این هفتمین پست من از مجموعه 12 قسمتی در مورد راه‌اندازی یک ESN موفق است. این 12 نکته در موفقیت ESN سازمان هومانا طی 5 سال گذشته که من مدیر ESN بوده‌ام بسیار مهم بوده‌اند و من فکر میکنم که در سازمان‌های کوچک و بزرگ دیگر هم قابل اجرا هستند.
توصیه شماره 7:
از محتوای کاری و غیرکاری حمایت کنید
اگر از ESN برای دستیابی به اهداف کاری از طریق برقراری ارتباط بین افراد، صراحت و ایجاد ارتباط بین افراد با علاقه مشترک استفاده میکنیم، پس باید به افراد اجازه بدهیم مانند روابط رودررو با هم دیگر صحبت کنند و سرگرمی‌هایی داشته باشند. و باید از این روابط حمایت کنیم. چه سازمان‌هایی برا این قانون تأکید میکنند که «در زمان کار از گفتگوهای شخصی و غیرکاری ( یا از طریق تلفن، ایمیل و …) اجتناب کنید؟» چه کارکنانی می توانند برای بلند مدت در چنین فضایی کار کنند؟
ما از کارکنان میخواهیم که در محل کار روابط سودمند داشته باشند. وقتی حس دوستی بین ما و آنهایی که ساعت ها وقت خود را در محل کار با آن ها میگذرانیم وجود داشته باشد، وقتی حس کنیم در یک «شبکه اجتماعی سازمانی» حضور داریم، باعث میشود که برای کسب تجارب بیشتر و ماندن در یک سازمان تمایل بیشتری داشته باشیم. وقتی در مورد جنبه‌های شخصی زندگی خود با دیگران صحبت میکنیم در واقع کمک کرده‌ایم که ما را بهتر بشناسند و این ارزشمند است. وقتی با افرادی ارتباط داریم که با آنها صمیمی هستیم و علایق و خواسته‌هایمان مشترک است، دیگر بی‌اعتمادی و دوست نداشتن آنها کار مشکلی است. بیشتر دانستن در مورد افرادی که با آنها کار میکنیم باعث میشود که در پروژه‌های مشترک عملکرد هماهنگ‌تری داشته باشیم.
در ESN هم مانند هر شبکه اجتماعی دیگری مثل فیسبوک، توییتر، و … محتوای پوچ و بی‌ارزش وجود دارد اما همین اطلاعات روزانه در مکالمات رودررو در راهروها، سالن غذاخوری، اتاق کنفرانس و … هم بین کارکنان رد و بدل میشود و ما خود را درگیر فکر کردن به آن ها نمیکنیم.
در دورانی که ارتباطات کاری بیشتر و بیشتر مجازی میشوند، ارتباطات رودررو کمتر و کمتر میشوند و این روابط بیشتر شکل مجازی و آنلاین به خود میگیرند پس ما باید بگذاریم که این روابط در ESN هم وجود داشته باشند و از آنها حمایت کنیم. هرچه تعداد افرادی که برنامه‌های کاری منعطف دارند و یا در خانه کارهایشان را انجام میدهند، بیشتر باشد، برای رسیدن به رضایت شخصی کامل نیاز به ارتباطات انسانی و صمیمی بیشتری وجود دارد.
در روزهای ابتدای استفاده سازمان ما از «شبکه اجتماعی سازمانی»، ایمیلی به دست من رسیده بود که قبلاً برای تمام مدیران بالاتر از من ارسال شده بود. در ان ایمیل یکی از مدیران ما که نمیخواست هیچ‌گونه بحث غیرکاری در ESN وجود داشته باشد، برای مدیر اجرایی ما ایمیلی ارسال کرده بود و از او پرسیده بود «چرا این نوع روابط را ممنوع نمیکنیم؟» خوشبختانه پاسخ مدیر اجرایی یک جمله ساده بود «چون جهان از چنین قانونی تبعیت نمی کند».
محتواهای مشخصی وجود دارد که منابع انسانی آنها را ممنوع میکند؛ برای مثال خرید و فروش کالاهای شخصی یا دعوت کارکنان به هر رویداد خارجی که سازمان از آن حمایت نمیکند. حتی بحث‌های داغ سیاسی هم مجاز هستند. البته این بحث‌ها باید در گروه‌های مخصوص به آنها انجام شوند و افراد باید برای احترام به یکدیگر در این بحث‌ها به قوانین توجه داشته باشند.
جالب است که طی این سال‌ها ترکیب کاری/غیرکاری «شبکه اجتماعی سازمانی» تغییر کرده است. از آنجا که ما از ابتدا گروه‌ها را با عنوان کاری یا غیر کاری تگ کردیم، در روزهای اولیه راه‌اندازی در سال 2010 ترکیب معمول %55 کاری و %45 غیرکاری بود. این نسبت خوبی بود اما من توقع داشتم که درصد گروه‌های کاری بیشتر شود. این مرزبندی باعث این تصور شد که آنچه در «شبکه اجتماعی سازمانی» روی میدهد، بیشتر بحث‌های بی‌فایده است اما با گذشت زمان درصد گروه‌های کاری به طور مداوم افزایش یافت. اول به 40/60، بعد 35/65، 25/75 و در 7 ماه آخر سال 2015 این نسبت به 25/75 رسید. به نظر من با گذشت زمان افراد از ارزش کاری ESN آگاهی بیشتری پیدا کردند و از «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده بیشتری برای مکالمات کاری و پیشبرد فرایندهای کاری استفاده میکنند. اگرچه ممکن است هنوز گروه‌های غیرکاری مثل دوست‌داران موسیقی، دوست‌داران سگ‌ها و یا یکی از صدها گروه‌های غیرکاری، برای عده‌ای جالب باشد اما به نظر میرسد همزمان به مسائل و فرصت‌های کاری موجود توجه کافی دارند و از آنها غافل نمیشوند.
صاحبان کسب و کار بر این باورند که «شبکه اجتماعی سازمانی» به آنها کمک میکند که روابط و همکاری را در سازمان بهبود ببخشند و به همین دلیل روی آنها سرمایه‌گذاری میکنند تا برای آنها ارزش‌آفرینی کنند. البته که ما میخواهیم عمده آنچه در «شبکه اجتماعی سازمانی» روی میدهد ماهیت کاری داشته باشد و همینطور هم هست اما میخواهیم راه‌های جدیدتر کار کردن مجازی را هم که قسمت اعظم وقت افراد را به خود اختصاص میدهد، بشناسیم. ما باید بدانیم که ابعاد انسانی و میان فردی کار هنوز هم مثل همیشه بسیار مهم هستند. اگر کارها مجازی‌تر شوند، روابط غیرکاری و لحظات سرگرم‌کننده هم باید برای فراغت از کار روزمره بیشتر شود.
اگر هنوز هم در سازمان شما کسانی هستند که به لزوم وجود روابط غیرکاری در سازمان شک دارند می‌توانید دلایل منطقی را که بیان شد، در راستای تحقق نکته شماره 7 با آنها در میان بگذارید:
از محتوای کاری و غیرکاری حمایت کنید.
نوشته از: محسن روح‌الامین
ثبت نظر