توصیه شماره ۲: تعهد داشته باشید

در پست قبلی از این مجموعه در مورد اولین توصیه در مورد ایجاد یک «شبکه اجتماعی سازمانی» موفق صحبت کردیم – از ابتدا یک مدیر تمام وقت برای اجتماع مجازیتان داشته باشید. در این پست در مورد دومین توصیه توضیح خواهم داد:

تعهد داشته باشید

 هر چند دهه یکبار برخی از روش‌های جدید ارتباطی به وجود می‌آید که به شکل قابل توجهی نحوه ارتباط را متحول میکنند. این روش‌ها در فرهنگ ما نفوذ میکنند و زندگی شخصی و کار ما را برای همیشه تحت تأثیر قرار میدهند. در اوایل قرن گذشته، این ابزار، تلفن بود و در اواخر قرن گذشته، ایمیل. در این قرن تا کنون، ارتباط اجتماعی آنلاین آخرین شیوه برای برقراری ارتباط است.

شبکه‌های اجتماعی سازمانی (ESN) که شکل درونی ارتباطات اجتماعی قرن ۲۱ است، در حال پیشرفت است و هدف استفاده از آن برقراری ارتباط بهتر بین کارکنان یک سازمان و یا با شرکای تجاری خارج از سازمان است. «شبکه های اجتماعی سازمانی» دیگر پدیده جدید در دنیا محسوب نمیشوند. از این جهت «شبکه اجتماعی سازمانی» روشی محتمل برای برقراری ارتباط در سازمان است. در دهه‌ی قبل در مورد اثربخشی این شیوه شبهاتی وجود داشت اما اکنون مطالعات موردی و داستان‌های موفقیت زیادی وجود دارد که جایی برای انکار اثربخش بودن این شیوه باقی نمیماند. ریسک استفاده از این شیوه هم مربوط به دهه گذشته است. اگر شما هنوز هم از این شیوه استفاده نمیکنید با کمال تأسف باید گفت که زمان زیادی را از دست داده‌اید. اگر فکر میکنید که قوانین سازمان یا صنعت شما انعطاف‌ناپذیر است و یا آنقدر شرکت شما کوچک یا بزرگ است که جایی برای استفاده از این ایده وجود ندارد، باید بگویم هیچ یک بهانه خوبی برای عدم استفاده از این شیوه نیستند. بیش از ۵ سال است که من «شبکه اجتماعی سازمانی» شرکت Humana را مدیریت میکنم. این شرکت در زمینه سلامت فعالیت میکند – بسیار بزرگ و ضابطه مند – و ما همچنان شاهد رشد بالای کیفیت، کمیت و ارزش تجاری ناشی از استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» در تمام سطوح سازمانی هستیم.

هیچکس در مورد نیاز یا عدم نیاز به استفاده از تلفن بحثی نمیکند. دلیل آن چیست؟ چون روشی عادی برای برقراری ارتباط است. همین اتفاق هم برای استفاده از ایمیل در سازمان رخ میدهد. هیچکس اثربخشی استفاده از تلفن و ایمیل را  را در بازگشت سرمایه سازمانها زیر سؤال نمیبرد. برای همه‌ی افراد کاملاً مسلم است که برای ارتباطات سازمانی باید از تلفن و ایمیل مثل جلسات حضوری استفاده کنند.

من فکر میکنم که ما در مورد استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» دقیقاً در همین نقطه قرار داریم. با نیروهای جدید و جوان کاری در مورد توقعشان از تکنولوژی‌های قابل استفاده در سازمان صحبت کنید. طی مطالعاتی که من در مورد نیروی کاری جوان و تکنولوژی‌ها و ابزارهای مورد استفاده‌ی آنها داشتم، تمایل افراد به عدم محدودیت مکانی برای کار کردن و برقراری ارتباط، غیر قابل انکار است. اگر میخواهید در کسب و کار خود به این جمعیت فهیم ( بدون توجه به سن آنها- نسل سوم) بپیوندید، باید از ابزارهایی که آنها روزانه با آنها کار میکنند، استفاده کنید اما در مورد استفاده آزمایشی از «شبکه اجتماعی سازمانی» چطور؟ آیا منطقی نیست که قبل از اجرای برنامه‌ای بزرگ و پرریسک، آن را به صورت آزمایشی اجرا کنید؟

من یکی از طرفداران اجرای آزمایشی در محل کار بودم. در واقع چون در این شیوه می‌توانستید به راحتی کارهایی را که می‌خواهید کنار بگذارید، این روش را دوست داشتم اما دلیل اینکه شما می‌توانید اجراهای آزمایشی را به راحتی کنار بگذارید این است که هیچکس آنها را جدی نمیگیرد.

اگر میخواهد از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای تغییر و بهبود کار و ارتباطات استفاده کنید، اجرای آزمایشی بزرگترین اشتباه است و این مفهوم را به افراد منتقل میکند که ممکن است استفاده از این روش چندان طولانی نباشد و زمانی خواهد رسید که افراد تجارب استفاده از آن را ارزشیابی می کنند و در مورد کنار گذاشتن و استفاده همیشگی از آن تصمیم میگیرند.

چرا افراد باید شیوه عملکرد و ارتباط خود را برای استفاده از تکنولوژی تغییر دهند که ممکن است چند ماه بیشتر وجود نداشته باشد؟ چرا باید فردی وقت خود را صرف افزودن محتوای مناسب به «شبکه اجتماعی سازمانی» کند در حالی که ممکن است در مدت زمان اندکی از بین برود؟ چرا باید کسی که کارهای بسیاری دارد وقت خود را صرف یادگیری برنامه جدیدی کند که سازمان  او تعهد چندانی به آن ندارد؟ یک کارمند معمولی به این فکر میکند که «من به اندازه کافی کار برای انجام دادن دارم. نمی‌توانم وقتم را برای چیزی که امروز هست و فردا ممکن است نباشد تلف کنم» و البته درست هم میگوید.

این سناریو را در واقع شما با عدم تعهد به اجرای  «شبکه اجتماعی سازمانی» به دلیل استفاده از عبارت «اجرای آزمایشی» به وجود می‌آورید. این کار را انجام ندهید.

به جای آن باید چه کاری انجام دهید؟ به آن تعهد داشته باشید. اگر قرار است که  «شبکه اجتماعی سازمانی» را به صورت دوره‌ای اجرا کنید (که در حقیقت این روش منطقی است)، فقط از اصطلاح «دوره» استفاده کنید. وقتی میگویید «دوره اول» یعنی «دوره دومی» هم وجود خواهد داشت. این روش بیانگر رویکردی برنامه‌ریزی شده و تعهد به استفاده گسترده است. استفاده از این اصطلاح مسلماً بهتر از اجرای آزمایشی است و پیام بسیار متفاوتی را در مورد دوام این برنامه، به کاربران بالقوه منتقل میکند.

در گفتگویی در تلگرام در مورد «شبکه اجتماعی سازمانی» که من آن را مدیریت میکردم، یک نفر پیشنهاد داد که از اصطلاح «نمایش» استفاده کرد و اجرای «شبکه اجتماعی سازمانی» را با پرده‌ها (پرده اول، پرده دوم و …) توصیف کرد، بازیگران مشخص میشوند و و روال داستان هم اشاره به نحوه اجرای برنامه دارد. این روش ممکن است برای استفاده در برخی از کسب و کارها جالب باشد.

در مجموع، تمام حرف من این است که: «شبکه اجتماعی سازمانی» قرار است همیشگی باشد و روشی معقول و محتمل برای برقراری ارتباط است. پس با همین رویکرد با آن برخورد کنید و به طور آزمایشی آن را اجرا نکنید.

نوشته از: محسن روح‌الامین