنایی و ارائه مستندات با آن ها در مورد «شبکه اجتماعی سازمانی» صحبت کنید و مطمئن شوید که از نحوه‌ی ایجاد حساب کاربری و کارکردن با ESN و همچنین ارزش شفافیت عملکرد و رشد گروهی، آگاه هستند. منابع انسانی باید در این موضوع همکاری کند البته نقش گروه‌ها هم در خوش‌آمدگویی به کارکنان جدید بسیار مهم است.

۲. به کاربران جدید خوش آمد بگویید و قدم بعدی را به آنها نشان دهید.

در چند سال اخیر برای کسانی که روز گذشته در «شبکه اجتماعی سازمانی» حساب جدید ایجاد کردند خوشامد گفته‌ایم و اطلاعات جدیدی در مورد ESN از طریق ایمیل در اختیار این کارکنان قرار داده‌ایم: دلیل استفاده‌ی ما از «شبکه اجتماعی سازمانی» و لینک‌های مهمی مثل فرصت‌های آموزشی که باید از آن‌ها اطلاع داشته باشند. در این ایمیل سعی می‌کنیم که آن‌ها را برای قدم‌های بعدی آماده و تشویق کنیم.

در سازمان ما قدمی بعدی ارسال ۳ سؤال برای افراد تازه‌وارد است.:

موضوع مورد علاقه شما در شغل فعلی چیست؟

دوست دارید چگونه از تلگرام استفاده کنید؟

در بچگی چه اتفاقی باعث به دردسر افتادن شما شده است؟

تعاملی که پاسخ این سؤالات به وجود می‌آورد برای ما جالب است. البته سؤال سوم فقط برای این است که یخ تازه‌واردها باز شود. «گروه تازه‌واردهای تلگرام» هم جای خوبی برای تعامل تازه‌واردها و پرسیدن سؤالاتشان بدون خجالت است. در کنار آموزش باید سریعتر کارهایی را به کاربران جدید محول کنیم تا سریعتر بتوانند به عنوان عضوی از اجتماع فعالیت کنند. هرچه کاربران جدید سریعتر بتوانند پست‌ها و نظرات جدید ارسال کنند و پروفایل خود را ویرایش کنند، بهتر است.

۳. آنها را برای نقش‌های مختلف آماده کنید.

به گروه‌های مختلفی که از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده می‌کنند، توجه کنید. با توجه به انگیزه کارکنان برای استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» مطالب و جلسات زنده مختلفی را برای آن‌ها فراهم کنید تا بتوانند بهتر از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنند. برای مثال ما وبینارهای دوره‌ای برای گروه‌های مختلف برگزار میکنیم، گروه‌هایی مثل ادمین گروه‌ها، کسانی که از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند، کسانی که از آن برای به چالش کشیدن نظرات استفاده می‌کنند و کسانی که از آن برای تالارهای مشخص شده در تاریخ‌ها و ساعات خاص استفاده می‌کنند. ما جلسات مناسبتی هم برای مدیران گروه ها برگزار می‌کنیم که می‌توانند به صورت گروهی یا فرد به فرد در مورد استفاده‌ی بهتر آن‌ها از «شبکه اجتماعی سازمانی» و کسانی که تحت نظارت آنها هستند بحث می‌کنند. بعضی دپارتمان‌ها در مسائل مربوط به دپارتمان خود، بهبود فرایندها و نتایج بسیار موفق عمل می‌کنند. در این مورد به تعدادی جلسات و مستندات آماده هم نیاز داریم.

۴. آموزش را در سطوح مختلف تخصصی برگزار کنید.

تا وقتی که افراد به سازمان شما رفت و آمد می‌کنند، نیاز به آموزش هم از بین نمی‌رود. آموزش‌های اولیه نباید به همه مسائل بپردازد و وارد جزئیات شوند، چون باعث می‌شود افراد تحت فشار قرار بگیرند. موضوعات را به لقمه‌های منطقی قابل هضم تبدیل کنید تا افراد بتوانند قبل از مواجه شدن با پیچیدگی‌ها، آنها را هضم کنند. یک مدیر «شبکه اجتماعی سازمانی» خوب، خود را بارها و بارها در سازمان تکثیر میکند. بنابرین آموزش مهارت‌های مدیریتی به کاربرانی که حامی و مشتاق استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» هستند باعث میشود که روند رشد شما بسیار سریع‌تر از وقتی اتفاق بیافتد که مهارت‌های مدیریت فقط در اختیار یک نفر قرار دارد.

۵. از روش‌های مختلف استفاده کنید.

ما رهنمون‌های کامل و آماده‌ای برای استفاده کاربران در اختیار آنها قرار میدهیم. به علاوه ویدئوهای کوتاه مدت، وبینارهای آموزشی، جلسات ماهیانه آموزشی، آموزش‌های فرد به فرد در صورت نیاز، نکاتی که در کانال‌های هفتگی مطرح می‌شود، کلاس‌های آموزشی بر حسب تقاضای کاربران و البته توجه به سؤالات مطرح شده از سمت کاربران هم که در هفته تعداد آن‌ها به حدود ۳۰۰-۴۰۰ میرسد، از دیگر روش‌های ما برای آموزش است. قرار دادن «شبکه اجتماعی سازمانی» در اختیار افراد تازه وارد، باعث نمیشود که آنها بدون آموزش مداوم شما و صرفأ با چند نکته آموزشی یاد بگیرند که چطور از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنند. آموزش باید فرایندی تدریجی و مستمر باشد. افراد مختلف علایق مختلفی دارند و دوست دارند به شیوه‌ی خودشان از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنند. پس به این مسائل توجه کنید و با توجه به آمادگی کارکنان نیازهای مختلف آنها را پوشش دهید. هنوز هم در سازمان ما با وجود گذشت ۵ سال، ۱.۵ میلیون پست در «شبکه اجتماعی سازمانی» و آموزش‌های متعدد، این جملات را می‌شنویم: چقدر کار کردن با آن سخت است، من نمیدانم چطورفلان کار را انجام دهم و ….

پس نگذارید که این جملات شما را نا امید کند.

آموزش، آموزش، آموزش

۶. تقویمی از آموزش‌های زنده و لینک‌های مورد نیاز در اختیار کاربران قرار دهید.

ما تقویم آموزشی ۴ ماهه در صفحه اول «شبکه اجتماعی سازمانی»، درست بالای تعدادی از لینک‌های مورد نیاز کاربران قرار داده‌ایم. آرشیو آموزش‌ها را هم در همان محل قرار میدهیم بنابراین همه افراد می‌توانند به آموزش‌هایی که نیاز دارند دسترسی داشته باشند. در یکی از کانال‌های هفتگی هم جزئیات جلسات آموزشی هفته بعد را منتشر می‌کنیم. جزئیات جلسات روزانه را هم در کانال «شبکه اجتماعی سازمانی» ارسال می‌کنیم. ما سعی می‌کنیم تا حد ممکن حضور افراد را در این جلسات تسهیل کنیم برای همین آن‌ها را ملزم نمی‌کنیم که از قبل برای شرکت در جلسات ثبت نام کنند و از LMS سازمان هم برای کنترل و تکمیل روند استفاده نمی‌کنیم. مزیت این روش این است که کارکنان مجبور نیستند صرفاً برای تکمیل مسیر LMS در جلسات شرکت کنند.

۷. از آموزش جمعی غیررسمی در مقابل آموزش رسمی حمایت کنید.

تیم‌های آموزش رسمی در بسیاری از سازمان‌ها، مخصوصاً سازمان‌های بزرگ، تصور می‌کنند که هنوز هم باید آموزش‌ها را با LMS کنترل کنند. نمی‌دانم که این کار فقط برای اطلاع از مستندسازی تکمیل این فرایندهاست یا نیاز غیرقابل توجیه آن‌ها به دنبال کردن برخی آموزش‌ها (مثل آموزش‌های سالیانه) تا آموزش‌های همگانی است. به هرحال هدف من این است که افراد به راحت‌ترین شکل و با کمترین موانع بتوانند آموزش ببینند و به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. هرچه سریع‌تر سازمان ها از آموزش‌های جمعی و غیررسمی برای آموزش‌ها و بهبود تجارب کارکنان بهره ببرند، پیشرفت افراد سریع‌تر اتفاق خواهد افتاد. تا جایی که من می‌دانم سیستم مدیریت آموزش باید از بین برود و بدون آن دنیا جای بهتری خواهد بود. زنده باد آموزش جمعی و غیررسمی! اکثر یادگیری‌ها با این روش انجام میشود و پیش از این هم همینطور بوده است و هر انسان غارنشینی هم این را میداند. سعی کنید در مورد آموزش جمعی مطالب Jane Bozarth و Jane HART را هم مطالعه کنید.

پیشنهادات من برای آموزش «شبکه اجتماعی سازمانی» در اختیار شما قرار گرفت. ذهنتان را باز کنید و از ترجیحات و علایق کارکنان برای تعیین روش آموزش تعهدات زمانی و نیازهای خاص مربوط به مشاغل و تخصص‌ها استفاده کنید. همیشه به دنبال خلأهای دانشی باشید و برای پر کردن این خلأها خلاقیت به خرج بدهید.

هرگز فراموش نکنید: آموزش، آموزش، آموزش

نوشته از: محسن روح‌الامین