رسانه اجتماعی سازمانی که در محل کار برای هدف کاری استفاده می‌شود، در حال قوی‌تر شدن است. IBM یکی از چندین شرکتی بزرگی است که دارای مجموعه‌ای از همکاری یکپارچه و تکنولوژی رسانه اجتماعی سازمانی را ارائه می‌دهد. تکنولوژی Lotus Quickr و Lotus Connections آن که منجر به همکاری شده است، مزیت‌های رسانه اجتماعی سازمانی، ویکی‌ها، بلاگ‌ها، میکروبلاگ‌ها و پیغام رسانی زمان واقعی را برای دنیای شرکت به ارمغان آورده است. جف شیک (Jeff Schick) معاون نرم‌افزار اجتماعی شرکت IBM مسئول این محصولات است. من برای سؤال خود یعنی «شکل بخشیدن به تکنولوژی همکاری» از شیک خواستم تا توضیح دهد چگونه نسل جدید تکنولوژی سازمان 2.0 (Enterprise 2.0) باعث می‌شود که دانش و فرآیندها به تدریج دریافت شوند. اینجا برخی از قسمت‌های مکالمه ما وجود دارد:
دن وودز (Dan Woods): چرا نگاه کردن به چیزی فراتر از همکاری و پیدا کردن فرصتی برای کشف دانش و فرآیندها مهم است؟
جف شیک: افرادی وجود دارند که می‌دانند کارها را چگونه انجام دهند و افرادی هم هستند که نیاز دارند تا بدانند چگونه کارها را انجام دهند. کار، چه معرفی یک کارمند جدید باشد، چه ثبت یک Patent یا ایجاد پروپوزال برای موفقیت کسب و کار، ما با دانستن چیزهایی که آموخته شده و انتشار هر چه بیشتر آن و با استفاده از الگوهای تکراری، بهره‌مند می‌شویم. اگر انجام این فرایندها ساده باشد، هم ایجادکننده و هم استفاده‌کننده از دانش به چنین فرایندهایی علاقمند هستند. فرصت برای کارایی و بهره‌وری زیاد است.
پیش‌شرط‌های لازم برای دریافت دانش و کشف فرایند در الگوهای فعالیت چیست؟
نقطه‌ی شروع برای بیشتر کارها، جستجوی افراد، دانش مورد نیاز، اختراعی قبلاً ثبت شده است. نباید با این ایده که باید فرایندهای کسب و کار تکرارشونده را ایجاد کنید، سریعاً شروع کنید. هدف اول استفاده از همکاری برای ایجاد بدنه‌ی کار است. این به معنای داشتن مخزنی است که کارکنان می‌توانند افرادی را پیدا کنند که به آن‌ها کمک کند، از وضعیت مالکیت‌های معنوی که به مسئله‌ی آن‌ها مربوط می‌شود مطلع شوند و دیگر منابع دانش را که به صورت‌های مختلفی دسته‌بندی شده‌اند را جستجو کند. گام بعدی تعیین کار برای دیگران به همراه دانش مربوط به آن است. برای انجام کاری خاص، ممکن است نیاز به افراد، اختراع (مالکیت معنوی)، یا دانش دیگری باشد. این همان جایی است که ایده الگوی فعالیت، حیاتی می‌شود. الگو نه تنها اطلاعات را جمع‌آوری می‌کند بلکه گام‌های انجام کار و توضیح اینکه در هر گام چه اتفاقی می‌افتد را هم شامل می‌شود. اگر بدست آوردن اطلاعات برای وظیفه و گام‌ها ساده باشد، الگوهای یک فعالیت خاص رشد می‌کند تا به صورت توصیف کاملی از فرایندها درآید؛ در نتیجه نیاز نیست که کارکنان چرخ را دوباره اختراع کنند و می‌توانند با کارایی بیشتری و کیفیت بالاتری کار کنند.
آیا انعطاف‌پذیری الگوهای فعالیت، برای موفقیتش مهم است؟ شما چگونه میزان آزادی مورد نیاز فرایندها را کنترل می‌کنید؟
الگوهای فعالیت باید دعوت نامه‌ای برای دریافت و اشتراک بیشتر دانش باشد. اضافه کردن ایده‌ی خود به الگو باید راحت باشد. برخی از الگوها ممکن است بسته‌تر از بقیه باشند. برای معرفی کارمند جدید، به احتمال زیاد گام‌ها تغییر نمی‌کنند زیرا یک فرد تصمیم گرفته است که این کارمند این فرایند را دوست ندارد ولی برای این فرد باید امکان گذاشته شود که بتواند کامنتی بگذارد که بتواند آن را با کسانی که فرایند را کنترل می‌کنند، به اشتراک بگذارد. برای فرایندهایی که هنوز به خوبی تعریف نشده اند، الگو نقطه‌ی شروع است و همه‌ی افرادی که از آن استفاده می‌کنند می‌توانند ایده‌هایی را که در هنگام استفاده از الگو داشته‌اند را به آن اضافه کنند.
نتیجه نهایی چیست؟
اولین نتیجه‌ی نهایی این است که افراد از الگو استفاده می‌کنند تا از اشتباه جلوگیری شود یا کار خود را نسبت به زمانی که الگو نبود، بهتر انجام دهند. به همین دلیل است که فرایندها کاراتر می‌شوند. نتیجه‌ی بزرگتر ایجاد حافظه برای شرکت و کتابی از راهکارها است که همراه با رشد سازمان برای مواجه شدن با چالش‌های جدید، توسعه می‌یابد و بزرگتر می‌شود. الگوی فعالیت‌ها این امکان را می‌دهد که دانش افراد دریافت شود بنابراین، ترک افراد کمتر اتفاق می‌افتد.
در IBM مزیت‌های بیشتری داریم زیرا محصولات بیشتری را به بازار ارائه می‌دهیم. ما از الگوهای فعالیت در نواحی تخصصی استفاده می‌کنیم در نتیجه مشتریان ما می‌توانند دانش و فرآیندهایی را در مورد هوش تجاری به‌دست آورند یا بدانند چگونه می‌توانند با استفاده از برنامه‌های CRM با چالش‌های مشتری برخورد کنند.
چه نوع نظم سازمانی مورد نیاز است؟
توضیح اینکه چگونه رسانه اجتماعی سازمانی و تشریک مساعی (همکاری همزمان)، یک شرکت را تغییر می‌دهد ساده است. وادار کردن هزاران نفر به استفاده از این تکنولوژی‌ها هیچ وقت اتوماتیک نیست. در IBM هزاران گروه داریم که در حول موضوعات خاصی شکل گرفته‌اند. برای مثال انجمن بانوان در اروپا 23000 عضو دارد. انجمن developerWorks خارجی ما 8 میلیون عضو دارد.
تمام افراد در این انجمن‌ها دانش خود را در مورد چیزهایی که بر روی آن ها تأثیر می‌گذارد و درباره‌ی اینکه چگونه کار خود را انجام دهند، به اشتراک می‌گذارند. الگوی فعالیت به همراه فروم‌های گفتگو، ویکی‌ها، بلاگ‌ها و میکروبلاگ‌ها مخزن اصلی برای آن دانش است. همه به هم متصل هستند. برای اینکه کار کنند باید افراد باهوش و با‌انگیزه، ابزارهایی مانند Lotus Connections و Lotus Quickr و همینطور آموزش عمیق و حساب شده داشته باشید ولی فرهنگ شما باید بر دستیابی به دانش و به اشتراک‌گذاری آن متمرکز باشد. باید برای این فعالیت‌ها جوایز و پاداش‌هایی داشته باشید.
بیشتر اشتباهات در دریافت دانش و فرایندها چه هستند؟
باید به کاربران اجازه دهیم تا چیزهای مهم را تعیین کنند. افرادی که عهده‌دار ارتقای استفاده از تشریک مساعی (همکاری همزمان) هستند، نباید به سرعت وارد فرآیندهای ایجاد الگوهای کسب و کار و دریافت دانش شوند. تا زمانی که افراد کامنتی را برای فعالیتی بگذارند صبر کنید و سپس یک الگو معرفی کنید. برخی اوقات افراد متعصب الگویی را برای یک فعالیت اجبار می‌کنند که مناسب آن نیست.
همچنین ایجاد همکاری و تشویق به استفاده از الگوهای فعالیت، یک پروژه نیست. این کار باید در روشی که کارمندان جدید به فرهنگ سازمان معرفی می‌شوند گنجانده شود و با آموزش مدام تقویت شود و دائماً بهبود پیدا کند.
در نهایت این که قابلیت استفاده باید دارای استاندارد بالایی باشد. بهترین واسط‌های کاربری مشتریان باید مدلی باشد که خودش دنبال شود نه مثل دیگر برنامه‌های کاربردی سازمان اجباری باشد.
مترجم: محسن روح‌الامین
ثبت نظر