همواره مدیریت پروژه در کسب و کار یک وظیفه‌ی مهم بوده و با گذر زمان هم بر میزان اهمیت این نقش افزوده میشود. در سال ۲۰۲۷، کارفرمایان به ۸۷.۷ میلیون نفر نیاز دارند تا نقش‌ها و سمت‌های مرتبط با مدیر پروژه را برعهده بگیرند. برای مدیریت این نیاز روزافزون، امروزه ۷۱ درصد از سازمان‌های جهانی اداره‌ی مدیریت پروژه دارند که از سال ۲۰۰۷ تاکنون شاهد افزایش ۱۵ درصدی آن هستیم. بدیهی است که چشم‌انداز شغلی برای افراد حرفه‌ای دارای مهارت‌های مدیریت پروژه، روندی صعودی را در پیش گرفته است.
اگر به دنبال شغلی در عرصه‌ی مدیریت پروژه هستید، قطعاً نسبت به نقش‌ها و مسئولیت‌هایی که پس از اخذ مدرک یا گواهینامه خواهید داشت، احساس کنجکاوی دارید. در ادامه نگاهی دقیق‌تر به کارهای مدیران پروژه از جمله مسئولیت‌های اصلی آنها می‌اندازیم تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا این شغل برای شما مناسب است یا خیر.
مسئولیت‌های اصلی مدیر پروژه
واقعاً مدیران پروژه چه کارهایی انجام میدهند؟
از یک منظر وسیع، مدیران پروژه (PMs) مسئول برنامه‌ریزی، سازماندهی و هدایت مسیر تکمیل پروژه‌های خاص در سازمان هستند و در عین حال نسبت به روند بهنگام، بودجه و محدوده‌ی پروژه‌ها اطمینان ایجاد میکنند. اگر از آغاز تا پایان نگاهی به پروژه‌های پیچیده بیاندازیم، می‌بینیم که مدیران پروژه توانایی تعیین مسیر سازمان، کمک به کاهش هزینه‌ها، به حداکثر رساندن بازده شرکت و افزایش درآمد را خواهند داشت.
وظایف دقیق مدیر پروژه بستگی به صنعت، سازمان و نوع پروژه هایی دارد که مدیر پروژه مسئولیت آنها را برعهده گرفته است اما در نگاهی کلی‌تر، تمام مدیران پروژه مسئولیت‌هایی مشترک دارند که به آن «چرخه‌ی حیات پروژه» گفته میشود و شامل پنج فاز یا فرآیند زیر است:
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- اتمام
شاید وسوسه‌انگیز باشد که این موارد را به عنوان «مرحله» به ذهن بسپاریم اما اینگونه نیست. در واقع آنها را باید فرآیندهایی دانست که مدیر پروژه به طور پیوسته در طول عمر پروژه به آنها رجوع میکند. در ادامه به هر یک از فازهای چرخه‌ی حیات پروژه و مسئولیت‌های مختلف مدیر پروژه می‌پردازیم.
۱. فاز آغاز
مدیران پروژه هر پروژه‌ی جدید را با تعریف اهداف اصلی پروژه، مقاصد و محدوده‌ی پروژه آغاز میکنند. همچنین ذی‌نفعان اصلی داخلی و خارجی را شناسایی، در مورد انتظارات مشترک بحث و اختیار لازم برای حرکت رو به جلوی پروژه را بدست می‌آورند. مدیران پروژه سؤالات مهم زیر را در طول فاز آغاز مطرح میکنند:
- چرا پروژه حائز اهمیت است؟
- قرار است چه مشکل خاصی را با این پروژه حل کنیم؟
- پیامد یا خروجی مطلوب چیست؟
- معیارهای موفقیت پروژه کدامند؟
- ذی‌نفعان پروژه چه کسانی هستند؟ چه کسی تحت تأثیر پروژه قرار دارد و چه کسی بر پروژه تأثیر میگذارد؟
- الزامات و محدودیت‌های این پروژه کدامند؟
- چه فرضیاتی را مطرح میکنیم؟
- بودجه‌ی پروژه چگونه تأمین میشود؟
- در محدوده‌ی پروژه چه چیزهایی وجود دارد و چه چیزهایی خارج از محدوده‌ی پروژه هستند؟
- آیا این پروژه قبلاً اجرا شده است؟ اگر بله، نتیجه چه بوده است؟ چه اطلاعاتی را باید از پروژه‌های قبلی در این پروژه لحاظ کنیم؟
باید دانست که مدیران پروژه این کار را به تنهایی انجام نمیدهند. اکثر اوقات مدیر پروژه پس از تعیین شدن بخش اعظم این کارها، مشخص خواهد شد. با این وجود، پس از تعیین مدیر پروژه، باید تعامل کامل در فعالیت‌های فوق وجود داشته باشد، فعالیت‌هایی که باید در پروژه به بالاترین سطح ممکن برسند و به صورت رسمی معین گردند.
۲. برنامه‌ریزی
پس از تأیید منشور، مدیران پروژه با ذی‌نفعان همکاری میکنند تا یک برنامه‌ی یکپارچه‌ی پروژه را با تمرکز به دستیابی به اهداف مطروحه، تنظیم نمایند. برنامه‌ی حاصل در این فرآیند به مدیران پروژه کمک میکند تا بر محدوده، هزینه، جدول زمانی، ریسک، کیفیت و ارتباطات مربوط به پروژه نظارت داشته باشند. در این فاز مدیران پروژه نقاط عطف و موارد قابل ارائه را طرح نموده و وظایفی که برای تکمیل هر یک لازم است را مشخص میکنند. اشاره به این نکته اهمیت دارد که برنامه‌ریزی پروژه تا پایان پروژه ادامه دارد. برنامه‌ی پروژه یک سند پویا است که همواره در طول پروژه در حال تکامل و تغییر خواهد بود.
با کمک نرمافزارهای مدیریت پروژه و کارها مانند برنامه‌ی همتیک، برنامه‌ریزی و پیگیری انجام تمام جزئیات پروژه به راحتی امکان‌پذیر است.
۳. اجرا
در این فاز، اعضاء تیم کاری که در برنامه‌ی پروژه بررسی شده بود را کامل میکنند تا به اهداف پروژه برسند. نقش مدیر پروژه، تخصیص این فعالیت‌ها و اطمینان از تکمیل وظایف طبق برنامه‌ریزی‌هاست. مدیر پروژه معمولاً:
- مانع انحراف و حواس پرتی تیم میشود
- به تسهیل حل مشکل و مسئله کمک میکند
- در طول فعالیت پروژه در مسیر تغییرات پروژه، تیم را رهبری و هدایت میکند.
۴. نظارت و کنترل
برخلاف اینکه فرآیندهای نظارت و کنترل به عنوان فاز چهارم دسته‌بندی شده‌اند اما از آغاز پروژه فعالیت آنها کلید میخورد و در طول برنامه‌ریزی، اجرا و اتمام کار در جریان هستند. در فاز نظارت و کنترل، وظایف مدیر پروژه عبارتند از:
- نظارت بر پیشرفت پروژه
- مدیریت بودجه‌ی پروژه
- اطمینان از اینکه پروژه به نقاط عطف تعیین شده، رسیده است
- مقایسه‌ی عملکرد واقعی بر اساس عملکرد زمان‌بندی/برنامه‌ریزی شده
۵. اتمام
در این فاز، مدیران پروژه میکوشند تا مطمئن شوند که تمام فعالیت‌های لازم برای تحقق نتیجه‌ی نهایی، به پایان رسیده است. در طول اتمام پروژه، مدیران پروژه باید:
- با مشتری در ارتباط باشند تا نشانه‌های رسمی از اتمام پروژه را دریافت کنند
- منابع (بودجه یا پرسنل) که دیگر برای پروژه لازم نیست را رها کنند (در اختیار پروژه دیگری قرار دهند)
- فعالیت شرکا یا فروشندگان شخص ثالث را بررسی کنند تا تکلیف پایان قراردادهایشان را مشخص و فاکتورها را بپردازند
- برای استفاده و ارجاعات آینده، فایل‌های پروژه را بایگانی کنند.
پس از اتمام پروژه، بررسی پس از اجرا در شناسایی درس‌های آموخته شده (آموزه‌ها) لازم است. درک مسیرهای درست طی شده، کارهایی که میتوان متمایزاً انجام داد و توقف کارهایی که به آگاه‌سازی و بهبود روش‌های مدیریت پروژه کمک میکنند، از اهمیت بالایی برخوردار است.
مدیر پروژه چه کاری انجام میدهد؟
یک روز در زندگی یک مدیر پروژه
همانطور که گفته شد، وظایف خاصی که وقت مدیر پروژه را میگیرد، با توجه به فازی که پروژه در آن قرار دارد، متغیر خواهد بود. در واقع چند وظیفه‌ی کلی وجود دارد که انتظار میرود هر مدیر پروژه به خوبی آنها را انجام دهد:
ارتباط با اعضاء تیم: مدیریت پروژه تماماً به ارتباط برمیگردد که آن هم میتواند به صورت ایمیل، تماس تلفنی، رسیدگی‌های روزانه یا ملاقات‌های تیمی باشد. مدیران پروژه باید به طور منظم با اعضاء تیم خود در ارتباط باشند تا وضعیت پروژه‌های مختلف و موانع بالقوه‌ای را تعیین کنند که لازم است رفع و رجوع شوند.
- ارتباط با ذی‌نفعان اصلی: ارائه‌ی گزارش میزان پیشرفت کار در فرآیند پروژه به ذی‌نفعان اصلی به اندازه‌ی ارتباط با اعضاء تیم اهمیت دارد و باید اطمینان داد که پروژه سازگار با تغییر اولویت‌های شرکت پیش میرود. این ارتباط به گونه‌های مختلفی است، از جمله گزارشات هفتگی یا ماهانه، داشبوردهای آپدیتشدهی منظم یا ارسال فوری ایمیل، تماس یا ملاقات. صرف نظر از نوع ابزار به کار رفته، ایجاد ارتباط راحت با داده‌ها یک مهارت مهم محسوب میشود.
- شناسایی و حل مسئله: در طول مسیر پروژه، بروز مشکلات در محدوده، بودجه، تخصیص منبع و سایر مسائل متفرقه امری طبیعی قلمداد میشود. مدیر پروژه باید این مشکلات را به صورت کارآمد حل و فصل کند تا پروژه در مسیر صحیح خود به حرکت ادامه دهد.
- بودجه‌بندی: برای پروژه‌های کوچک، تخمین هزینه‌ی هفتگی یا ماهانه صورت میگیرد اما برای پروژه‌های بزرگتر که هزینه‌های مختلفی دارند، مدیران پروژه باید زمان زیادی را صرف بررسی بودجه در هر روز نمایند تا مطمئن شوند که پروژه منابع را بیش از اندازه به کار نخواهد گرفت. این امر میتواند شامل بررسی، پردازش و تصویب فاکتورها از سوی فروشندگان بیرونی باشد، البته اگر در پروژه از چنین شرکایی استفاده میشود.
- تصویب و مدیریت زمان: به منظور اطمینان از اینکه پروژه در مسیر خود قرار دارد، بسیاری از مدیران پروژه از کاربرگ زمان یا تایم‌شیت (Time-sheet) یا نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده میکنند تا نحوه‌ی صرف زمان توسط اعضاء تیم را مشاهده کنند. علاوه بر اطمینان از مسیر رو به جلوی پروژه طبق برنامه، این کار به مدیران پروژه کمک میکند تا منابع را بین پروژه‌ها در صورت نیاز تغییر دهند.
- تیم‌سازی: یک مدیر پروژه‌ی خوب کارهایی فراتر از مدیریت ساده‌ی مراحل پروژه را انجام میدهد. در واقع آنها تیمی را به سمت بهره‌وری و رضایت بیشتر هدایت میکنند. آنها باید روش‌های تیم‌سازی با محوریت افزایش روحیه، به خصوص پس از هفته‌های پر چالش یا فازهای دشوار پروژه را در دستور کار خود داشته باشند. برنامه‌ریزی برای یک ناهار هفتگی یا خوش‌گذرانی‌های دورهمی نمونه‌ای از روحیه‌سازی و شاد کردن اعضاء تیم است.
مدیریت پروژه، مدیریت پورتفولیو، مدیریت برنامه
مدیریت پروژه به عنوان یک اصطلاح اصلی اشاره به سه نوع مدیریت دارد: مدیریت پروژه، مدیریت پورتفولیو، مدیریت برنامه.
اگرچه این حوزه‌ها همگی مشابه و بهم مرتبط هستند اما تفاوت‌های منحصربفردی دارند که بر مسئولیت‌های مدیر پروژه تأثیر میگذارد. سه نوع حوزه‌ی مدیریت پروژه عبارتند از:
- مدیریت پروژه: در نقش مرسوم مدیریت پروژه، هدف تکمیل پروژه با زمان و بودجه‌ی مشخص شده، است. مدیران پروژه از استراتژی‌های مدیریت پروژه برای سازماندهی تیم و تکمیل پروژه‌ها طبق معیارهای موفقیت استفاده میکنند و در عین حال تعامل خوبی با ذی‌نفعان دارند.
- مدیریت برنامه: مدیریت برنامه به مدیریت هماهنگ یک مجموعه از پروژه‌های مشابه یا بهم مرتبط گفته میشود که در راستای دستیابی به اهداف پروژه هستند، طوری که امکان تفکیک آنها وجود ندارد. مدیران برنامه با مدیران پروژه همکاری میکنند تا از هم‌ترازی استراتژیک پروژه‌ها و در مسیر بودن پروژه در راستای نیل به نقاط عطف اصلی، اطمینان حاصل کنند. مدیران پروژه همچنین به تغییر سازمانی، مدیریت وابستگی‌های میان پروژه‌ها و رسیدگی به هر گونه مشکلات سازمانی یا پروژه و خطرات احتمالی مؤثر بر برنامه، کمک میکنند.
- مدیریت پورتفولیو: پورتفولیوی پروژه به مجموعه‌ای از برنامه‌ها، پروژه‌ها و فعالیت‌های عملیاتی سازمان اتلاق میشود. مدیران پورتفولیو با رهبران سازمان برای شناسایی، اولویت‌بندی، گزینش، ایجاد تعادل، تفویض اختیارات، ارزیابی و کنترل فعالیت تصویب‌شده‌ی سازمان همکاری میکنند تا از نظر ریسک و ظرفیت منابع به بهترین استراتژی‌های ممکن دست یابند.
توسعه‌ی مهارت‌های مدیریت پروژه برای کسب موفقیت
اگر میخواهید حرفه‌ی مدیریت پروژه را ادامه دهید، باید مهارت‌های لازم جهت انجام وظایف محوله را به خوبی کسب کنید. اخذ مدرک مدیریت پروژه یک گام برای یادگیری و بهبود این مهارت‌ها، افزایش درآمد و ارتقاء محصولات قابل عرضه به کارفرمایان است و در عین حال از این طریق به تجربیات عملی خوبی در این حوزه دست خواهید یافت.
امروزه سازمان‌ها به مزیت داشتن مهارت‌ها و توانایی‌های مدیریت پروژه پی برده‌اند و میدانند هر شخصی باید خود را به این مجموعه مهارت‌ها مجهز کند و این توانایی‌ها صرفاً هم مختص به مدیران پروژه نیست. پیشنهاد میکنیم حتماً مقاله‌ی «مدیریت پروژه فقط مختص به مدیران پروژه نیست! (۴ مهارت مهم و ضروری که باید بدانید)» را هم بخوانید.
منبع: سایت northeastern.edu
ثبت نظر