جلسات پرکاربردترین ابزار یک مدیر برای رهبری سازمان هستند. با اینکه برگزاری جلسات و مصوبات در هر سازمانی یک رویه است، اما تحقیقات نشان داده‌اند که سازمان‌هایی با بیش از 5 هزار کارمند سالانه 101 میلیون دلار را صرف جلسات غیر ضروری می‌کنند. پس چگونه رهبران می‌توانند از پتانسیل واقعی جلسات استفاده کنند؟
یکی از اولین قدم‌هایی که باید مدیران بردارند، این است چگونه جلسات را به طور مؤثر رهبری کنند. رهبر جلسه به عنوان کاپیتان کشتی در نظر گرفته می‌شود که وظیفه‌ی هدایت و مدیریت جلسه را برعهده دارد. به همین دلیل، نقش رهبر جلسه در کنترل و نظارت بر جلسات بسیار مهم است. در این بررسی به طور کامل در مورد اهمیت نقش رهبر جلسه در مدیریت جلسات و مصوبات صحبت می‌کنیم.
رهبر جلسه کیست؟
یک رهبر جلسه (Meeting Leader) فردی است که مسئولیت جلسه را برای رسیدن اهداف بر عهده می‌گیرد. رهبر جلسه ممکن است لزوماً رئیس سازمان نباشد، اما در عوض مسئول هدایت شرکت کنندگان در یک جلسه رسمی است. بنابراین، رهبر جلسه فقط مسئول کل فرآیند جلسه از ابتدا تا انتهاست و بیرون از جلسه ممکن است هر مسئولیت دیگری داشته باشد.
فردی که به عنوان رهبر جلسه تعیین می‌شود، لزوماً مسئول هر یک از موارد مربوط به دستور کار جلسه نخواهد بود. به عنوان مثال، در یک جلسه اجرایی اغلب مدیر عامل می‌تواند رهبر کل جلسه باشد، با این شرط که مدیر مالی امور مربوط به حوزه تخصصی خود را رهبری کند یا بخش‌های دیگر مانند بازاریابی، منابع انسانی و فروش نیز رهبر خود را در جلسه داشته باشند.
اهمیت نقش رهبر جلسه خوب در مدیریت جلسات و مصوبات
اغلب اوقات ما در مورد جلسات بی‌نتیجه و اتلاف وقت شکایت می‌شنویم. برای یک رهبر خوب، این شکایت باید یک زنگ خطر باشند. جلسات در واقع فرصت‌های فوق العاده‌ای برای پیشبرد پروژه، تشویق گفت‌وگوی سازنده، جلب مشارکت و ایجاد روابط قوی در محل کار هستند. یک رهبر ماهر اهمیت جلسات را تشخیص می‌دهد و می‌داند که چگونه آنها را به گونه‌ای مدیریت کند که به نتیجه برسد. در اینجا به اهمیت نقش رهبر خوب اشاره می‌کنیم:
1- یک رهبر خوب، هدف جلسه را مشخص می‌کند
همه می‌دانند که یک جلسه بدون هدف مشخص، بیهوده است! با این حال، رهبران موفق فراتر از اهداف پیش می‌روند. آنها با دانستن اینکه چه چیزی برای نتیجه گیری نهایی مورد نیاز است، وارد جلسه می‌شوند. در صورتی که گفتگو خارج از موضوع اصلی باشد، آماده خواهند بود تا جلسه را در جهت درست هدایت کنند. یک رویکرد خلاقانه که می‌تواند در جلسات مفید باشد، ترسیم دستور کار با استفاده از یک نمودار بصری، مانند نقشه ذهنی و استفاده از آن برای مستندسازی نکات بحث، تصمیمات و موارد عمل در طول جلسه است.
2- یک رهبر خوب، مطمئن می‌شود که همه به یک زبان صحبت می‌کنند
در یک جلسه به راحتی می‌توان منظور صحبت‌های دیگران را به اشتباه متوجه شد. هنگام صحبت در مقابل شرکت کنندگان این خطر وجود دارد که پیام‌ها به شکلی اشتباه فهمیده شوند. یک رهبر بزرگ این خطر را تشخیص می‌دهد و با انجام اقدامات خاص، مطمئن می‌شود که همه اعضا به یک زبان مشترک صحبت می‌کنند. این کار می‌تواند شامل ایجاد یک دستور کار مشروح باشد که نکات مربوط به جلسه را شامل می‌شود. این موضوع به همان اندازه برای یک جلسه تیمی کوچک مهم است که برای یک جلسه هیئت مدیره بزرگ اهمیت دارد.
3- یک رهبر خوب، صبور است و همه را تشویق می‌کند تا در گفتگو شرکت کنند
بدترین جلسه ای را که رفته‌اید، تصور کنید! در آن همه شرکت کنندگان بدون احترام به وسط حرف هم می‌پرند و نظرات بی‌مورد می‌دهند. در این میان، یک رهبر خوب می‌تواند جلسه را به گونه‌ای اداره کند که احترام، همدلی و حرفه‌ای بودن تقویت شود. جلسات سازنده بر استراتژی، اطلاعات و تصمیم گیری تمرکز دارند. قبل از شروع جلسه بدانید که چه مشکلاتی وجود دارند، بنابراین می‌توانید با آرامش از خود واکنش نشان دهید.
4- یک رهبر خوب، به دنبال روابط معنادار است
یک رهبر خوب می‌داند که چگونه حرفه‌ای بودن را حفظ کند و در عین حال روابط معناداری با شرکت کنندگان ایجاد کند. از شناخت شخصی افراد خود نترسید! پس از یک جلسه سخت، برای همه نوشیدنی بخرید یا راه‌های دیگری برای استراحت و ایجاد رفاقت پیدا کنید. شرکت کنندگان را بشناسید و اجازه دهید آنها نیز شما را بشناسند. جلسات پتانسیل بالایی دارند و با در نظر گرفتن هر جلسه به عنوان یک فرصت، می‌توانید فرهنگی ایجاد کنید که در آن جلسات محترم و سازنده باشند. از رهبران بزرگ درس بگیرید و به جلسات متوسط بسنده نکنید.
نقش‌ها و مسئولیت‌های رهبر جلسه
اکنون که برای شما روشن شده که رهبر جلسه کیست و وظایف معمول او شامل چه مواردی می‌شوند، مهم است که با مسئولیت‌های مهم و کلیدی رهبر جلسه نیز آشنا شوید:
1- ایجاد و ابلاغ هدف
اولین مسئولیتی که یک رهبر جلسه بر عهده دارد، تعیین هدف کلی جلسه است و اطمینان از اینکه هر جلسه‌ای که رهبری می‌کند، یک هدف دارد. پس این مسئولیت رهبر جلسه است که مطمئن شود جلسه در مسیر هدف مورد نظر پیش می‌رود. هنگامی که این هدف مشخص شد، مسئولیت رهبر جلسه است که این موضوع را به همه شرکت کنندگان ابلاغ کند تا از همسویی بین شرکت کنندگان مطمئن شود.
2- مدیریت شرکت کنندگان
وظیفه مهم رهبر جلسه، تسهیل مؤثر جلسه است. اولین قدم در این سفر این است که رهبر هر شرکت کننده را به صورت جداگانه در نظر بگیرد و برای اینکه چگونه بهترین نتیجه را از هر یک از آنها دریافت کند، باید برنامه ریزی داشته باشد. به عنوان مثال، رهبر جلسه باید مشخص کند چه کسی می‌تواند به بهترین شکل در هر مورد دستور کار مشارکت کند، یا از اینکه آیا هر فرد فضایی برای به اشتراک گذاشتن تخصص خود و شکل دادن به بحث‌ها دارد یا خیر؟
3- پرورش مشارکت
مسئولیت دیگر رهبر جلسه، ایجاد محیطی مشارکتی است. این کار نه تنها به معنای ایجاد فضایی برای مشارکت مساوی هر فرد در مباحث جلسه است، بلکه به امنیت روانی نیز مربوط می‌شود. بدین معنا که همه شرکت کنندگان احساس کنند قادر به صحبت کردن، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و طوفان فکری فعالانه بدون ترس از توهین یا سرزنش هستند. مشارکت کلی اعضا در جلسات نه تنها اخلاقی است، بلکه منجر به بحث‌های کامل‌تر و تصمیم گیری‌های آگاهانه‌تری می‌شود.
4- دستیابی به نتایج
بخش بزرگی از مسئولیت رهبر جلسه، اطمینان از رسیدن به موفقیت در اهداف جلسه است. جلسه باید در کل نتیجه محور باشد، زیرا هدف اصلی برگزاری آن رسیدن به اجماع نظر است. در ابتدا شما هدف جلسه را تأیید کرده‌اید و اکنون وظیفه‌ی شماست که مطمئن شوید جلسه به هدفش رسیده است. درحقیقت، رسیدن به اهداف جلسه به شیوه‌ی مدیریت موضوعات، شرکت کنندگان و جلوگیری از خارج شدن از موضوعات اصلی است. موفقیت در یک جلسه به آنچه در طول جلسه رخ داده است، وابسته خواهد بود.
5- درخواست بازخورد
یکی دیگر از مسئولیت‌های کلیدی به عنوان یک رهبر جلسه، اطمینان از این است که شرکت کنندگان در هر جلسه بازخورد ارائه دهند. همچنین باید مطمئن شد که این بازخورد به گونه‌ای مستند شده است که امکان یادگیری تجربیات و جمع‌آوری بازخورد را فراهم می‌کند. تهیه مصوبات نه تنها به شما کمک می‌کند تا به عنوان یک رهبر جلسه پیشرفت کنید، بلکه به تکرار رویکرد سازمان در برگزاری جلسات مؤثر و مفید نیز کمک می‌کند. ناگفته نماند، بازخورد شرکت کنندگان به معنای نظر دادن آنها نسبت به محتوا و روند جلسه است.
کلام آخر
اهمیت نقش رهبر جلسه در مدیریت جلسات و مصوبات به قدری مهم است که می‌تواند موفقیت و شکست در اهداف سازمان را تعیین کند. درحقیقت، جلسه‌ای که خیلی خوب مدیریت شود، از درونش ایده‌ها و افکار جدید خارج می‌شود؛ اما این مسئولیت رهبر جلسه است که جلسه را طوری برنامه ریزی کند که به اهداف مورد انتظار برساند. بنابراین، تعیین افراد مناسب برای نقش رهبری جلسات بسیار مهم است. سعی کنید به عنوان مدیر سازمان از نیروهای کاری مستعد و آموزش دیده در این زمینه استفاده کنید، یا اگر خودتان قدرت رهبری جلسه را دارید، آستین بالا بزنید.
ثبت نظر