توصیه شماره 5: یک پلتفرم خوب انتخاب کنید اما روی تکنولوژی تمرکز نکنید

نکته 5:

یک پلتفرم خوب انتخاب کنید اما روی تکنولوژی تمرکز نکنید

این پنجمین پست من در مجموعه نکات‌های ایجاد یک ESN موفق است. در این پست به دو موضوع مهم در مورد انتخاب انتخاب پلتفرم ESN بحث خواهم کرد:

یک پلتفرم خوب انتخاب کنید اما روی تکنولوژی تمرکز نکنید.

در این بخش دو موضوع قابل توجه وجود دارد: نقش IT در فرایند تصمیم گیری، و قابلیت‌های ذاتی پلتفرم.

معمولاً واحد IT  یا به تنهایی در مورد انتخاب پلتفرم تصمیم‌گیری میکند و یا نقش عمده‌ای در تصمیم‌گیری دارد.  البته IT  باید در تصمیم‌گیری سهم داشته باشد مخصوصاً اگر ESN بر روی سرورهای شرکت نصب شود و راهکارهاست در نظر گرفته نشده باشد. حتی در صورت وجود راهکارهاست هم مسئله یکپارچگی با سایر پلتفرم‌ها و بحث امنیت مطرح است که لزوماً به IT مربوط میشود.

اما IT  یکی از واحدهای بسیاری است که در ESN ذی‌نفع است. به نظر من IT نباید سهم و قدرت اصلی را در تصمیم‌گیری در این مورد داشته باشد زیرا ESN مربوط به بهبود ارتباطات، روابط افراد، یادگیری و تحول شیوه کاری است وIT  صلاحیت تصمیم‌گیری را به توجه به تمام این حوزه‌ها ندارد.

به یک مسئله ساده در مورد همکاری را در نظر بگیرید. یک نفر میگوید «ما به اندازه کافی ارتباطات و همکاری خوبی نداریم.»

در این مورد راهکار IT چیست؟ یا ابزاری دیگر میخرند و نصب میکنند و یا هزینه زیادی را صرف میکنند تا برای ارتقاء ابزارهای دیگر با یک فروشنده‌ی به نام قرارداد ببندند تا درباره آن ابزارها و فرایندهای لازم به آنها مشاوره بدهد اما سال دیگر بازهم این مسئله مطرح میشود که «ما به اندازه کافی ارتباطات و همکاری خوبی نداریم.» آنها دوباره و دوباره همان کارها را  تا ابد انجام میدهند و مسئله همکاری و فرهنگ افراد هرگز حل نخواهد شد چون IT  با راهکارهای تکنولوژی با این مسائل برخورد میکند.

در تصمیم‌گیری ESN واحدهای IT، منابع انسانی، بازاریابی، آموزش، مقررات و سایر واحدها باید سهیم باشند. هدف از کاربرد ESN  ایجاد محیطی اجتماعی برای مرتبط کردن افراد و بهبود همکاری آنهاست. بنابراین حوزه‌های کسب و کار باید پلتفرمی را انتخاب کند که موارد مربوط به تجارب انسانی را به خوبی در خود جای دهد. این امر مستلزم انتخاب پلتفرمی با کاربری ساده است که پاسخگوی نیازهای کسب و کار باشد و در آن علاوه بر چشم‌انداز تکنولوژیکی، نحوه ارتباط مدرن و مؤثر افراد در نظر گرفته شده باشد. در بعضی سازمانها گاهی دچار تردید میشوم که واحد منابع انسانی، روابط داخلی و یا حتی ترکیبی از این دو گروه باید مالکیت ESN را در دست داشته باشند. گزارش وضعیت مدیریت شبکه تعاملی از میزگرد اجتماعی [1]2015 بررسی کنید تا ببینید که واحد ارتباطات داخلی محتمل‌ترین دپارتمان برای مسئولیت ESN در گزارش‌های امسال بوده است. ( اگرچه گروه بزرگ دیگری هم در حال شکل‌گیری است که ممکن است مالکیت کامل را در دست بگیرند.

پس اولین مسئله در این نکته این است که کنترل ESN به دست دپارتمان مناسب بدهید و در مورد اینکه این دپارتمان، IT باشد، بسیار محتاط باشید. حوزه‌های دیگر توانایی های بیشتری برای بهبود روابط مورد نیاز اجتماع دارند.

مسئله دوم مربوط به قابلیت‌های پلتفرم میشود. پلتفرم را باید با توجه به نیازهای سازمان و توافق کامل تمام واحدهایی که در این تصمیم ذی‌نفع هستند، خریداری کنید اما بدانید که: شما لزوماً به بهترین و جدیدترین ESN نیاز ندارید. برای مثال یک ESN ممکن است 60 فیچر عالی داشته باشد اما شما فقط به 6 فیچر آن نیاز داشته باشید. از تفاوت میان «آنچه باید داشته باشید» و «آنچه را دوست دارید داشته باشید» آگاه باشید. بهتر است که کاربران از اینترفیسی ساده و مناسب استفاده کنند تا اینکه در فضایی با قابلیت‌های بیش از اندازه و پیچیده  قرار بگیرند.

در فضای کاری ما ارسال پیام‌ها، نظرات، لایک کردن، ایجاد گروه‌های خاص و شرکت در آنها، دنبال کردن افراد، ارسال پیام‌های گروهی و شخصی، یکپارچگی با پلتفرم های دیگر، توجه به افراد، امتیاز دادن به آنها و برخی کارهای روزانه دیگر از جمله مواردی است که اهمیت بسیاری دارد. داشتن 50 فیچر دیگر باعث بهبود فعالیت کاربران نمیشود بلکه باعث کم ارزش شدن و پیچیده شدن ESN در سازمان میشود.

در مورد انتخاب پلتفرم دقیق و صحیح عمل کنید. فروشندگان مختلف به شما پلتفرم‌هایی کاملاً مستقل یا کاملاً وابسته به یکپارچگی با محصولات دیگر و یا پلتفرمی میان این دو حد به شما ارائه میدهند. شما راهکارهایی داخلی یا با هاست پیدا خواهید کرد و متوجه میشوید که هرکدام نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند. 2 یا 3 پلتفرم را که از همه برای شما مناسبتر هستند انتخاب کنید و با کسانی که قبلاً از آنها استفاده کردند مشورت کنید تا بتوانید با آگاهی از نقاط قوت و ضعف هر کدام، مناسبترین گزینه را انتخاب کنید. از مطالعات مقایسه‌ای منتشر شده[2] هم می‌توانید بهره ببرید. اگر دسترسی سیار هم برای شما مهم است، مقایسه ESNها و کاربران سیار را هم بررسی کنید. سری هم به # ESNchat on platform comparison  بزنید. می‌توانید از گوگل هم برای پیدا کردن مقایسه‌های موجود ESN، استفاده کنید.

کاربران، نیازهای سازمان و مواردی را که ESN مورد نیاز شما رامشخص میکند، خوب بشناسید. درگیر جذابیت جدیدترین پلتفرم‌ها نشوید. فقط توجه کنید که برای ایجاد یک جامعه مناسب و مرتبط ساختن افراد به چه چیزی نیاز دارید و چطور می‌توانید به آنها کمک کنید که کارهایشان را بهتر و اثربخش‌تر انجام دهند. ESN شما باید با زمان، مکان و نحوه‌ی عملکرد افراد هماهنگ باشد. از پلتفرم‌هایی استفاده نکنید که فاقد قابلیت یکپارچگی و هماهنگی با سایر پلتفرم‌ها هستند. این کار باعث می‌شود که ESN به باری اضافی برای کاربرانی تبدیل شود که مشغله زیادی دارد و نهایتاً این محدودیت‌ها شما را ناامید خواهد ساخت. ( در پست بعدی بیشتر در این مورد توضیح خواهم داد.)

انتخاب پلتفرم ESN  تصمیم بسیار مهمی است. آگاهانه تصمیم بگیرید.

یک پلتفرم خوب انتخاب کنید اما روی تکنولوژی تمرکز نکنید.

نوشته از: محسن روح‌الامین

2. 2015 State of Community Management Report from The Community Roundtable

[2]. Examples: Forrester Wave for Social Depth Platforms, Gartner’s Magic Quadrant for Social Software in the Workplace, and compiled lists like Alen Lepofsky’s list