توصیه شماره 3: توافق و مشارکت مدیران اجرایی

در سومین پست از مجموعه نکات من در مورد راه‌اندازی موفقیت‌آمیز شبکه اجتماعی سازمانی(ESN)  در مورد این توصیه مهم بحث خواهم کرد:

توافق و مشارکت مدیران اجرایی را در استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی به دست آورید

برای تشریح این توصیه از داستان سازمان خودم استفاده میکنم. تجربه ما در این مورد، داستان دو مدیر است که ارتباط بسیار متفاوتی با شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) ما برقرار میکردند و تأثیرات ناشی از این ارتباطات هم بر گسترش و محبوبیت استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) متفاوت بود.

در 2 سال اولیه استفاده‌ی ما از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مدیرعامل ما هیچ مشارکتی در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) انجام نمیداد. او فرد آگاهی بود و با فلسفه تلاش ما در این زمینه کاملاً موافق بود اما هرگز چیزی در شبکه اجتماعی سازمانی ارسال نمیکرد. میدانستم که گاهی وارد شبکه اجتماعی سازمانی میشود و جستجوهایی میکند اما هرگز وارد بحث‌ها نمیشد و من هیچ وقت ندیدم که در جلسات به شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) اشاره کند مگر در ویدئویی در یکی از جلسات پرسش و پاسخ که به سؤال یکی از کارکنان که در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مطرح شده بود پاسخ داد. در آن مورد، من سؤالاتی را که باید بررسی میشد، از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) کپی میکردم و به یک آدرس ایمیل خاص میفرستادم تا برای بررسی در ویدئوی پاسخ‌ها قرار گیرد.

طی دوسال اولیه استفاده‌ی شرکت ما از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)، رشد و گزینش مؤثری داشتیم اما سطح سوم چارت سازمانی کمترین ارائه را در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) داشتند. سطح میانی چارت سازمانی ما متشکل از مدیرانی بود که مشتاقانه از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) استفاده میکردند و کارکنانشان را هم برای استفاده از آن تشویق میکردند. مدیران دیگر و مدیران ارشد هم مشارکت بسیار کمی داشتند و البته برخی از مدیران میانی هم علناً کارکنان را از مشارکت منع میکردند.

اوایل سال 1392 مدیر اجرایی جدیدی وارد سازمان شد که بعد از بازنشستگی مدیرعامل، جایگزین او شد. مدیرعامل جدید ما دیدگاهی کاملاً متفاوت داشت و مشتاق تعامل در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) بود که این دیدگاه او باعث توجه مدیران ارشد و میانی به هدف و کاربرد استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) در 3 سال گذشته شد.

به این روش‌ها که مدیرعامل و سایر مدیران ارشد ما از آنها برای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)  به کار میگیرند توجه کنید.

مدیر تولید هر 3 ماه یکبار یک جلسه مدیریتی با حضور تعداد زیادی مدیر برگزار میکند. همه‌ی شرکت‌کنندگان باید سؤالات و نظرات خود را در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مطرح کنند. زمانی هم برای پرسش و پاسخ حضوری هست که سؤالات مخاطبان حضوری جمع‌آوری میشود. ما مکالمات را در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) به صورت هفتگی منتشر میکنیم تا تمام کارکنان سازمان – نه فقط شرکت‌کنندگان آن جلسه – بتوانند بحث‌ها را ادامه دهند.

از سخنرانان خواسته میشود که بعد از جلسه در تالارهای عمومی شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) وارد بحث‌ها شوند و سؤالات بی‌پاسخ در آنجا دنبال شوند.

مدیر تولید یک جلسه ماهانه هم با حضور جمعی از معاونان از سطح معاونت برگزار میکند که دو نفر از اعضای تیم من در اتاق هیئت مدیره در زمان تماس‌ها، ارسال زنده نکات کلیدی، سؤالات و … حضور دارند. در اتاق هیئت مدیره یکی از دو مانیتور بزرگ سیر مکالمات جلسه در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) را نشان میداد. سؤالات در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مانند سؤالات حاضرین در جلسه، به صورت شفاهی با مدیرعامل مطرح میشود.

یک جلسه سالانه بزرگ 2 روزه هم برگزار میشود که ما بازهم به صورت زنده مکالمات را در آن پست میکنیم. همه‌ی پست‌ها در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) یک هشتگ رویدادی دارند که با استفاده از آن افراد می‌توانند به راحتی رویدادها را دنبال کنند. ما جریان هشتگ را چند هفته قبل و بعد از رویداد در سازمان انتشار میدهیم.

بسیاری از مدیران از جمله مدیران ارشد از تالارهای عمومی موجود در نرم‌افزار شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) ایجاد تالارهای دوره‌ای استفاده میکنند که در آنها عناصر اجتماعی آنلاین یا به عنوان بخشی از یک رویداد (به همراه تماس‌های تلفنی، ارتباطات فردی یا مجازی) و یا صرفاً به عنوان یک ابزار ارتباطی در یک رویداد استفاده میشوند. برای مثال یکی از مدیران ارشد برای 3000 نفر از کارکنان سازمانی خود در تاریخ‌های مشخصی، بدون محدودیت زمانی در دسترس کارکنان خود قرار میگیرد تا آنها بتوانند بدون هیچ محدودیتی با او در مورد هرچیزی که میخواهند صحبت کنند.

بروسارد دائماً با بخش‌های مختلف سر میزند و عکس‌هایی از آنها میگیرد و در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)  با جملات انرژی‌بخش در مورد کارکنان و کار آنها، منتشر میکند.

لندینگ پیج شبکه داخلی ما هر موضوعی را که در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)  منتشر میشود با بحث‌های مربوط به آن را در اختیار همه افراد قرار میدهد. موضوعاتی که از سمت مدیرعامل مطرح میشوند معمولاً با یک سؤال از کارکنان پایان میپذیرد. پاسخ‌ها در زنجیره بحث‌های موجود در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)  قرار میگیرند. مدیرعامل معمولاً حدود 100 نظر را در اولین ساعات ارسال چنین پست‌هایی دریافت میکند.

مدیر تولید در زمینه‌های ورزشی مثل شنا، دو، دوچرخه سواری و… بسیار فعال است. او عکس‌هایی از ورزش‌های سه‌گانه و مناظری که در زمان ورزش با آنها روبرو میشود در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN)  قرار میدهد. عکس پروفایل او از دوچرخه‌سواری‌اش برای رفتن به محل کار است. سلامتی یکی از موضوعاتی است که در ESN ما بسیار مطرح میشود و این توجه به سلامت کارکنان را مهمتر جلوه میدهد.

Charlene Lie در کتاب خود به نام «مدیر متعهد: استراتژی برای دگرگونی دیجیتال[1]» از مدیعامل BUZZ   به عنوان مدیعاملی خواهان برقراری ارتباط با تعداد بسیار زیاد کارکنان خود از طریق شبکه اجتماعی درون سازمانی، نام برده است.

مدیر تولید از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) برای اعلام موفقیت‌های سازمان، جوایز و … استفاده میکند و از افرادی هم که در این موقعیت‌ها نقش داشتند تشکر میکند.

او در چالش 100 روزه شمارش گام‌های کارکنان یا به تیم‌ها می‌پیوندد و یا برای خود تیم درست میکند و در زمان چالش در بحث‌های کارکنان در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) شرکت میکند. چند سال پیش برای دعوت از 9 نفر اولی که قرار بود در تیم او باشند، پستی ارسال کرد و در تمام آن 100 روز دائماً از طریق شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) با اعضای تیمش در ارتباط بود. (و او به طور متوسط 17000 قدم در روز برای آن چالش برداشته بود: وقتی پای راه رفتن و زندگی سلامت به میان می‌آید این مرد واقعاً موجود عجیبی میشود.) وقتی کانال هفتگی ما خبر تولد مدیرعامل را منتشر کرد، سیل پیام‌های تبریک و تشکر از مدیر تولید به خاطر شیوه مدیریت او و کاهش قابل توجه سطوح سازمانی به دلیل استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) سرازیر شد.

واضح است که ما بسیار خوش‌شانس هستیم که مدیرعاملمان با حمایت از و مشارکت در شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) دیگران را به استفاده از آن تشویق میکند.

یکی از بهترین خاطرات من در مورد حمایت او از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مربوط به چند سال پیش است که در یک جلسه 100 نفری از او دعوت شد تا در مورد هزینه‌ها و نتایج ESN  توضیح بدهد. بروسارد جواب داد: من نمیدانم که شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) چقدر ممکن است هزینه داشته باشد اما میدانم که جمع شدن بیش از 50000 نفر در یک صفحه که همگی یک هدف را دنبال میکنند بسیار برای من مهم است. در همان هفته در جایی دیگر یک نفر از او سؤال مشابهی در مورد سرویس جدیدی برای مشتریان پرسید که نباید برای مشتریان هزینه اضافی داشته باشد و او در جواب گفت: گاهی بعضی کارها را فقط به این دلیل باید انجام داد که کارهای درستی هستند.

از آن به بعد دیگر نشنیدم که چنین سؤالاتی در مورد شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) ما پرسیده شود.

تعجبی ندارد که وقتی بالاترین مقام سازمانی از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) چنین استفاده و حمایتی میکند، شبهات مدیران میانی و ارشد در مورد این سیستم از بین میرود.

اصرار بر انکار نقش مهم این سیستم در موفقیت کسب و کار با داشتن چنین مدیرعاملی که دائماً کارکنانش را برای استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) تشویق میکند، غیرممکن است.

همه‌ی مدیرعاملان از شبکه‌های مجازی درون سازمانی یا برون سازمانی استفاده نمیکنند. ممکن است نیاز به آموزش معکوس [2] باشد. باید به تک تک آنها کمک کنیم که ترسشان را از تکنولوژی کنار بگذارند. ممکن است برای مدت کوتاهی نیاز باشد که به آنها برای شروع یک رویداد جدید و امتحان کردن آن به آنها کمک کنید. هیچکس نباید توقع داشته باشد رفتار و عقاید یک مدیر ارشد یک شبه تغییر کند اما منطقی است که توقع داشته باشیم که کم کم با درگیر کردن و مشارکت دادن به آنها برای تحقق اهدافشان کمک کنیم.

ارزش چنین مشارکت اجرایی غیرقابل وصف است. این کار به سازمان نشان میدهد که تکنولوژی ارزش تجاری بالایی دارد و استفاده از آن یک روش عادی برای برقراری ارتباط در تمام سطوح سازمانی است و به کسانی که در مورد سهولت استفاده از آن نگران هستند جرأت میدهد.

هنوز بعضی از مدیران در مقابل استفاده از شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) مقاومت میکنند. ما توقع نداریم که تمام افراد مشارکت و پذیرش کامل داشته باشند – حداقل فعلاً چنین توقعی نداریم اما در مقابل سال‌های گذشته پیشرفت‌های بسیار چشمگیری تا امروز داشته‌ایم.

ما همچنان با تکیه بر مهربانی مدیرعاملی که حمایت خود را با مشارکت شخصی خود نشان میدهد، پیشرفت خواهیم کرد.

آیا می‌توانید بدون حمایت مدیران عالی یک شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) موفق داشته باشید؟ شاید. اطمینان ما در 2 سال اول بدون آن رشد کرد اما با مشارکت فعال مدیرعامل سابق می‌توانستیم رشد بیشتر و سریعتری داشته باشیم.

حتی اگر هنوز از حمایت اجرایی و مشارکت شخصی مدیران عالی اطمینان ندارید، برای به کار گرفتن شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) تعلل نکنید.

اشتیاق سایر کاربران، وجود این سیستم را برای سازمان، ارزشمند خواهد کرد اما برای داشتن یک شبکه اجتماعی سازمانی (ESN) اثربخش تا میتوانید برای دستیابی به توصیه سوم تلاش کنید … .

توافق و مشارکت مدیران اجرایی را به دست آورید

نوشته از: محسن روح‌الامین

[1] . Engaged Leader : A Strategy for Your Digital Transformation

[2] . : REVERSE MENTORING آموزش افراد جوان و کم‌تجربه در سازمان به افراد مسن‌تر به دلیل اینکه آنها دانش به روزتری دارند.