معرفی نرم افزار مدیریت اسناد و فایل‌ها و آرشیو
با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک سپهر ماهان، همه‌ی افراد سازمان میتوانند فایل‌های با ارزش خود را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در محیطی مناسب و امن قرار دهند.
با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک سپهر ماهان، همه‌ی افراد سازمان میتوانند فایل‌های با ارزش خود را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در محیطی مناسب و امن قرار دهند.
یکی از رایج‌ترین و بدترین نوع تلف شدن وقت افراد در سازمان، تلاش برای یافتن فایل‌های تهیه‌شده‌ی قبلی، استفاده از آخرین نگارش و دسترسی به فایل‌های مفید، ضروری و مجاز دیگران است.
از جمله معضلات عدم استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد مناسب می‌توان به طور خلاصه بدین موارد اشاره نمود:
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک سپهر ماهان، همه‌ی افراد سازمان میتوانند فایل‌های با ارزش خود را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در محیطی مناسب و امن قرار دهند. همچنین این سیستم، برای توسعه و تکمیل فایل‌ها، محیطی را فراهم می‌آورد تا افراد مرتبط به صورت همزمان بتوانند تغییرات لازم را ایجاد نموده و تغییرات ایجاد شده توسط سایر همکاران را نیز ملاحظه کنند. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد سپهر ماهان، هیچ‌گاه دوباره کاری، خطای ناشی از استفاده از فایل اشتباه و اتلاف وقت برای یافتن فایل صحیح رخ نخواهد داد.
سیستم مدیریت اسناد جهت نگهداری اسناد یک سازمان به صورت الکترونیکی ایجاد شده است. نگهداری سند به این شکل امکان دسترسی، ویرایش و بازیابی آن را ساده‌تر می‌سازد و تعداد افراد بیشتری به شکل آسان‌تری به آن دسترسی دارند. به علاوه امکان جست‌وجو و دسته‌بندی اسناد به این روش آسان‌تر از روش سنتی است. در این سبک از نگهداری اسناد هیچ‌گاه نسخه‌ها و تغییرات قبلی سند از بین نمی‌رود. همچنین فعالیت‌های صورت گرفته روی اسناد و زمان انجام این تغییرات نسبت به روش سنتی شفاف‌تر است.
