(همین اول کاری پیشنهاد میکنم حتماً کتاب اصل‌گرایی را بخوانید یا حداقل پادکست خلاصه کتاب #علی_بندری در bpluspod را گوش کنید. 🎙️🎧 )
اگر به نظر میرسد برای کاری وقت نداریم، در واقع وقت داریم؛ فقط آن کار در اولویت ما نیست. هر ماه، هر هفته، هر روز و حتی هر ساعت باید ببینید اولویت شما چیست؟
در محیط کاری نیز هر روز کارهای زیادی به سمت کارکنان و مدیران سرازیر میشود. همیشه برای انجام همه‌ی کارها منابع کم است. بهترین نتیجه زمانی حاصل میشود که اول کارهایی انجام شود که اولویت بالاتری دارند.
اما تعیین اولویت تنها زمانی میتواند اتفاق بیفتد که کارها به طور کامل و بدون کم و کاست تعریف شده و مشخص باشند.
پس برای تعیین اولویت‌ها گام اول را بردارید. تمامی کارها باید به دقت نوشته شوند. نه تنها توسط مدیران، بلکه توسط تمامی کارکنان. آنگاه میتوانید تصمیم بگیرید چه کاری را باید زودتر انجام دهید و چه کاری را الان انجام ندهید.
تیم‌های کوچک، چابک و اثربخش هستند اما ظرفیتشان محدود است. تیم‌های بزرگتر ظرفیت بیشتری ایجاد می‌کنند اما ضعف در مدیریت تیم، باعث تعارض، کاهش بهره‌وری، گردش زیاد نیرو و در نهایت افزایش غیرقابل‌تحمل هزینه‌ها میشود.
در صورتی که تیم مدیریت نتوانند مدیریت خود را به اندازه‌ی بزرگی تیم، توسعه دهند تیم بر مدیریت غلبه میکند. گسیختگی در کارها پیش می‌آید، کارها به موقع تحویل نمی‌شود و نارضایتی هر روز افزایش می‌یابد.
اغلب در این شرایط تیم به سمت کاهش بهره‌وری و اثربخشی، نارضایتی و به تبع کوچک شدن پیش می‌رود. در صورتی که تیم مدیریت باید قبل از وقع این روند اقداماتی را انجام دهند. همانطور که برای ورود هر فرد به تیم لازم است امکاناتی از قبیل میز و صندلی، کامپیوتر و غیره برای فرد فراهم شود، لازم است امکاناتی نیز برای مدیریت فرد و در نگاه جمع‌گرا مدیریت تیم فراهم آید.
در اینجا ابزارهای کمکی برای مدیران می‌توانند مؤثر باشند ولی فقط ابزارهایی که خودشان بستر انجام کارها باشند، می‌توانند کمک کنند تا کارها بهتر انجام شوند.
یکی از عوامل مهم در متوقف شدن رشد شرکت‌ها، نداشتن احاطه‌ی کامل مدیران روی رویدادها و کارهای روزانه است.
مدیران شرکت‌های نوپا از روز نخست همه‌ی کارها را در اختیار داشته‌اند. شخصاً روی تک تک کارها نظارت داشته و کیفیت کار منطبق با سلیقه‌ی خودشان بوده‌است.
همراهی و همسویی سلیقه و نظر و جریان انجام کارها باعث میشود کسب و کار شرکت متمرکز و روی ریل دلخواه باشد.
اما آخر چه؟ مگر میشود اندازه‌ی شرکت را کوچک نگه داشت؟ مگر میشود جلوی رشد شرکت را گرفت؟
مسلماً پاسخ منفی است ولی با بزرگ شدن شرکت و ورود افراد جدید به خصوص در سمت‌های مدیریتی، پراکندگی تصمیمات و تنوع سلیقه‌ها میتواند خطرناک باشد.
تفویض اختیار یکی از قشنگترین حکمت‌های مدیریتی است به شرط آنکه قطار شرکت روی ریلِ چشم انداز و مأموریت شرکت باقی بماند.
اگر قرار باشد قطار از ریل خارج شود، هرچه سرعت بیشتری داشته باشد خسارت وارده هم بیشتر است. در این صورت تفویض اختیار نه تنها یک شعار بدرد نخور بلکه یک تله‌ی خطرناک است. کارآفرین عاشق رشد است ولی باید به تمام زوایای شرکت در همین زمان‌ها مسلط باشد.
مدیران کسب و کارها حتی زمانی که شخصاً در انجام بسیاری از کارها دخالت نمی‌کنند، باید از کمیت و کیفیت انجام کارها آگاه باشند.
فقط کافی‌ست یک لحظه غفلت کنید. تمام رشته‌ها پنبه میشود. همه‌ی زحمات و هزینه‌ها دود میشود. حتی اگر خستگی دویدن و قرارداد بستن و بدینجا رساندن را هم فراموش کنید، خاطره‌ی مشتری از شرکت شما به راحتی فراموش شدنی نیست.
فقط کافی‌ست یک لحظه غفلت کنید تا یک کار کلیدی به سادگی فراموش شود. انجام یک کار کلیدی از انجام صد کار قبلی مهمتر است و انجام نشدنش هزینه‌های زیادی را به شرکت تحمیل میکند.
پس لازم است هر روز، هر ساعت و هر دقیقه کارها را پیگیری کنید. اصلاً تا اینجا وظیفه مدیریت است اما زمانی که فقط یک کار را پیگیری نکنید، شما بدهکار خواهید بود. هم خسارت دیده‌اید و هم مقصرید.
راحت‌ترین راه‌حل این است؛ کاری کنید که کارها فراموش نشوند. کارها باید مشخص و شفاف باشند. گزارشات باید در لحظه به روز باشند. افزار باید در خدمت کارکنان باشد نه باری به روی دوش آنها. نرم‌افزارها زمانی که در خدمت کارکنان هستند باید باری از دوش مدیران بردارند.
تعداد زیاد ابزارها و عدم یکپارچگی، دست شما را برای اعمال سلیقه‌های متنوع باز می‌گذارد اما در بزنگاه همین تنوع و تعدد ابزارها، هزینه‌های جبران‌ناپذیری را به شما تحمیل میکند. لیست‌ها باید آماده و به روز باشند تا تک‌تک تیک شوند. همه‌ی لیست‌ها باید با هم تیک شوند تا در این شرایط عجیب و سخت حداقل نتیجه دلخواه به دست بیاید. با #همتیک هیچ کاری فراموش نمی‌شود.
شما چیزی را در شرکت خود تقویت می‌کنید که به آن پاداش می‌دهید…
این یک جمله‌ی طلایی است!
اگر در شرکت شما فرهنگ والا، دقت، نظم، مشتری‌مداری و تعهد کمتر دیده میشود، شما به آنها بها نداده‌اید.
در همه‌ی شرکت‌ها افرادی هستند که سختکوش، آرام، مسئولیت‌پذیر و متعهد هستند. اینها کارها را انجام می‌دهند و طبق قاعده کارها بیشتر به سمت همین افراد می‌رود. برعکس افراد دیگری هستند که استاد نمایش‌اند. همیشه در حال حرف زدن هستند. به همه جا سرک می‌کشند. می‌خواهند از کار همه سر در بیاورند به جز کارهای خودشان. در مورد کارهای همه اظهار نظر می‌کنند. در جلسات از کاهِ انجام ندادۀ خودشان کوه می‌سازند و کارهای دیگران را کم‌رنگ جلوه می‌دهند.
متأسفانه مدیران هم ناخواسته توجه بیشتری به افراد شلوغ نشان می‌دهند. خانواده را در نظر بگیرید. پدر و مادر سعی می‌کنند بچه شلوغ و خرابکار را راضی نگه دارند تا کمی آرام بگیرد و فرزند خوب از کمترین پاداش‌ها هم بهره نمی‌برد چون اعتراضی ندارد.
کم توجهی به افراد شایسته یک عامل منفی در فرهنگ و سطح رضایت سازمانی است و بدتر از آن پاداش به افراد نمایشی و شلوغ و کم‌بازده دو برابر باعث تقویت فرهنگ ضعیف و کاهش بیشتر نارضایتی کلی.
خبر بد اینکه دانستن این موضوع به معنی رعایت آن نیست. رعایت رفتار صحیح نیاز به کنترل روزانه، مراقبت، ارزیابی و دوری از رفتارهای سیاسی دارد.
راهی نیست جز روشن بودن کارها، شفاف بودن نتایج، و ارزیابی مبتنی بر داده‌ها
اگر شما مدیرعامل هستید یا مسئول برنامه‌ریزی، PMO یا مدیر یک واحد، حتی اگر یک کارشناس دلسوز هستید در شرکتی که پتانسیل‌های زیادی برای رشد دارد، اقدام کنید.
تغییر ذاتاً با مقاومت روبرو میشود ولی این دلیلی برای انجام ندادن تغییر نیست. تغییر برای پرچمدار تغییر هزینه‌هایی دارد. تلاش، سختکوشی و پافشاری در کنار خلاقیت و نگاه عمل‌گرا لازمه‌ی رخ دادن تغییر است. برای هر بهبودی در هر شرکتی، مدیر عامل در رأس شرکت باید پرچمدار باشد. تصمیمات مبتنی بر ترس فقط منابع ارزشمند را از بین خواهد برد. و اگر مدیرعامل نیستید و اعتقاد دارید انجام تغییر به بهبود وضعیت کمک میکند، کفش آهنین، سپهر پولادین و اراده‌ی اتمی به تن کنید و بدون خستگی پیگیر تغییر باشید. با دیگران صحبت کنید. دلیل بیاورید. خسته نشوید. پشتکار و مداومت مهمتر از عجله است.
وقتی موفق شوید فارغ از تشویق یا قدردانی، خستگی شما در خواهد شد.
لذت موفقیت مثل عسل است. شیرین و باحلاوت. شیرینی عسل را با #همتیک تجربه کنید.
نوشته از: محسن روح‌الامین
برای مطالعه‌ی نکات بیشتر، به صفحه‌ی ما در اینستاگرام سر بزنید
ثبت نظر