چگونه جلسات موثرتری برگزار کنیم؟مدیریت جلسات به سبک ایلان ماسک

مدیریت جلسات و موفق ­بودن در آن یکی از نشانه­‌های وجود نظم کاری در مجموعه، سازمان و یا تیم شما است. در یک فرآیند کاری از مجموعه، سازمان یا تیم شما نظم کاری بسیار اهمیت دارد. یکی از شاخصه­‌ها و مؤلفه­‌های کار تیمی و سازمانی، برگزاری جلسات متعدد است و برای اینکه در زمان­ بندی مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به مشکل نخوریم به سیستمی برای مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات جلسات نیاز داریم.

هر جلسه‌­ای که در یک مجموعه تیمی و یا سازمان با فردی یا سازمان دیگر برگزار می­گردد با هدف معینی اجرا می­گردد و در نهایت آن جلسه دو طرف به نتایجی می­رسند که به آن مصوبات جلسات گفته می­شود. حال پس از آن که جلسه تمام می­شود وقت پیگیری مصوبات جلسات توسط طرفین است. نکته حائز اهمیت آن است که وظیفه سیستم و نرم افزار مدیریت جلسات، صرفاً مربوط به زمان خود جلسه نخواهد بود، بلکه قبل و بعد از جلسه را نیز شامل می­شود.

بسیاری از نخبگان و افراد موفق در مدل کاری تیمی و شرکتی، روش‌­های مرسوم و مختص به خود را در برگزاری جلسات و همچنین مدیریت جلسات دارا هستند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا روش‌­های مدیریت جلسات کاری توسط ایلان ماسک را بررسی و تحلیل کنیم. در ابتدا به معرفی شخصیت ایلان ماسک و کای که در حال انجام است می­پردازیم.

ایلان ماسک کیست و چه کار می­کند؟

ایلان ماسک، کارآفرین و مخترع آمریکایی، متولد آفریقای جنوبی است. ماسک ۵۰ ساله که به عقیده خودش بیشتر از هرچیزی یک مهندس است، به عنوان مدیرعامل تسلا و اسپیس‌اکس، کارخانه سازنده خودروهای الکتریکی و شرکت موشک‌سازی و ارائه‌دهنده اینترنت ماهواره‌ای، شناخته می‌شود.

ماسک سال ۱۹۹۸ شرکت Zip2 را که برای انتشار آنلاین روزنامه طراحی شده بود به قیمت ۳۴۰ میلیون دلار فروخت و برای اولین بار نامش در بین میلیونر‌های سیلیکون‌ولی مطرح شد. یک سال بعد مصاحبه ماسک با CNN نامش را جهانی کرد. او که به تازگی میلیونر شده بود، در این مصاحبه خودروی یک میلیون دلاری خود را تحویل گرفت. حالا ماسک پس از ۲۲ سال با ۲۸۶.۷ میلیارد دلار دارایی، ثروتمندترین فرد جهان است.

مدیریت جلسات و مدیریت وظایف به سبک ایلان ماسک

استعداد موجود در ذات مدیران تراز اول دنیا و همچنین مدیران موفق جهانی یکی از عواملی است که در تأثیرگذاری جلسات از آن استفاده می­کنند، به طوری که ایشان علاوه‌ بر به‌کارگیری این استعدادها، از مهارت‌هایی مانند توانایی برگزاری جلسات به بهترین شکل ممکن و کسب اطمینان از مثمرثمر واقع شدن این جلسات برخوردارند.

تحقیقات نشان می‌دهند که برگزاری جلسات بیهوده و بدون نتیجه در ایالات متحده، سالانه مبلغ هنگفت ۳۷ میلیارد دلار خرج روی دست شرکت‌های آمریکایی می‌گذارد که این مبلغ حاصل حدود ۱۱ میلیارد جلسۀ کاری بی‌نتیجه میان کارمندان آمریکایی است! این جلسات علاوه‌ بر خرج اضافی، سبب از دست رفتن زمان باارزش کارمندان، هدر رفتن انرژی آن‌ها و نهایتاً سبب افت شدید کارآیی ایشان خواهد شد.

ایلان ماسک بیان می­کند که برای شرکت در یک جلسه کاری تمام افرادی که برای حضور موظف هستند، باید با آمادگی کامل و بالا وارد جلسه شوند و اگر کار خود را به درستی انجام نداده باشند و آماده نباشند و وارد جلسه شوند، کاملاً بی‌فایده است.

ایلان ماسک در جلسات خود از پیچیده گویی اجتناب می­کند و بسیار تأکید دارد که ایده‌­های خود را در عین حال که بلندپروازانه است، به صورت جزء به جزء بیان کنید و در عین حال، یکپارچگی را حفظ کنید. ایلان ماسک از الگویی متشکل از یکسری اصول اولیه پیروی می‌کند و این بدان معنا است که وی در طی جلسات کاری به بیان حقایق فعلی متکی است و از هر گونه مقایسه­‌ی اوضاع فعلی با گذشته اجتناب می‌ورزد.

طی جلسات کاری، ایلان ماسک از تیمش انتظار دارد تا تمامی موضوعات مورد بحث را به چندین بخش کوچک‌تر تبدیل کنند سپس به تشریح تک‌تک آن‌ها بپردازند و در یک ارائه منسجم این مطالب را بیان کنند. او از تیمش انتظار دارد که در عین بزرگ‌اندیشی، مطالب را تجزیه کنند و سپس به تشریح آن‌ها بپردازند.

چگونه جلسات بهتر و در عین حال مؤثرتری برگزار کنیم؟

شاید خیلی­‌ها بگویند که ایلان ماسک شیوه رهبری خود در مدیرت جلسات را خاص و زیاده خواهانه جلوه می­دهد، به‌ طوری‌ که وی اعتقاد دارد وقتی کارها درست انجام نشوند، باید دست به برگزاری جلسه زد. درخواست‌های زیاد او از کارمندانش مبنی‌ بر اینکه هر چقدر وقت لازم است صرف کارشان کنند، نشان‌دهنده این است که می‌خواهد جلسات ضروری که برگزاری آن‌ها اجتناب‌ناپذیر است به نحو احسن صورت پذیرند.

مدیریت وظایف و مدیریت جلسات چه ارتباطی دارند؟

برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌­ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیت‌­های سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم­ شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت­‌ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.

یکی از سخت­‌ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌­ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی‌خبری­هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت­‌ها، آن­ها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.

ایده مدیریت وظایف، یک ایده کاملاً ساده و خلوت محسوب می‌شود اما سادگی یک ایده به این معنا نیست که به راحتی قابل اجرا باشد زیرا از شروع ایده، ایده پردازی تا طراحی نقشه راه اجرای آن و در نهایت به ثمر رساندن اجرای ایده مسیری است دشوار که شاید کمتر کسی به دشواری آن پی ببرد مگر آنکه خود ایده را به ثمر رسانده باشد.

سیستم مدیریت جلسات یکی از اجزاء اصلی سیستم مدیریت وظایف است. مدیریت جلسات نقشی است که هم می­تواند به صورت سایبرنتیک و دیجیتال انجام شود و هم می­تواند به صورت فردی توسط یکی از افراد سازمان و یا مجموعه انجام شود. امروزه با پیشرفت تکنولوژی و همه­‌گیری دنیای دیجیتال سیستم‌­های سایبری مدیریت جلسات بسیار کارآمد شده و رواج پیدا کرده­‌اند.

سیستم­‌های دیجیتال مدیریت جلسات چه خدماتی ارائه می­دهند؟

مدیریت جلسات در یک تیم یا یک سازمان از زیرشاخه­‌های مدیریت وظایف محسوب می­شود. جلساتی که در روند و فرآیند اجرای یک پروژه انجام می­شوند، بسیار حائز اهمیت هستند. اهمیت مدیریت جلسات از آن جهت است که جلسات برگزار شده و به یادداشتن نکات بیان شده در جلسه و همین طور نتایج حاصل شده در جلسه، چگونگی پیشبرد کار را مشخص خواهد کرد. پس از این رو مدیریت جلسات نیازمند یک سیستم حرفه‌­ای و نرم افزاری کاربردی است.

فناوران سپهر ماهان با ارائه نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، خدماتی چون ایجاد هماهنگی در تشکیل جلسه، دعوت به جلسه، تعیین مصوبات جلسه، تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات محول شده و ارسال یادآوری را به صورت کاملاً دیجیتال و کاربردی انجام می­دهد.

نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات «همتاک» امکانات متنوع و قابلیت‌های متعددی داراست که با کمک آن‌ها، برنامه ریزی و کمک به انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکان‌پذیر می‌سازد.

چرا سیستم مدیریت جلسات در فرآیند کار بسیار مهم است؟

سیستم مدیریت جلسات با هر روشی که انجام شود، در فرآیند پیشبرد کار بسیار مهم و تأثیرگذار است. جلسات و برگزاری مناسب آن­ها بسیار مهم است زیرا یک جلسه همان اندازه که می­تواند موفق و تأثیرگذار برگزار شود، همان اندازه نیز می­شود که با تأثیرات منفی برگزار شود. همه مؤلفه­‌های موجود در یک جلسه بر برگزاری خوب یا بد آن تأثیرات به سزایی می­گذارند.

همه افراد حاضر در جلسه صحبت­‌هایی می­کنند و نقشی را چه مثبت و چه منفی ایفا می­کنند. لازم است تا حین جلسه تمام روند برگزاری جلسه نوشته شود تا بعدها برای تحلیل جلسه از آن استفاده گردد. انتهای جلسه مصوباتی قطعی می­شود که این مصوبات باید مکتوب شوند تا در پیگیری سیستم مدیریت جلسات در بعد از برگزاری جلسه، به کار آید.

مدیریت جلسات در سه بازه­‌ی زمانی قبل از جلسات، بعد از جلسات و در حین جلسات بسیار مهم و حائز اهمیت است و هر اندازه که فرآیند مدیریت جلسات خوب پیش رود می­توان جلسات موفق‌­تری را در مجموعه مشاهده کرد و هر اندازه که مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات ضعیف باشند، می­توان تأثیرات منفی این نقطه ضعف را به وضوح مشاهده کرد.

سیستم مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک

سیستم مدیریت جلسات همتاک، تکنولوژی بسیار کاربردی و تأثیرگذار به منظور نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است. نرم افزار مدیریت جلسات همتاک تمام مراحل یک جلسه را از قبیل رایزنی‌های پیش از جلسه، تعیین دبیرجلسه، جست‌وجوی زمان آزاد برای تشکیل جلسه و ورود اطلاعات دستور جلسات گرفته تا مسائل پس از تشکیل جلسه مانند تخصیص وظایف مرتبط با صورت جلسه و تبدیل صورت جلسه به نامه در این سیستم تحت پوشش قرار میگیرند.

در سیستم مدیریت جلسات همتاک، علاوه بر تعاملی بودن، راحتی کاربرد، قابلیت یکپارچگی در رابط کاربری متناسب با سلیقه امروزی دیجیتال در نظر گرفته شده است و کارکنان به راحتی با چنین سیستم‌هایی همراه می‌شوند. استفاده از این راهکارها باعث ثبت و نگهداری تمامی اطلاعات جلسات سازمانی در نرم‌افزار، بهبود همکاری، افزایش بهره‌وری، کاهش استرس و به تبع آن افزایش سرعت و نهایتاً تبدیل مصوبات جلسات به عمل می‌شود. همچنین مدیران نیز با اتکا به اطلاعات در دسترس بیشتر می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند.

نتیجه گیری

سیستم مدیریت جلسات با هر روشی که انجام شود، در فرآیند پیشبرد کار بسیار مهم و تأثیرگذار است. جلسات و برگزاری مناسب آن­ها بسیار مهم است زیرا یک جلسه همان اندازه که می­تواند موفق و تأثیرگذار برگزار شود، همان اندازه نیز می­شود که با تأثیرات منفی برگزار شود. همه مؤلفه­‌های موجود در یک جلسه بر برگزاری خوب یا بد آن تأثیرات به‌سزایی می­گذارند. به منظور ایجاد سهولت و راحتی در فرآیند مدیریت وظایف کاری خود، سیستم مدیریت جلسات و مصوبات همتاک را به شما پیشنهاد می­کنیم.