در سال 1951 تویوتا سیستم پیشنهادات خلاقانه خود را راه اندازی کرد. این سیستم تا حد زیادی یک کپی از سیستم‌های پیشنهادی بود که در آن زمان در شرکت‌های آمریکایی مانند شرکت خودروسازی فورد وجود داشت. تویوتا در طول سال‌ها نوآوری‌های قابل توجهی در سیستم پیشنهادات خود ایجاد کرد، اما مهم‌تر از همه سعی کرد به آن پایبند باشد.
سیستم پیشنهادات یکی از جنبه‌های یک سیستم مدیریت ناب است که بسیاری از شرکت‌ها در هنگام پیاده سازی سیستم تولید با آن دست و پنجه نرم می‌کنند یا هرگز به آن دست نمی‌زنند؛ اما تویوتا زمانی که برای اولین بار سیستم پیشنهادی خود را پیاده سازی کرد، چقدر موفق بود؟ اخیراً به سندی برخورد کردیم که در سال 1951، زمانی که سیستم پیشنهادات راه اندازی شد، بین کارکنان تویوتا توزیع شد. این سند از همه کارکنان در مورد موضوعات مختلف سؤال کرد و هدف آن پاسخگویی به سؤالات زیر است:
- چرا ایده‌های خلاقانه شما را می‌خواهیم؟
- ما به دنبال چه نوع ایده‌هایی هستیم؟
- چه کسی می‌تواند ایده ارائه دهد؟
- چگونه ایده‌های خود را ارسال کنیم؟
- ایده‌ها چگونه ارزیابی خواهند شد؟
- وقتی ایده‌ها پذیرفته شوند چه اتفاقی میفتد؟
در بخش «چرا ایده‌های خلاقانه شما را می‌خواهیم؟»، محتوای سند با یک بیانیه نسبتاً معمولی شروع می‌شود که می‌گوید: «پیشرفتی در کاهش هزینه و بهبود کیفیت حاصل شده است، اما ما هنوز هم می‌توانیم ضایعات زیادی را حذف کنیم و کیفیت را بهبود بخشیم.» به دنبال این جمله با جمله دیگری روبرو می‌شویم، «اگر با دقت نگاه کنیم، حتی کارخانه‌های خودروسازی آمریکا نیز هیچ چیز قابل توجهی در مورد سیستم تولید خود ندارند. انباشت تلاش‌های مشترک تک تک افراد در شرکت چیزی است که آن‌ها را بسیار سازنده می‌کند.»
صنعت ژاپن در سال‌های پس از جنگ تحت تأثیر شعار «پیشی گرفتن از ایالات متحده» بود. از روی شانس یا از روی طراحی، رهبری تویوتا به این نتیجه رسید که «انباشته شدن تلاش‌های مشترک تک تک افراد» در شرکت‌های آمریکایی، صرفاً یک مدل فکری بعد از جنگ جهانی دوم بود. این بخش با چندین بار به صراحت بیان می‌کند که تویوتا برای این ایده‌ها هزینه می‌کند و برای اجرای آن‌ها سریع عمل کرده است.
در بخش «چه کسی می‌تواند ایده ارائه دهد؟» یک راه حل بسیار عملی برای سیستم‌های پیشنهاد وجود دارد، یعنی در مراحل اولیه، برخی از افراد از این واقعیت سود می‌برند که ممکن است تعداد زیادی از ایده‌ها و پیشنهادات قبلی نادیده گرفته شده باشند که باید برای بهبود اکنون آزاد شوند.
سیستم پیشنهادات چیز خوبی است، زیرا کارکنان در یک سیستم ناکارآمد بالاخره اجازه می‌یابند ایده‌های خود را ارائه دهند. سند تویوتا می‌گوید هر کارمندی می‌تواند صرف نظر از نوع کاری که انجام می‌دهد، یک یا چندین ایده ارائه کند. با طرح این پرسش بود که تویوتا توانست به اعتباری که امروزه به دست آورده برسد.
استفاده از قدرت پیشنهادات و ایده گرفتن از کارکنان در تویوتا
طرح‌های پیشنهادی و ایده‌های خلاق، ستون فقرات همه عملیات تویوتا از منظر تعامل اعضای تیم هستند. دفتر ایده‌های خلاقانه به طور مداوم در حال جمع آوری ایده‌ها و شناسایی راه حل‌های بالقوه برای بسیاری از مشکلات جزئی است که اعضای تیم هر روز در محل کار تجربه می‌کنند. سیستم‌های پیشنهادات یک عنصر اساسی از مشارکت اعضای تیم و افراد را تشکیل می‌دهند. این سیستم‌ها یک توانمندسازی فرهنگی هستند که نظرات مستقیم اعضای تیم را در مورد آنچه که می‌توان بهبود بخشید، مورد پرسش قرار می‌دهند.
اواخر دهه 1980، زمانی که تویوتا وارد بازار آمریکای شمالی شد، استقرار طرح‌های پیشنهادی در سراسر شرکت رایج شده بود. پیشنهادات و ایده‌های خلاقانه به کاهش مداوم هزینه‌های تولید داخلی تویوتا کمک کرده بودند. ده‌ها میلیون پیشنهاد و ایده در طول دهه‌ها جمع‌آوری و ترکیب شده‌اند که در DNA شرکت نهادینه شده‌اند. این روش برای جمع آوری و ارزیابی پیشنهادها از طریق یک فرآیند غربالگری دقیق انجام می‌شود.
اعضای تیم همیشه ایده‌هایی را به مدیران خود ارائه می‌کنند تا مطمئن شوند که آن‌ها را کاملاً درک کرده و می‌توانند مزایایی که منجر به آن می‌شوند را توضیح دهند. در نهایت، کل فرآیند مستقیماً توسط ارشدترین مقامات شرکت نظارت و رهبری می‌شود؛ اما چرا امکان پذیر است؟ شما باید مقیاس و گسترش پذیرش ایده یا پیشنهاد خلاقانه را در نظر بگیرید و سپس اختیار، قدرت و نظارت داشته باشید تا مزایای آن را متصور شوید. اگر بتوانید ثابت کنید که این تغییرات منجر به بهبودی قوی با تأثیرگذاری بالا می‌شوند، می‌توانید این تغییرات را در همه جای سازمان انجام دهید. مهم نیست که چقدر پیشرفت کوچک است، اگر آن را در سراسر سازمان اعمال کنید، می‌توانید دستاوردهای قابل توجهی کسب کنید.
تویوتا به طور گسترده اذعان می‌کند که اگر می‌خواهید به‌عنوان مدیرعامل یا رئیس، کسب و کاری را با موفقیت اداره کنید، باید دفتر پیشنهادات و ایده‌های خلاقانه داشته باشید. این بدان معنی است که چنین فرآیندی به عنوان بخش مهمی از توسعه رهبری برای مدیران شرکت‌ها دیده می‌شود. اگر شما هم می‌خواهید تحولی اساسی ایجاد کنید، باید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- چگونه مستقیماً با کارکنان خود ارتباط برقرار می‌کنید تا ایده‌هایشان را بفهمید؟
- آیا از فرآیند یا سیستمی استفاده می‌کنید که برای همه کارکنان قابل دسترس باشد؟
- آیا به طور مداوم ایده‌های مناسب را اجرا می‌کنید؟
کلام آخر
شاید وقت آن رسیده است که در استراتژی خود تجدید نظر کنید و تغییری ایجاد نمایید؛ شاید دوباره همسویی در سازمان ایجاد کنید و علاقه کسب و کارتان را برای بهره برداری از این ثروت بالقوه افزایش دهید. نظام پیشنهادات تویوتا می‌تواند یک درس بزرگ برای شرکت‌های امروزی باشد که چطور کارکنان می‌توانند در خط مقدم پیشرفت شرکت باشند.
ثبت نظر