نرمافزار مدیریت دانش یکی از سیستم‌های مهم و جزو جدایی‌ناپذیر سازمان‌های متوسط و بزرگ است. امروزه عصر داده‌های بزرگ (Big Data) است. ظهور ابزارهای ذخیره سازی نامحدود داده‌ها، آنها را نه تنها قابل استفاده، بلکه مقرون به صرفه کرده است. در حال حاضر ده‌ها پلتفرم تجاری مدیریت دانش کسب و کار وجود دارد بلکه دسترسی به این داده‌ها را تسهیل می‌کنند. این دسترسی از اطلاعات مشتری و دانش کسب و کار گرفته تا اسناد تجاری داخلی همگی در دسترس قرار میگیرند اما ذخیره و جمع آوری داده‌ها مشکلی نیست. مسئله واقعی امروز این است که چگونه میتوان آن دانش و داده را سازماندهی و جستجو کرد؟
فهرست عناوین:
- نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
- استفاده از نرمافزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟
- زیر سیستم‌های مدیریت دانش چه هستند؟
- انواع سیستم‌های مدیریت دانش
- نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟
- نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟
نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
نرمافزار مدیریت دانش (KM) نرمافزاری است که به شناسایی، ایجاد، توزیع و سازماندهی مجموعه دانش یک شرکت کمک میکند. نرمافزار مدیریت دانش، در بهترین حالت، مجموعهای واحد و یکپارچه از اطلاعات را برای کسب و کار فراهم میکند تا به راحتی قابل دسترس باشد.
به عبارتی نرم افزار مدیریت دانش، سامانه‌ای یکپارچه و هوشمند است که کارکردها و وظایف مدیریت دانش را به صورت اتوماتیک و سیستماتیک پیش خواهد برد. این نرمافزار با هدف آسان‌سازی فرآیند مدیریت دانش در سازمان‌ها گام بر میدارد تا بتواند در جهت افزایش بازدهی مدیریت کلی سازمان اقدام نماید. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک‌های اطلاعاتی کاربردی با قابلیت جستجوی هوشمند، بستری امن و منظم را با هدف طبقه‌بندی اطلاعات ایجاد میکند. همچنین از دیگر وظایف آن میتوان به یکپارچه‌سازی منابع دانش سازمانی اشاره کرد. این یکپارچه‌سازی بسیار مهم و حائز اهمیت بوده که با توجه استفاده حداکثری مدیریت دانش از دانش‌های سازمانی، شاخص عملکردی مدیریت سازمانی را ارتقاء میدهد.
ویژگیهای یک نرمافزار مدیریت دانش به صورت زیر است:
- دسترس پذیری آسانی دارد
- قابل جستجو است
- به روز رسانی مداوم پایگاه دانش مهم است
نرمافزار مدیریت دانش برای افزایش سرعت ، بهره وری و سودآوری سازمان طراحی شده است اما در این راستا چالش‌هایی وجود دارد. در ادامه چند چالش اصلی که نرمافزار مدیریت دانش را برای انواع کسب‌وکارها مهم می‌سازد، اشاره می‌کنیم.
چالش شماره ۱: دسترسی به دانش
داده‌های فراوان و بی‌انتها به معنای تولید دانش بی‌نهایت است. با نرمافزار مدیریت دانش، میتوان همه دانش و داده‌های موجود از مشتری گرفته تا کارمندان را جمع آوری کرد اما اینکار به این سادگی هم امکان پذیر نیست مگر اینکه شرکت یک سیستم مدیریت دانش داشته باشد که بتواند به سرعت و به راحتی از داده‌های کارمندان و مشتریان بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند استفاده کند.
به عبارت دیگر، هیچ پایگاه داده‌ای نمی‌تواند وجود داشته باشد. دانش باید در زمان واقعی قابل دسترس باشد، حال اگر شرکت شما در حد وسیع کار کند، باید از هر دستگاهی، در هر نقطه از جهان که باشد، و حتی به چندین زبان در دسترس باشد.
چالش شماره ۲: مسیر کشف دانش
این قسمت ممکن است بزرگترین چالش همه کسب و کارهایی باشد که به سیستم مدیریت دانش دسترسی دارند. اگر کاربر نتواند هر آنچه که می‌خواهد سریع و کارآمد پیدا کند، جمع آوری همه این داده‌ها بی‌فایده و بلا استفاده است. بخشی از قسمت جذاب و کاربردی نرمافزار مدیریت دانش که باعث میشود آن را بسیار قدرتمند کند، این است که تضمین میکند داده‌ها را به گونه‌ای سازماندهی کند که برای مردم منطقی و قابل فهم باشد اما حتی اگر نرمافزار KM این کار را به خوبی انجام دهد، باز هم کل معما را حل نکرده است: کاربر چگونه نتایج دلخواه را پیدا کند؟
راه حلی برای این چالش وجود دارد آن هم: جستجو توسط سازمانی که از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و فیلترهای هوشمند استفاده میکند.
چالش شماره ۳: به روز رسانی دانش
تصور کنید به همه این دانش سازمانی دسترسی دارید و حتی می‌توانید هر چیزی را که به آن نیاز دارید در کسری از ثانیه پیدا کنید اما این مورد هم هنوز سومین و آخرین چالش را حل نمی‌کند، یعنی اطمینان از آپلود و به روز رسانی داده‌ها به طور منظم و در زمان واقعی بدون دخالت انسان.
برای اینکه دانش واقعاً مؤثر باشد، نرمافزار مدیریت دانش باید دائماً به روز باشد. بدون این به روز رسانی، شما داده‌های قدیمی دارید که با آنچه در حال حاضر در کسب‌وکار شما وجود دارد، هیچ ارتباطی ندارند.
جستجو میتواند چالش‌های مدیریت دانش را حل کند. شاید جذاب‌ترین و قدرتمندترین ابزار، جستجوی سازمانی باشد، که به کارمندان اجازه میدهد در هر زمان و از هر مکانی میتوانند به جستجو و در نتیجه دسترسی به محتوا و دانش شرکت خود دسترسی داشته باشند.
استفاده از نرمافزار مدیریت دانش چه دستاوردی برای سازمان دارد؟
فرایند مدیریت دانش در هر سازمان رو به رشدی سنگین و پیچیده است. نرمافزار مدیریت دانش برای افزایش ارتباطات سازمانی و همچنین پشتیبانی از این فرایندها، تهیه شده و این ارتباطات را آسان میکند.
این نرم افزار، در مدیریت شناسایی، خلق، ذخیره سازی، به انتشار و به کارگیری اطلاعات و دانش تولید شده، مورد استفاده قرار میگیرد. استفاده از برنامه نویسی، هوش مصنوعی و الگوریتم‌های هوشمندانه و به روز این برنامه‌ها در کارایی آنها مؤثر است. ظاهر کاربرپسند و مناسب کمک میکند تا سازمان‌های متوسط و بزرگ مدیریت دانش خود را پیاده سازی کنند.
دانش در سازمان میتواند به صورت متن، صوت و ویدیو باشد. این اطلاعات باید قابل نشر و به اشتراک گذاری باشد. جالب اینکه مدیر ارشد میتواند نقش‌های مختلفی برای استفاده از این نرمافزار تعریف کرده و به افراد مختلف دسترسی مربوط به خودشان را بدهد.
مثلاً مدیران میانی میتوانند داده‌ها را تحلیل کنند. کارکنان اطلاعات و دانش را تولید و ذخیره کنند.
دانش در سازمان ارزش ایجاد میکند. پس لازم است مدیریت شود تا در راستای اهداف سازمان مفید و مؤثر باشد اما ارزشمندی در هر سازمان یا هر بخشی از سازمان متفاوت است. در بخشی لازم است چرخه اجرای پروژه با بهره‌گیری از دانش تولید شده کوتاه‌تر شود. یا در بخشی آموزش به کارکنان جدید یا تغییر یافته در کمترین زمان و با بالاترین کیفیت انجام شود. در این صورت وجود یک نرمافزار مدیریت دانش ضروری به نظر می‌رسد.
اهداف یک سازمان به صورت زیر خلاصه شده است اما اینکه نرمافزار مدیریت دانش چه جایگاهی دارد نیازمند بررسی‌های بیشتری است.
- بهره‌وری: بهره‌وری، اهداف کسب و کار متفاوتی را پوشش میدهد. مثل کاهش زمان انجام کار یا فرایندی. مثلا چطور میتوان زمان سفارش تا فروش را کاهش داد. یا حتی به موارد افزایش کیفیت هم پرداخته میشود. مثل بهبود کیفیت ارتباط با مشتری. این موارد اهداف قابل اندازه‌گیری هستند. پس با استفاده از دانش تولید شده در گذر زمان و بر اساس تعاملات مستقیم با افراد، به دست آمده و ذخیره و دسته‌بندی و همچنین استفاده مجدد از این دانش میتواند سودمند باشد.
درست است که تأثیر مدیریت دانش بر بهره‌وری، ممکن است دشوار باشد اما آنچه در نهایت به دست می‌آید، سود سازمانی است.
حال تصور کنید دانش موجود در سازمان بسیار پراکنده و دور از دسترس باشد! در این صورت کارمندان باید برای جستجو و دریافت اطلاعات موردنیاز خود تلاش بیشتری انجام داده و زمان زیادی صرف کنند. در ضمن به اشتراک گذاشتن این دانش نیز سخت‌تر است اما با استفاده از یک برنامه مدیریت دانش خوب، اتلاف زمان کمتر بوده و رضایت کارکنان نیز بخاطر دسترسی سریع، راحت‌تر و اشتراک گذاری آن، افزایش می‌یابد.
به علاوه افرادی که در سازمان حضور ندارند ولی نقش نقش مهمی ایفا می‌کنند و دورکار هستند نیز مفید است.
- ایجاد سازمان مدرن و هوشمند: اگر سازمانی مشتاق پیش روی در دنیای دیجیتال باشد، نرمافزار مدیریت دانش گزینه مطلوبی برای آن است. چرا که با استفاده از این سیستم میتوان دانش مورد نیاز را شناسایی و راهکار خوبی برای اجرای آن پیدا کرد. مستندسازی روال اجرایی، گردش کار، الگوریتم‌ها، مدیریت تغییر، آموزش‌ها و … همگی از دستاوردهای استفاده از نرمافزار مدیریت دانش در سازمان است.
- دسترسی برای همه اعضا: کارکنان، مدیران و کارشناسان میتوانند با استفاده از این سیستم، اطلاعات را به روز کرده، مدیریت کنند. یاد بگیرند و از آنها جهت تجزیه و تحلیل و پیدا کردن راهکار استفاده کنند.
- استراتژی‌های یکپارچه سازی: یکپارچه سازی دانش سازمانی میتواند تحول عظیمی در سازمان باشد. چرا که هیچ تبعیضی بین کارکنان هم رده وجود نخواهد داشت. تقسیم دانش یکی از بزرگترین خواسته‌های مجریان و مدیران مدیریت دانش در سازمان است. چرا که دانش آشکار خواهد شد و فقط بخشی از آن پنهان است. دانش پنهان شخصی است و نمی‌توان آن را به صورت کامل انتقال داد. حال اگر این دانش مکتوب شده و در دسترس سایرین قرار بگیرد، ارزشمندتر خواهد شد.
- باعث ایجاد بانک دانش میشود. بانکی که قابل دسترس، طبقه بندی و قابل جستجوست. پس برای فرایندها و پروژه ها مفید بوده و کاربرد فراوانی دارد. امکان گزارش‌گیری پویا وجود داشته و قابل ارتقا است.
- تشکیل انجمن‌های حرفه‌ای و ایجاد رقابت مثبت جهت سازندگی: با استفاده از نرمافزار مدیریت دانش میتوان بحث های گروهی و تخصصی را مدیریت کرده و انجمن‌های حرفه‌ای تشکیل داد. مشارکت سایر اعضا را در تصمیم گیری‌ها و فضای حل مسئله پررنگ‌تر کرد. همچنین سؤالاتی که برای سایر کارکنان به وجود می‌آید را پاسخ داد. همچنین با استفاده از سیستم پاداش دهی، فعالیت در افزایش دانش را به عنوان عاملی انگیزشی جهت همکاری عنوان کرد. در این صورت ضمن افزایش دانش، پویایی مفید و مثبتی شکل خواهد گرفت.
- مدیریت بهتر با نرمافزار مدیریت دانش: کاربران و محتوای تولید شده قابل بررسی هستند. امکان ویرایش، حذف و یا بازیابی دانش وجود خواهد داشت. گزارش‌های آماری از روند فعالیت کاربران، دانش و داده‌ها وجود دارد. میتوان واحدها را مدیریت کرد و انواع دسته بندی‌ها را انجام داد.
زیر سیستم‌های مدیریت دانش چه هستند؟
در انواع نرم افزار مدیریت دانش، سیستم‌ها و زیرسیستم‌هایی وجود دارند که اطلاع از آنها شما را در شناخت از نرم افزار مدیریت دانش بسیار کمک خواهد کرد.
- مدیریت چرخه دانش
یکی از زیرسیستم‌های اصلی نرم افزار مدیریت دانش، مدیریت چرخه دانش است که وظایف ثبت، دسته‌بندی، اعتبارسنجی، دسترسی‌دهی و به‌کارگیری دانش را بر عهده دارد. مدیریت چرخه دانش فرآیندی اساسی و تأثیرگذار در یکپارچه‌سازی منابع دانش سازمانی است.
- شبکه اجتماعی سازمانی
از دیگر زیرسیستم‌های موجود در یک نرم افزار مدیریت دانش، ساخت شبکه‌های اجتماعی سازمانی مبتنی بر دانش است. همانطور که میدانید شبکه‌سازی در مدیریت سازمان امری بسیار مهم و در عین حال سخت محسوب میشود که با وجود ارائه چنین خدماتی از جانب انواع نرم افزار مدیریت دانش، میتوان کارآمدی آنها را به اثبات رسانید.
- بازی سازی
یکی دیگر از این زیرسیستم‌ها انگیزش و بازی‌سازی (gamification) است. بازی‌سازی به معنی آن است که از روش‌های امتیازدهی و رتبه‌بندی بازی‌ها در نرم افزار استفاده شود که به عنوان ایجاد انگیزه و جذابیت نرم افزار مدیریت دانش بسیار مهم و کاربردی است.
- نقشه دانش
یکی دیگر از زیرسیستم‌های نرم افزار مدیریت دانش، ساخت نقشه دانش است. نقشه دانش یک نمایش تصویری از سرمایه‌‌های فکری و منابع دانشیِ سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد نقشه دانشی سازمان به سؤالاتی پاسخ میدهد که بیان آنها به این نحو است: برای موفقیت در هر یک از گام‌های نقشه راه سازمان چه دانشی لازم است؟ چه کسی دانش‌های مورد نیاز برای هر گام را داراست و میتواند در پیشبرد آن به سازمان کمک کند؟ دانش مورد نیاز گام‌های مختلف نقشه راه سازمان را از کجا میتوان بدست آورد و محتوای مناسب آن چگونه در دسترس قرار میگیرد؟ در روند مدیریت دانش سازمان، کدامیک از نیروها با یکدیگر ارتباط دانشی دارند؟ و ارتباط کدامیک مستقیم و کدامیک غیر مستقیم است؟ و اینکه این دانش‌ها در فرآیند کاری سازمان چگونه در جریان کار قرار میگیرند؟ و در نهایت چگونه منجر به هم‌افزایی و جریان‌سازی خواهند شد؟
همانطور که خواندید، زیرسیستمی که به ساخت نقشه دانش میپردازد بسیار کاربردی و مهم است و از آنجایی که نقشه راه در تمام مراحل مدیریت سازمان دارای اهمیت است میتوان گفت که این زیرسیستم از مهمترین آنها محسوب میشود و لازم است تا در تمام انواع نرم افزار مدیریت دانش به این زیرسیستم اهمیت و بهای ویژه داده شود.
انواع سیستم‌های مدیریت دانش
آگاهی به این اطلاعات به شما کمک میکند تا بدانید با توجه به شرایط و موقعیت کسب و کار و شرکت خود به کدام یک از این سیستم‌های مدیریت دانش نیاز مند هستید.
سیستم‌های مدیریت دانش داخلی
سیستم‌های مدیریت دانش داخلی به طور بی‌نظیری به جمع آوری دانش داخلی از تیم‌های مختلف و سازمان‌ها کمک میکند. چنین سیستمی تنها برای کارمندان همان سازمان قابل مشاهده و حتی در برخی اوقات صرفاً برای گروهی خاص از آنها قابل استفاده است. اطلاعات موجود در سیستم مدیریت دانش داخلی صرفاً باید در اختیار عوامل باشد و در دسترس مشتری‌ها قرار نخواهد گرفت.
چنین سیستمی کمک میکند تا خدمات پشتیبانی مشتری با سرعت و اثرگذاری بیشتری به مشتری برسد. همچنین موجب بهینه شدن آنبوردینگ کارمندان میشود. تأثیرات سیستم مدیریت داخلی به طور کلی اثراتی همچون پیچیده شدن و بزرگ شدن کسب و کار، با سرعت انجام شدن آنبوردینگ کارمندهای جدید و همچنین حفظ تداوم سازمانی با کمک و استفاده از راهکارهای نرم افزار خواهد داشت.
سیستم مدیریت دانش خارجی
سیستم مدیریت دانش خارجی در حوزه جمع آوری اسناد و مستندات به سازمان کمک میکند تا به شکل سازمان‌یافته‌ای به روز باشد. داشتن یک پرتال مدیریت دانش خارجی کمک میکند تا اطلاعات به صورت مؤثر و تأثیرگذارتری به افرادی که به آنها نیاز دارند، انتقال داده شود. به طور کلی شما با استفاده از این سیستم مدیریت دانش خارجی می‌توانید به مشتریان خود کمک کنید تا جواب سؤال‌های خود را پیدا کنند. همچنین به سؤال‌های پرتکرار مشتری‌ها جواب دهید. از جمله کاربردهای دیگر این سیستم به روز کردن و در دسترس پذیر کردن اطلاعات و تبدیل ایمیل‌های پشتیبانی به مقاله‌های پایگاه دانش است.
نرم افزار مدیریت دانش چگونه بر رشد فردی کارکنان سازمان کمک خواهد کرد؟
نرم افزار مدیریت دانش بستری امن، پویا، هوشمند و مناسب است که به منظور افزایش تعاملات سازمانی مبتنی بر دانش عمل میکند. سیستم و نرم افزار مدیریت دانش دارای ویژگی‌ها و مشخصاتی است که تمام آنها در راستای ثمردهی مؤلفه‌هایی چون؛ شناسایی دانش، خلق دانش، ذخیره‌سازی دانش، به اشتراک‌گذاری دانش و به‌کارگیری دانش گام بر میدارند. نرم افزار مدیریت دانش با قابلیت مدیریت کاربر و محتوا، تولید محتوای کارکنان سازمان را تحت نظر دارد و قادر است تا تحلیل مناسبی از شاخص‌های عملکردی آنان ارائه دهد. گزارش‌های آماری از وضعیت دانش‌های موجود در سازمان و واحدهای مختلف آن، قدرت تحلیلی فرآیند مدیریت دانش را بالا میبرد.
با وجود چنین قابلیت‌هایی عملکرد نیروهای سازمان با توجه به اهداف سازمان بررسی شده و بر مبنای دانش تزریق‌شده و ضعف‌های موجود آسیب‌شناسی مورد نیاز سازمان بدست می‌آید که با در اختیار داشتن یک الگوی آسیب‌شناسی دقیق و کارآمد، مدیر دانش قادر است تا در یکپارچه‌سازی منابع دانش و همچنین تکمیل نقشه دانش سازمان عملکرد حرفه‌ای و کارسازی را از خود نشان دهد. از همین جهت، کارکنان سازمان میتوانند خود را در این روند ارزیابی کنند و از آنجایی که ارزیابی مناسب اولین مرحله برای رشد فردی محسوب میشود، نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا نقش بسیار پررنگ و به‌سزایی را در رشد دانش فردی نیرو ایفا کند.
نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت پروژه دارد؟
مدیریت پروژه امروزه به سامانه‌های پلتفرمیک و جامعی نیاز دارد تا بتواند از آنها به عنوان یار کمکی بهره گیرد. نرم افزارهای مدیریت پروژه یکی از نیروهای کمکی به مدیران سازمان هستند که با توجه به نیازهای یک مدیر پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم میکند.
یک نرم افزار مدیریت پروژه میتواند ماژول‌هایی از قبیل، مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا نقش مهم و حائز اهمیتی را در مدیریت برنامه‌ها داشته باشد. مدیریت برنامه‌های موجود در یک پروژه امری است بسیار ضروری که برای موفقیت در هر پروژهای نیاز است تا مؤلفه‌های آن اولاً در نظر گرفته شوند و سپس با دقت بالا اجرایی گردند. با توجه به معرفی ارائه‌شده از نرم افزارهای مدیریت پروژه در می‌یابیم که مقوله مدیریت پروژه و مدیریت دانش و همچنین نرم افزار مدیریت دانش، ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.
نرم افزار مدیریت دانش قادر است تا از زیرسیستم گزارش دهی نرم افزارهای مدیریت پروژه در یک سازمان استفاده کند. گزارش‌های تحلیلی نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیران سازمانی، مخصوصاً مدیر دانش سازمان بسیار کاربردی است. این گزارش‌ها میتوانند خلاها و نقاط قوت سازمان را در بخش‌های مختلف تعیین کنند که مدیریت دانش به توجه به روش‌های کاری خود، قادر است با تزریق دانش مورد نیاز به پرکردن خلأها و همچنین تقویت مضاعف نقاط قوت بپردازد.
نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری در مدیریت زمان دارد؟
مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهمترین مؤلفه‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهمترین پارامترهایی است که در موقعیت‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه‌های یک سازمان وابسته است، به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج میشوند.
فرض کنید یک پروژهای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج میشود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌افتد.
اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق میدهید باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه میگیریم که به تعویق افتادن هر پروژهای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه‌های پرداختی پروژه فربه‌تر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت. در می‌یابیم که مدیریت زمان نیز خود به نوعی در فرآیند مدیریت دانش نقش یاری‌رسان دارد زیرا هرقدر که مدیریت زمان و فرآیند آن در یک سازمان بهینه‌تر اتفاق بیفتد، کارکنان سازمان زمان بیشتری به منظور کسب دانش دارند و بیشتر میتوانند به رشد فردی خود بپردازند.
همچنین یکی دیگر از تأثیرات مدیریت دانش بر مدیریت زمان آن است که هرقدر کارکنان و مدیران سازمان اطلاعات بیشتر و بهینه‌تری با توجه به گام‌های مسیر سازمان داشته باشند، تمام فعالیت‌ها و گام‌های نقشه راه بهینه‌تر و در زمان کمتری، با کیفیت مناسب‌تری پیش خواهند رفت.
نرم افزار مدیریت دانش چه تأثیری بر آموزش به نیروهای تازه کار دارد؟
نرم افزار مدیریت دانش با ارائه خدمات سیستماتیک قادر است تا خدمات مناسبی را به نیروهای تازه کار ارائه دهد. ورود نیروهای تازه کار به یک سازمان به نوعی چالش مدیران آن سازمان محسوب میگردد؛ زیرا لازم است تا مدیران دانش وقت بیشتری صرف انتقال اطلاعات سازمانی مرتبط با روند کار نمایند و در صورت نیاز تمام وقت خود را صرف این کار کنند. با توجه به اهمیت مدیریت زمان در یک سازمان و با توجه به اینکه مدیریت دانش وظیفه دارد در روند کاری سازمان فرآیندسازی کند، مدیر دانش قادر است تا از انواع نرم افزار مدیریت دانش استفاده کند و از رویکرد اتوماتیک آن بهره کافی را ببرد.
نرم افزار مدیریت دانش با ایجاد بانک‌های دانشی سازمانی قابل جستجو، وظیفه‌ی طبقه‌بندی اطلاعات را به خوبی انجام میدهد. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه با تکمیل نقشه‌ی دانش یک سازمان مسیریابی اطلاعاتی سازمان را سهل الوصول میکند. انواع نرم افزار مدیریت دانش قصد دارند تا با هدف تقویت ارتباطات سازمانی مبتنی بر دانش بتوانند تا مدیریت دانش‌های آشکار و ضمنی را بر بستر زنجیره شکل‌گیری دانش انجام دهند و منابع دانشی سازمان را به صورت یکپارچه به مدیر دانش ارائه دهند.
مدیران دانش در فرآیند مدیریت دانش میتوانند بهره‌وری و استفاده حداکثری از دانش را در روند کاری خود تجربه کنند که چنین تجربه‌ای با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه قابل انجام است. از دیگر مؤلفه‌های تأثیرگذار نرم افزار مدیریت پروژه در به کارگیری نیروهای تازه وارد این است که مدیر دانش قادر است تا گزارش گیری‌های خود را از نرم افزار مدیریت دانش دریافت کند و با دسته بندی اطلاعات شخصی نیروی تازه وارد در نرم افزار، تغییرات شاخص عملکردی نیروی تازه وارد را تحلیل کند و مدیریت دانش خود را در اتوماسیونی کارساز و سیستماتیک پیش ببرد.
سخن آخر
نرمافزار مدیریت دانش در انواع کسب و کارها و سازمان‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد. با استفاده از این نرمافزار میتوان مدیریت، نظارت و بهره وری را در سازمان ارتقا داد. مدیریت دانش یک فرایند است. فرایندی که باید دانش را شناسایی، ذخیره، بازیابی و استفاده کرد. از دانش تولید شده هم در جهت افزایش سرعت مراحل آموزشی به کارکنان استفاده کرد و هم در سطح مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک گام برداشت.
دیگر عمر دانش‌های پراکنده و سیستم های جزیره‌ای در سازمان به پایان رسیده است. وجود منبعی جهت کنترل و درک اطلاعات و دسترسی آسان و همه جانبه میتواند بهره‌وری سازمانی را افزایش داده و باعث رشد سازمان شود.
با استفاده از نرمافزار مدیریت دانش می‌توانید کسب و کار خود را به بهترین روش ارتقا داده و دانش را برای همیشه به صورت پویا و به روز نگه دارید و آن را کاربردی در دسترس اعضا قرار دهید.
سیستم مدیریت دانش خوب می تواند علاوه بر رعایت موارد فنی، از نظر ظاهری نیازهای کاربران را برطرف کند. سازمان‌های امروزی در به کارگیری نرمافزار مدیریت دانش به صورت حرفه‌ای عمل کرده چرا که می‌دانند دانش و اطلاعات تولید شده در سازمان چقدر مهم، ضروری و ارزشمند هستند. آنها برای کارکنان خود ارزش قائل هستند و برای پیشرفت آنها دانش به روز میتواند تأثیرگذار باشد. همچنین مشتریان سازمانی مهم هستند و پاسخگویی به نیاز آنها باید سریع و باکیفیت باشد. ایجاد رقابت مثبت یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت دانش در سازمان است.
ترتیبی که برای خواندن مطالب نرم افزار مدیریت دانش به شما پیشنهاد می‌کنیم :
- مدیریت دانش چیست؟
- نرم افزار مدیریت دانش چیست و چه کمکی به سازمان میکند؟
- با نرمافزار مدیریت دانش، یادگیری سازمانی را آسان کنید
- معرفی نرم افزار مدیریت دانش
ثبت نظر