فواید سامانه مدیریت جلسات چیست؟

سامانه مدیریت جلسات یک ابراز بسیار کاربردی در جهت برگزاری جلسات مکانیزه و تسهیل مدیریت جلسات خواهد بود. مکانیزه برگزارشدن هر عملی نشان از انجام سریع و دقیق­تر آن عمل دارد. برگزاری جلسات مکنیزه به شما این نوید را می­دهد که آن جلسه پتانسیل و ظرفیت این را دارد که یک جلسه بسیار موفق و منظم باشد.

شما برای برگزاری یک جلسه موفق نیاز دارید تا سه مرحله را به طور کامل زیر نظر داشته باشید.

یک مرحله قبل از برگزاری جلسه که در آن دعوت از میهمانان، مکتوب شدن اهداف داخل جلسه و متن سخنرانی جلسه حاضر می­شود. مرحله دوم، داخل جلسه در حین برگزاری جلسه است که در آن ریز به ریز اتفاقات جلسه و تحلیل وقایع باید ذکر شود.

و مرحله سوم در انتهای جلسه مصوبات نیز باید ثبت و مکتوب گردد.

مدیریت جلسات در یک سازمان و فرآیند کار آسانی نیست. اگر مدیریت جلسات را بخواهیم به صورت کاملاً سنتی و فیزیکی پیش ببریم، قطعاً با مشکل مواجه خواهیم شد. مدیریت جلسات به صورت سنتی ممکن است انرژی زیادی را از مجموعه شما بگیرد و تعداد بیش از یک نفر را درگیر کند اما اگر از خدمات سامانه مدیریت جلسات به صورت هوشمند استفاده شود، قطعاً انرژی کمتری را از شما می­گیرد و در عین حال بازدهی بیشتری دارد.

نگهداری آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسه چه سودی دارد؟

در برگزاری یک جلسه، مکتوب کردن تمامی اتفاقات امری بسیار مهم و کاربردی تلقی می­شود. اگر در حین برگزاری یک جلسه تمام صحبت­ها، اظهار نظرها، تحلیل­ها و تصمیم­‌گیری­‌ها ذکر شوند، پس از آنکه مدتی از جلسه بگذرد و شما نکته­‌ای از جلسه یا تحلیلی فردی از کسی را فراموش کرده باشید، به راحتی می­توانید به آرشیو اطلاعات سوابق جلسات خود مراجعه کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را بازیابی کنید.

همین نکته و همین امر نیز در رابطه با استخراج مصوبات جلسات مختلف وجود دارد. به عنوان مثال اگر طرف مقابل شما در جلسه مصوبه­‌ای را پذیرفته باشد و به انجام کاری متعهد شده باشد و پس از مدتی از قول و تعهد خود سرپیچی کرده باشد، شما قادر هستید با مراجعه به آشیو مصوبات سابق جلسات، اطلاعات و اسناد امضاء شده را استخراج کرده و حرف خود را ثابت کنید. چنین مزایایی، بهره‌­رسانی ثبت تمامی مصوبات جلسه در سیستم را نشان می­دهد که شما می­توانید با استفاده از خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات از این مزایا بهره­‌مند شوید.

فواید سامانه هوشمند مدیریت جلسات و بالا رفتن سرعت پیگیری قبل و پس از برگزاری جلسه

در سیستم مدیریت جلسات، پیگیری امری بسیار ضروری و مهم تلقی می­شود. در برگزاری جلسات دو مرحله پیگیری جدی وجود دارد.

پیگیری قبل از برگزاری جلسه به منظور قطعی کردن تاریخ و زمان برگزاری و تعیین افراد جلسه و همچنین رد و بدل کردن اسناد مورد نیاز.

یک مرحله از پیگیری نیز پس از برگزاری جلسه است. پس از اتمام جلسه مصوباتی ثبت می­شوند که نیاز به پیگیری اجرایی دارند و برای آن پیگیری باید از سیستم پیگیری مصوبات سامانه هوشمند مدیریت جلسات استفاده کرد.

همانطور که گفتیم، مکانیزه شدن برگزاری جلسات و افزایش دقت پیشرفت مراحل مدیریت جلسات باعث می­شود که سرعت پیگیری و همچنین به طور کل سرعت روند مدیریت جلسات بالا رود.

فواید سامانه مدیریت جلسات و افزایش بهره وری

شما تصور کنید که برای انجام فرآیند کاری مدیریت جلسات بخواهید به صورت سنتی و فیزیکی عمل کنید. اگر بخواهید همه کارها را خودتان انجام دهید قطعاً سخت است و اگر بخواهید یک نفر دیگر از منابع نیروی انسانی را درگیر کنید از لحاظ بهره وری از منابع انسانی مجموعه دچار ضرر و آسیب خواهید شد. یک سیستم مدیریت جلسات بهره ­وری زمانی و همچنین صرفه­ جویی در زمان کاری مجموعه را به شما هدیه می­دهد.

فواید سامانه هوشمند مدیریت جلسات و بالارفتن امنیت اطلاعات سازمان

امنیت اطلاعات در کار تیمی و سازمانی بسیار اهمیت دارد زیرا همه اطلاعات موجود، نتیجه ساعت­ها تفکر و تلاش تیمی است و در صورت از بین رفتن اطلاعات یا سرقت آن­ها اطلاعات ارزشمندی را از دست داده‌­ایم. یکی دیگر از مزایایی که سامانه هوشمند مدیریت جلسات برای شما به ارمغان می‌­آورد این است که امنیت اطلاعات جلسات برگزار شده را بالا می­برد.

تصور کنید که سیستم مدیریت جلسات شما به صورت سنتی و فیزیکی اداره شود. احتمال گم شدن و به سرقت رفتن اطلاعات و مصوبات مکتوب­ شده جلسات کاری شما بسیار بالا است. چنین چیزی به ما هشدار می­دهد که لازم است تا از یک سیستم مدیریت جلسات امن و هوشمند استفاده کنیم.

سیستم مدیریت وظایف و ارتباط آن با سیستم مدیریت جلسات کاری

مدیریت وظایف و کارها در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.

یکی از سخت‌­ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌­ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی‌خبری­‌هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت‌­ها، آن­ها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.

مدیریت جلسات و تمرکز بالا بر اجرای مناسب روند مدیریت جلسات یک مجموعه زیرشاخه‌­ای از نقش سیستم مدیریت وظایف در یک مجموعه و تیم کاری است. اگر مدیریت جلسات به صورت سیستماتیک و مکانیزه پیش برود، آن موقع می­توانیم بگوییم که سیستم مدیریت وظایف نیز بخشی از آن به خوبی کار کرده است و هوشمندسازی سیستم مدیریت جلسات به نوعی، هوشمندسازی بخشی از سیستم مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها محسوب می­شود.

اسنفاده از خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک به شما در بالارفتن بهره‌­وری از فرآیند مدیریت جلسات مجموعه کمک شایانی خواهد کرد و در عین حال که سیستم مدیریت جلسات شما را پیشرفته‌تر میکند، سیستم مدیریت وظایف مجموعه و بخشی از آن نیز پیشرفت تکنولوژیک خواهد کرد.

خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک و یکپارچه سازی اطلاعات

یک سازمان داده محور نیازمند اطلاعات یکدست و یکپارچه است . یکپارچه‌سازی سیلوهای متعدد سازمانی یک بینش جدید در خصوص مشتریان، محصولات، کانال‌های بازاریابی و … را ایجاد می‌نماید و درعمل بستر مناسب جهت نگرش 360 درجه‌ای به موجودیت‌های اصلی کسب وکار (به عنوان نمونه مشتری) را در یک سازمان فراهم میکند .

با نگرش محدود و جزیره‌ای به موجودیت‌های اصلی کسب و کار یک سازمان و با فرض صحت داده مرتبط با موجودیت‌ها، نمی‌توان در بازار رقابتی شدید امروزی حرف زیادی برای گفتن داشت و این نوع سازمان‌ها با فرض امکان استمرار حیات خود، ناچار خواهند شد که همواره مهمترین تصمیمات را بر اساس حداقل داده مرتبط با آن موجودیت بخصوص اتخاذ نمایند. این نوع سازمان‌ها نباید انتظار داشته باشند که سهم آنها در بازار رقابتی  روند رو به رشدی را داشته باشد.

ایجاد زیرساخت‌های لازم جهت مدیریت داده، پیش فرض اولیه برای تولید ارزش از داده به عنوان یک سرمایه در سازمان و حرکت به سمت یک سازمان داده محور است. این کار محقق نمیشود مگر این که تکلیف سازمان خود را با داده مشخص کنیم و به دنبال ایجاد یک استراتژی منسجم در خصوص داده باشیم. استراتژی داده با استراتژی فناوری اطلاعات و  معماری سازمانی مرتبط است و از طریق تعامل با معماری داده و اطلاعات که بخشی از معماری سازمانی است، پیاده سازی و عملیاتی خواهد شد.

استراتژی داده می‌بایست با استراتژی فناوری اطلاعات کاملاً همسو باشد. ماهیت وجودی استراتژی داده، ایجاد مزیت برای کسب و کار و مشارکت جهت نیل به استراتژی کسب و کار است. استراتژی داده می‌بایست به یک چارچوب عملیاتی ترجمه شود تا این اطمینان حاصل گردد که استراتژی تدوین شده در عمل محقق می‌گردد.

با خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک آشنا شدیم

با خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک آشنا شدیم و دریافتیم که در حال حاضر در بخش فرآیندی مدیریت جلسات، هوشمدسازی سیتم آن و همچنین استفاده از نرم افزار­های کاربردی واجب و مهم است. خدمات سامانه هوشمند مدیریت جلسات همتاک، دربرگیرنده تمام مراحل یک جلسه خواهد بود.

شما برای برگزاری یک جلسه موفق نیاز دارید تا سه مرحله را به طور کامل زیر نظر داشته باشید. یک مرحله قبل از برگزاری جلسه که در آن دعوت از میهمانان، مکتوب شدن اهداف داخل جلسه و متن سخنرانی جلسه حاضر می­شود. مرحله بعد داخل جلسه در حین برگزاری جلسه است که در آن ریز به ریز اتفاقات جلسه و تحلیل وقایع باید ذکر شود و همچنین در انتهای جلسه مصوبات نیز باید ثبت و مکتوب گردد.

فناوران سپهر ماهان با ارائه سامانه مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک، خدماتی چون ایجاد هماهنگی در تشکیل جلسه، دعوت به جلسه، تعیین مصوبات جلسه، تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات محول شده و ارسال یادآوری را به صورت کاملاً دیجیتال و کاربردی انجام می­دهد.

نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات همتاک امکانات متنوع و قابلیت‌های متعددی داراست که با کمک آن‌ها، برنامه ریزی و کمک به انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات از برنامه ریزی زمان جلسه گرفته تا ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات را امکان‌پذیر می‌سازد.

برای دریافت مشاوره رایگان در مورد نرم افزار روی درخواست دمو کلیک کنید.