خدمات نرم افزار مدیریت دانش در آموزش به نیروهای تازه وارد

مدیریت دانش، فعالیتی است که اطلاعات، فرآیندها و افراد موجود در سازمان را مدیریت می­کند که امروزه انواع نرم افزار مدیریت دانش قادر هستند تا روند اجرایی مدیریت دانش را به صورت کاملاً سیستماتیک پیش ببرند. در دوره­ی حاضر لازم است تا اهمیت مدیریت دانش درک شود و در سازمان­ها به صورت کاملاً متمرکز به کار گرفته شود. از آن جهت که دانش کاربردی در سازمان­ها کارایی بالایی پیدا کرده است، نیاز داریم تا در سازمان­‌های کشور، اطلاعات دانشی را به صورت سیستمی و پویا در یک فرآیند عمل گرایانه قرار دهیم تا بتوانیم مزیت رقابتی دانش را در رقابت­های سازمانی اصالت ببخشیم. چنین رویکردی سطح کاری و کیفیت عملکردی تمام سازمان­‌ها را ارتقا می­دهد.

ما در این مقاله قصد داریم تا با معرفی فعالیت مدیریت دانش، اهمیت، ضرورت و چرایی وجود آن در یک سازمان را بیان کنیم و با ارائه­‌ی انواع دانش مورد نیاز در سازمان­‌ها و بیان چگونگی توسعه‌­ی دانش، مزیت رقابتی مدیریت دانش را در تمام سازمان­ها اصالت ببخشیم. با توجه به آن­که امروزه زیست ما انسان­ها در دوره­ی عصر دیجیتال رقم می­خورد، اقتضای زیست در کلبه­‌ی دیجیتال، به کارگیری ابزارهای پلتفرمیک و رسانه‌­های الکترونیک است که سیستم­‌های مدیریت دانش نیز از آن بی­‌بهره نمانده‌­اند. انواع نرم افزار مدیریت دانش با هدف پیشبرد سیستماتیک و دیجیتال این نوع فرآیند طوری طراحی شده‌اند که بتوانند مدیر دانش را کمک کرده و در بهبود روند مدیریتی به آن کمک کنند. در ادامه­‌ی متن با ویژگی­‌های انواع نرم افزار مدیریت دانش آشنا خواهید شد.

مدیریت دانش چیست و چه اهمیتی در سازمان دارد؟

مدیریت دانش به مدیریت سیستماتیک دانش­‌های مهم و حیاتی سازمان گفته می­شود که مدیریت انواع اطلاعات سازمانی، انواع فرآیندها و تمام افراد سازمان را شامل می­شود. در مدیریت دانش، تولید دانش نقش به‌سزایی دارد و یکی از وظایف مدیر دانش آن است تا با استفاده از روش‌­های کاربردی و کارساز مدیریتی خود از تلاقی اطلاعات نیروهای سازمان، دانش جدید تولید کند و از آن در جهت تحقق اهداف سازمان بهره برد.

سازمان­دهی اطلاعات از وظایف مهم مدیریت دانش سازمان است. با توجه به آن­که اطلاعات موجود در یک سازمان بسیار ارزشمند هستند، پس نیاز دارند تا طبقه ­بندی شوند و این دسته­ بندی اطلاعات باید به گونه‌­ای باشد که در مدیریت و کنترل فرآیند و فعالیت‌­های سازمان مؤثر واقع شود. سازمان­دهی و طبقه­ بندی اطلاعات سازمانی از حساس‌­ترین و کاربردی­‌ترین اقدامات مدیریت دانش است که اگر این کار به صورت اصولی و حرفه‌­ای صورت پذیرد، نظم و هم ­افزایی اطلاعاتی در سازمان ایجاد شده که در نهایت می­تواند پیشرفت و پویایی بسیار مؤثری را در سازمان به وجود آورد.

با توجه به وظایفی که در تولید و سازماندهی اطلاعات موجود در سازمان به مدیر دانش نسبت دادیم، لازم است تا مراحل پخش اطلاعات و دانش موجود را نیز به آن­ها اضافه کنیم. پس از آن­که مدیر دانش توانست با تولید اطلاعات و طبقه­ بندی آن­ها وضعیت مناسبی را در سازمان ایجاد کند، لازم است تا با پخش اطلاعات دانشی مناسب سازمان، به ارتقاء سطح کیفی دانش سازمان بپردازد و متناسب با هدفی که سازمان برای خود تبیین کرده است، باید بتواند اطلاعات دانشی لازم را در سازمان تزریق کرده و با ایجاد هم­افزایی دانشی، عامل توسعه اطلاعاتی سازمان را فراهم بیاورد.

از دیگر وظایف مدیریت دانش در سازمان­‌ها بهره‌­برداری از دانش است. فرآیندی چند مرحله‌­ای ذکر کردیم که تولید دانش، سازماندهی دانش و پخش دانش را شامل می­شد و در نهایت نوبت آن است تا از دانش سیستماتیک ایجادشده در سازمان بهره‌­برداری کرد. بهره‌­برداری از دانش مدیریت­شده در راستای اهداف سازمان صورت می­گیرد و لازم است تا با رویکرد توسعه‌­مند، اطلاعات دانشی را به صورت کاملاً کاربردی در مزیت رقابتی سازمان ایجاد کرد.

با توجه به مراحلی که در فرآیند مدیریت دانش بیان شد، وظایف مدیر دانش را مشخص کردیم و حال نوبت آن است که به ملاحظات سیستماتیک مدیریت دانش بپردازیم و بیان کنیم که یک مدیر دانش در مراحل فعالیت خود چه ملاحظاتی دارد و در سیستم مدیریتی خود چه مؤلفه­‌هایی را باید اصالت ببخشد؟

ملاحظات مدیریت دانش در روند تولید سیستماتیک اطلاعات دانشی

در بالا با تعریف مدیریت دانش و وظایف کارکردی مدیر دانش سعی کردیم تا نموداری از فعالیت مدیریت دانش ترسیم کنیم و با ارائه­‌ی چرخه‌­ی چهار مرحله­‌ای تولید، سازماندهی، پخش و بهره­‌برداری دانش مختصات آن را به صورت دقیق برای شما به تصویر کشیدیم. حال نیاز است تا با بیان ملاحظات کاربردی یک مدیر دانش بگوییم که مدیریت دانش دارای چه چالش­‌ها و سختی‌­هایی است تا بتواند اطلاعات تولیدشده را در راستای تحقق اهداف سازمان به بهره­‌برداری صحیح برساند.

در ابتدا باید از چالش آشکارسازی فرضیات سخن به میان آوریم. یکی از ملاحظات و چالش­‌های اصلی در مدیریت دانش آن است که مدیر دانش قادر باشد تا فرضیات موجود در فرآیند کاری یک سازمان را اولاً آشکار کرده و همانند یک نظریه‌­پرداز بتواند درستی و نادرستی فرضیه­‌ها را به اثبات برساند. اول از همه نیاز است تا فرضیه را برای شما تعریف کنیم. فرضیه، به عبارتی گفته می­شود که با توجه به اطلاعات موجود به بیان یک حدسِ سازنده می­پردازد تا بتواند با فهم درستی و نادرستی حدس خود به فهم و دانشی کاربردی در موضوع مورد نظر خود دست پیدا کند. پس مدیریت دانش باید بتواند در روند کاری یک سازمان، حدس­‌های کاربردی موجود را بررسی کرده و با توجه به امکانات سازمان و نوع ارتباطات افراد سازمان به اثبات درستی یا نادرستی فرضیات بپردازد.

بهتر است تا در فهم این نکته مثالی را بیان کنیم: یک شرکت اقتصادی در زمینه­‌ی فروش محصولات در قالب زنجیره­‌های تأمین را در نظر بگیرید. یکی از فرض­‌های موجود در فعالیت سالانه این شرکت آن است که با توجه به آزاد شدن ارز ترجیحی و رهایی بازار آزاد از محدودیت­‌های دولتی، شرکت می­تواند به بازدهی و سودآوری مناسبی در زمینه­‌ی فروش محصولات زنجیره­ای خود دست یابد. این عبارت یک فرضیه بود که بیان شد. از وظایف و چالش­‌های  مدیریت دانش در این سازمان آن است که بتواند با همکاری تیم تحقیق و توسعه و اطلاعات طبقه­‌بندی شده موجود در سازمان به اثبات درستی یا نادرستی فرضیه بپردازد که در صورت نادرستی این فرضیه رویکرد راهبردی شرکت متناسب با آن پیش نرود و اگر این فرضیه درست است، طرح‌­ریزی راهبردی اقدامات سازمان را با توجه به چنین عبارتی انجام دهند. اثباتی درستی و نادرستی چنین فرضیه­‌هایی در روند کاری یک سازمان کار آسانی نیست و لازم است تا یک فرآیند چندوجهی را در مدیریت دانش پیش برد. فرآیندسازی یکی دیگر از چالش‌­ها و ملاحظات موجود در مدیریت دانش یک سازمان است که در ادامه متن به مفهوم مدیریت فرآیندی یک سازمان خواهیم پرداخت.

مدیریت فرآیند کسب و کار سازمان (BPM) و تأثیرگذاری آن بر روند مدیریت دانش

از چالش­‌ها و موضوعات مهم سازمان، دستیابی به راه‌­حل­‌ها و روش‌هایی برای خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار است. می­توان به صراحت گفت که اکثر سازمان­‌هایی که بهره‌­وری بالایی در روند کاری خود ایجاد کرده اند، از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برای بهبود مؤثر سازمان خود استفاده می‌کنند. مدیریت فرآیند کسب و کار، شامل روش­‌ها، تکنیک‌ها و ابزاری است که به منظور پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و تحلیل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار استفاده می­شود. مدیریت فرآیند کسب و کار با در اختیار داشتن الگوها و طرح­واره‌­های متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان ها را مطرح می‌کند و با بهره­‌گیری از روش‌­ها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کارها را به حداقل رسانده و مدیریت امور را بهینه­‌سازی می­کند.

پس از همین رو بیان می­کنیم که مدیریت فرایند کسب و کار مجموعه‌ای است از رویکردهای مدیریتی و فناوری مدرن که به نحوی ساختار یافته، منسجم و هماهنگ، برای درک و مستندسازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود  مستمر فرایندهای کسب و کار بکار می­رود. حال می­توان به راحتی تأثیر مفید و کارساز مدیریت فرآیند کسب و کار یک سازمان در مدیریت دانش آن را تبیین کرد. با توجه به آن­که مدیریت دانش در یک سازمان نیاز دارد تا به فرآیندسازی برسد، مدیر دانش قادر است تا از متدها و روش ­شناسی­‌های مفید در مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استفاده کند. امروزه با توجه به پیشرفت دانش مدیریت پروژه، روش­‌های متنوع و کارآمدی تحت نظر روش ­شناسان این عرصه قرار گرفته است که مدیران دانش سازمان­‌ها قادر هستند تا از آن­ها استفاده کرده و در راستای تحقق اهداف سازمان، به فرآیندسازی بپردازند.

پیرو بیان چالش‌­ها و ملاحظات موجود در روند کاری مدیریت دانش باید گفت که مدیر دانش با دانش محدود مواجه است و از آن­جایی که عرصه‌­ی اطلاعات یک پهنه‌­ی نامحدود را در بر می­گیرد، مدیر دانش نیاز دارد تا هم دانش خود و هم دانش افراد سازمان را روز به روز ارتقا دهد تا از رقابت با سازمان­‌های دیگر عقب نماند.

نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری بر آموزش به نیروهای تازه کار دارد؟

نرم افزار مدیریت دانش با ارائه خدمات سیستماتیک قادر است تا خدمات مناسبی را به نیروهای تازه کار ارائه دهد. ورود نیروهای تازه کار به یک سازمان به نوعی چالش مدیران آن سازمان محسوب می­گردد زیرا لازم است تا مدیران دانش وقت بیشتری صرف انتقال اطلاعات سازمانی مرتبط با روند کار نمایند و در صورت نیاز تمام وقت خود را صرف این کار کنند. با توجه به اهمیت مدیریت زمان در یک سازمان و با توجه به این­که مدیریت دانش وظیف دارد در روند کاری سازمان فرآیندسازی کند، مدیر دانش قادر است تا از انواع نرم افزار مدیریت دانش استفاده کند و از رویکرد اتوماتیک آن بهره کافی را ببرد.

نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک­‌های دانشی سازمانی قابل جستجو، وظیفه­‌ی طبقه­‌بندی اطلاعات را به خوبی انجام می­دهد. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه با تکمیل نقشه­‌ی دانش یک سازمان مسیریابی اطلاعاتی سازمان را سهل الوصول می­کند. انواع نرم افزار مدیریت دانش قصد دارند تا با هدف تقویت ارتباطات سازمانی مبتنی بر دانش بتوانند تا مدیریت دانش‌­های آشکار و ضمنی را بر بستر زنجیره شکل­‌گیری دانش انجام دهند و منابع دانشی سازمان را به صورت یکپارچه به مدیر دانش ارائه دهند.

مدیران دانش در فرآیند مدیریت دانش می­توانند بهره­‌وری و استفاده حداکثری از دانش را در روند کاری خود تجربه کنند که چنین تجربه‌­ای با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه قابل انجام است. از دیگر مؤلفه­‌های تأثیرگذار نرم افزار مدیریت پروژه در به کارگیری نیروهای تازه وارد این است که مدیر دانش قادر است تا گزارش ­گیری­‌های خود را از نرم افزار مدیریت دانش دریافت کند و با دسته ­بندی اطلاعات شخصی نیروی تازه وارد در نرم افزار، تغییرات شاخص عملکردی نیروی تازه وارد را تحلیل کند و مدیریت دانش خود را در اتوماسیونی کارساز و سیستماتیک پیش ببرد.