سازماندهی اطلاعات از وظایف مهم مدیریت دانش سازمان است. با توجه به آنکه اطلاعات موجود در یک سازمان بسیار ارزشمند هستند، پس نیاز دارند تا طبقه بندی شوند و این دسته بندی اطلاعات باید به گونه‌ای باشد که در مدیریت و کنترل فرآیند و فعالیت‌های سازمان مؤثر واقع شود. اگر این طبقه‌بندی به صورت اصولی و حرفه‌ای انجام گیرد، نظم و هم افزایی اطلاعاتی در سازمان ایجاد شده که در نهایت می تواند پیشرفت و پویایی بسیار مؤثری را در سازمان به وجود آورد.
نرم‌افزار مدیریت دانش مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارها برای ایجاد ارتباط میان کارکنان و ایجاد انگیزه‌ی لازم برای به اشتراک‌گذاری تجربیات و یادگیری از یکدیگر فراهم می‌شود.
این سیستم جهت ایجاد بستری برای شناسایی و دسترسی متخصصین به فضایی برای اشتراک‌گذاری حجم انبوه دانش و کمک به مدیران ارشد به تصمیم‌گیری فراهم آمده است تا امکان تحلیل وضعیت جاری و پیش‌بینی آینده را فراهم سازد. همینطور بدین‌وسیله از اتلاف زمان و آزمون و خطا برای رسیدن به روش درست جلوگیری می‌شود.
نرم افزار مدیریت دانش، یک ابزار و محیط کاری است که استقرار آن در سازمان یکی از عوامل تضمین‌کننده‌ی رقابتی پایدار است و منجر به افزایش میزان بهره‌وری از سرمایه‌های انسانی خواهد شد.
مدیریت دانش مؤثر، دانش افراد موجود در سازمان شما را تحت کنترل در آورده و به آسانی بین کارکنان سازمان به اشتراک می‌گذارد. بدین ترتیب سازمان شما زمانی که افراد به مرخصی میروند، بیمار می‌شوند یا شرکت را ترک می‌کنند با هیچ مشکل و بحرانی مواجه نخواهد شد.
مدیریت دانش سازمانی فقط در لایه‌های مدیریتی نیست، بسیاری از تجربیات و رویدادهای آموزنده در لایه‌های عملیاتی و کارشناسی شرکت‌ها به وجود می‌آیند. نرم‌افزار مدیریت دانش سپهر ماهان، سیستمی جدید و مبتکرانه و مبتنی بر شبکه اجتماعی سازمانی است. این سیستم سعی دارد تمامی مراحل مدیریت دانش از جمله اکتساب و گردآوری دانش، ساختاربندی دانش، اشتراک و تسهیم دانش را در بر بگیرد.
