دانش فراوان‌ترین دارایی یک کسب و کار است، اما اغلب به هدر می‌رود. این دانش ممکن است برای همیشه در ذهن کارکنان بماند یا در فرآیندهای کار تیمی محو شود. طبق یک مطالعه و پژوهش انجام‌شده، کارکنان بیش از ۲۰ ساعت در ماه را برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز خود تلف می‌کنند. این موضوع نه تنها هدر رفت زمان را نشان می‌دهد، بلکه مشخص می‌کند که تا چه اندازه درآمد و بهره‌وری سازمانی کاهش پیدا کرده است. اگر سازمان بتواند یک استراتژی مدیریت دانش قوی را پیاده سازی کند، این امکان را دارد تا یک مزیت رقابتی ایجاد کند. ایجاد مزیت رقابتی باعث افزایش عملکرد کارکنان و رشد سازمان می‌شود. در این مقاله به اهمیت، اجزا و نحوهی ایجاد و پیاده سازی یک استراتژی مدیریت دانش قوی اشاره می‌کنیم.
استراتژی مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش مربوط به شناخت، بهینه سازی و مدیریت مؤثر دارایی‌های فکری برای ایجاد ارزش، افزایش بهره وری و دستیابی به مزیت رقابتی است. برای اینکه بتوان دانش را به درستی مدیریت کرد و آن را در کل سازمان انتشار داد، باید برایش استراتژی تعریف کرد. استراتژی مدیریت دانش طرحی است که توضیح می‌دهد چگونه یک سازمان اطلاعات و محتوای خود را به نفع سازمان و ذینفعان آن مدیریت می‌کند. در حقیقت، استراتژی مدیریت دانش یک برنامه‌ی عملی است که نحوهی مدیریت و متمرکز کردن اطلاعات شرکت را برای بهبود عملکرد و کارایی سازمان مشخص می‌کند. یک استراتژی موفق و قوی باید با اهداف و ارزش‌های کل سازمان همسو باشد.
اهمیت ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش قوی
سازمان شما دارای گنجینه‌ی وسیعی از دانش است که شامل مالکیت معنوی شرکت، دانش نهادی مانند اسناد و خط مشی‌ها و دانش فردی است که هر کارمند برای نقش خود در سازمان به ارمغان می‌آورد. این دانش هم برای عملیات روزمره‌ی شرکت و هم برای نوآوری حیاتی است؛ اما اگر کارکنان راه‌های آسانی را برای اشتراک گذاری، دسترسی، همکاری و استفاده از دانش نداشته باشند، هرگز به ارزش کامل دانش پی نخواهند برد.
کسب و کارها با سرمایه گذاری در استراتژی مدیریت دانش می‌توانند کارکنان را برای استفاده از دانش و تصمیم‌گیری آگاهانه، توانمند کنند. این کار در نهایت باعث بهبود تجربه‌ی مشتری، افزایش درآمد و نوآوری بیشتر می‌شود. مزایای یک استراتژی مدیریت دانش قوی عبارتند از:
- افزایش بهره وری و کارایی سازمانی
- صرف زمان کمتر برای جست‌وجوی اطلاعات
- کاهش کارهای تکراری و خطاها
- تصمیم‌گیری سریع‌تر و آگاهانه‌تر
- بهبود خدمات مشتری به دلیل آگاهی بیشتر
- افزایش خودکفایی و اعتماد به نفس کارکنان
- همکاری متقابل بر روی ایده‌های جدید
- کمک به رشد کسب و کار
اجزای یک استراتژی مدیریت دانش قوی
همانطور که بیان کردیم، استراتژی مدیریت دانش یک برنامه‌ی عملی برای کمک به سازمان‌ها برای مدیریت و متمرکز کردن دانش برای ارتقای عملکرد، ایجاد مزیت رقابتی و افزایش کیفیت محصول است. اگر می‌خواهیم استراتژی قابل اجرا باشد، باید اجزای آن را بشناسیم. در ادامه به اجزای یک استراتژی مدیریت دانش قوی اشاره می‌کنیم:
۱- فرهنگ
کارکنان کسانی هستند که مأموریت سازمان شما را ممکن می‌سازند، پس باید استراتژی مدیریت دانش خود را بر آنها استوار کنید. بسیاری از اوقات، سازمان‌ها تمرکز خود را بر جنبه‌های فنی مدیریت دانش می‌گذارند و از فرهنگ غافل می‌شوند. استراتژی شما از نظر فرهنگی باید راه‌ها و چارچوب‌های فرهنگی را در سازمان ایجاد کند تا موفقیت در بلند مدت را به ارمغان بیاورد. مهم‌ترین جنبه‌ی فرهنگ در استراتژی مدیریت دانش این است که کمک کنید تا کارکنان با یکدیگر در ارتباط سازنده باشند تا شناخت بهتری نسبت به هم پیدا کنند و دانش را به صورت زبانی منتقل کنند. بنابراین جو شرکت را دلگرم‌کننده و مثبت نگه دارید.
۲- فن‌آوری
ما در دنیای فناوری‌محور زندگی می‌کنیم و استراتژی شما باید به شما کمک کند تا ابزارهای مورد نیاز برای اجرای یک کمپین مدیریت دانش موفق را تعریف کنید. با وجود اینکه در بازار انواع و اقسام نرم افزارهای مدیریت دانش وجود دارند، اما شما باید ابزاری را انتخاب کنید که همه‌ی نیازهایتان را برآورده کند و رابط کاربری ساده و راحتی داشته باشد. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مهم که باید در نرم افزار به دنبال آن باشید عبارتند از:
- اتوماسیون پیشرفته
- جست‌وجوی هوشمند
- ثبت و به اشتراک گذاری
- طبقه‌بندی محتوا
- سطح دسترسی محتوا
- گزارش‌دهی
- تحلیل پیشرفته
- قابلیت ارائه‌ی بازخورد
- پشتیبانی خوب از مشتری
۳- فرآیند
فرآیند جزئی از استراتژی مدیریت دانش شماست تا بتوانید راه‌هایی را برای دستیابی به اهداف اصلی خود تعریف کنید. فرآیند باید شامل روش‌هایی باشد که تیم شما قصد دارد هر جنبه‌ای از مدیریت دانش به شرح زیر را پوشش دهد:
- ایجاد و نگارش دانش
- شناسایی دانش
- جمع‌آوری دانش
- بررسی دانش
- اشتراک گذاری دانش
- دسترسی به دانش
۴- محتوا
تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که در یک سیستم مدیریت دانش جریان دارد، مهم است. اطلاعات سازمان همان محتوا یا دانش است که با نام‌های مختلف اما عملکردی مشابه به کار گرفته می‌شود. در این راستا، برخی از سؤالاتی که باید برای این بخش از استراتژی مدیریت دانش بپرسید، عبارتند از:
- محتوا در کجا ذخیره می‌شود؟ آیا ایمن و در دسترس است؟
- محتوا چقدر تقویت شده است؟ آیا قدیمی است و نیاز به بروزرسانی دارد؟
- از چه فرآیند مدیریت محتوا استفاده می‌شود؟ آیا کاغذی است یا نرم افزاری؟
- آیا هنگام بروزرسانی محتوا، بازخورد کارکنان و مشتریان در نظر می‌شود؟
موارد فوق فقط چند سؤال مهم هستند که باید در طول تعیین استراتژی به آنها بپردازید.
نحوهی ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش قوی
ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش قوی ممکن است در ابتدا دشوار به نظر برسد، اما تقسیم کارها به فعالیت‌های کوچک‌تر و شناسایی افراد مناسب برای کمک به اجرای استراتژی، اغلب روند کار را آسان‌تر می‌کند. در ادامه به ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش مؤثر اشاره می‌کنیم:
۱- نیازهای سازمان را شناسایی کنید
ابتدا چالش‌های سازمانی خود را بررسی کنید و ببینید چگونه مدیریت دانش می‌تواند به حال این چالش‌ها کمک کند. برای درک این موضوع به مثال‌های زیر توجه کنید:
مثال اول:
- چالش: کارمندان ساعات زیادی را در هفته برای ردیابی اطلاعات تلف می‌کنند.
- راه حل: از یک نرم افزار مدیریت دانش می‌توان برای ثبت، استفاده و انتشار اطلاعات استفاده کرد.
مثال دوم:
- چالش: زمانی که کارکنان از شرکت می‌روند، دانش خود را از شرکت منتقل می‌کنند.
- راه حل: برای اینکه کارمندان دانش خود را مستندسازی کرده و به اشتراک بگذارند، به ذخیره سازی اطلاعات در یک سیستم نیاز است.
۲- اهداف و KPI را تنظیم کنید
وقتی بتوانید راه حل مناسبی را برای چالش‌های خود پیدا کنید، بهتر می‌توانید اهدافتان را مشخص نمایید. اهداف شما باید بر اساس روش اسمارت (SMART) باشند. اسمارت مخفف مشخص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Attainable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time Bound) است.
همچنین باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را تعیین کنید. این شاخص‌ها معیارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند موفقیت خود را اندازه گیری کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید زمان پیدا کردن اطلاعات توسط کارکنان را کاهش دهید، ممکن استKPI شما میانگین ساعت‌هایی باشد که برای هر کارمند در ماه صرفه‌جویی می‌شود.
۳- یک تیم مدیریت دانش تشکیل دهید
افرادی را از تیم‌های مختلف تعیین کنید که ارزش مدیریت دانش را درک کنند و علاقه‌مند به به بهبود استراتژی مدیریت دانش باشند. مطمئن شوید که این افراد تعهد لازم برای ماندن در سازمان را دارند و به خوبی می‌توانند اطلاعات را جمع‌آوری و منتشر کنند. بهتر است تیم مدیریت دانش را از مدیران هر بخش از سازمان انتخاب کنید، زیرا هر یک از آنها روند کار تیم خود را به خوبی می شناسند و می‌توانند به ایجاد استراتژی کمک شایانی کنند.
۴- یک استراتژی مدیریت دانش قوی بسازید
حالا زمان ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش قوی است. برای این کار چند عنصر مهم دارند که باید در نظر بگیرید:
اطلاعات را جمع آوری و سازماندهی کنید
دانش خود را به روشی سیستماتیک (از طریق نرم افزار) سازماندهی کنید تا به راحتی قابل بازیابی باشد. استفاده از یک نرم افزار مدیریت دانش می‌تواند به جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات کمک کند. اگر همه‌ی اطلاعات سازمانی مورد نیاز کارکنان در یک نرم افزار باشد، همه می‌توانند در کمترین زمان و بدون تلاش اضافی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. شما می‌توانید اطلاعات لازم برای هر بخش از سازمان را به صورت جداگانه سازماندهی کنید تا هر بخش به طور خاص به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
اطلاعات را توزیع کنید و به اشتراک بگذارید
شما اطلاعات را ذخیره می‌کنید که بتوانید در زمان مناسب از آنها به نفع اهداف سازمان استفاده کنید. بنابراین، کارهای لازم را برای نحوهی به اشتراک‌گذاری دانش تدوین کنید. سیستم‌های مدیریت دانش می‌توانند بهترین منبع برای توزیع و به اشتراک‌گذاری دانش باشد. تمام کارکنان می‌توانند به این سیستم دسترسی داشته باشند و اطلاعات لازم را استخراج کنند. همچنین این سیستم‌ها می‌توانند اطلاعات جدید و به‌روزشده را به صورت اعلان‌هایی به سمع و نظر همه‌ی اعضای سازمان برسانند.
۵- مشکلات مدیریت دانش را شناسایی حل کنید
ایجاد استراتژی مدیریت دانش یک فرآیند مستمر و ادامه‌دار است. بنابراین شناسایی مشکلات و تحلیل زمینه‌های بهبود مهم است. برای مثال، آیا اصطلاحاتی وجود دارند که کارکنان اغلب آنها را جستجو می‌کنند، ولی نمی‌توانند پیداشان کنند؟ اگر چنین است، مدیریت دانش شما نقص دارد. پس با شناسایی مشکلات می‌توانید زمینه‌ی لازم برای بهبود را فراهم کنید. از کارکنان خود نسبت به استفاده از مدیریت دانش بازخورد بگیرید تا گلوگاه‌ها را شناسایی کنید. این کار به تقویت استراتژی مدیریت دانش کمک شایانی می‌کند.
۶- مشارکت فعال را بین کارکنان تشویق کنید
مستندسازی دانش زمانی بی‌فایده است که هیچ کس از وجود آن باخبر نباشد! بدین معنا که وظیفه‌ی شما تنها ذخیره‌ی اطلاعات در یک سیستم مدیریت دانش نیست، بلکه استفاده و تقویت آن است. تقویت مدیریت دانش به مشارکت کارکنان نیاز دارد. شما باید کارکنان خود را برای تعامل و و به اشتراک گذاشتن دانش جدید توانمند کنید تا استراتژی شما به منبعی پویا و پایدار تبدیل شود. از کارکنان خود بخواهید با یکدیگر در ارتباط باشند تا بتوانند دانش را به شکل جمعی گسترش دهند.
کلام آخر
همه‌ی کسب و کارها می‌خواهند از رقبای خود متمایز شوند و بزرگترین رقابت برای صنایع در حال حاضر، هدف قرار دادن کوتاه شدن دامنه توجه مصرف‌کنندگان است. کسب‌وکارها باید به غیر از روش‌های سنتی ایجاد مزیت رقابتی در ارتباطات تجاری خود، به راه‌های دیگری نیز نگاه کنند. یکی از راه‌هایی که می‌تواند به شما در ایجاد یک مزیت رقابتی کمک کند، قرار دادن یک استراتژی مدیریت دانش قوی است. توسعه‌ی یک استراتژی مدیریت دانش قوی یک مزیت رقابتی برای کسب و کار شما فراهم می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
ثبت نظر