جلسات مجموعاً حدود 15 درصد از زمان یک سازمان را می‌گیرند و حتی جلساتی که مدیریت ضعیفی دارند تقریباً نیم تریلیون دلار هزینه در کاهش بهره وری دارند. هیچ چیز بدتر از نشستن در یک جلسه یک ساعته که می‌تواند فقط با یک ایمیل باشد ختم به خیر شود، وجود ندارد! به خصوص زمانی که کارهای زیادی را باید در طول روز انجام دهید و به سختی می‌توانید یک جلسه 10 دقیقه‌ای با کسی داشته باشید؛ اما نگران نباشید، ما در این مطلب پیشنهادات و ابزارهایی را برای برنامه ریزی، اجرا و مدیریت جلسات ارائه می‌دهیم که باعث می‌شود تا مدیریت جلسات و مصوبات به شکلی موفقیت آمیز انجام شود.
1- به مشکلی که قصد حل آن را دارید، فکر کنید
قبل از رزرو زمان در تقویم‌های هر شرکت کننده، مدتی را به فکر کردن در مورد مشکلی که می‌خواهید حل کنید و اینکه چگونه امیدوارید با شرکت کنندگان همکاری خوبی داشته باشید. پاسخ به برخی از سؤالات به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه نوع جلسه‌ای را باید برنامه ریزی کنید و همچنین چه کسانی باید برای شرکت در آن دعوت شوند. به عنوان مثال، اگر به دنبال ایده هستید، ممکن است نیاز به برنامه ریزی یک جلسه طوفان فکری داشته باشید تا ایده‌ها و بازخوردهای تازه را از سایر اعضای تیم خود دریافت کنید.
اگر به دنبال راه اندازی کمپینی هستید که به همکاری متقابل در بخش‌های مختلف سازمان نیاز دارد، ممکن است لازم باشد یک جلسه آغاز پروژه را برنامه‌ریزی کنید. حداقل فکر کنید که به دنبال چه چیزی در جلسه هستید تا به شما در برنامه ریزی یک مکالمه موفق و سازنده کمک کند. این موضوع باعث می‌شود تا جلسه را رهبری کنید، یک دستور کار تنظیم کنید و به اهداف خود برسید.
2- لیست شرکت کنندگان را انتخاب کنید
هنگامی فرمت جلسه را مشخص کردید، باید بفهمید که چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند تا یک جلسه سازنده داشته باشید و به اهداف خود برسد. اگر در حال برگزاری یک جلسه اولیه یا جلسه به‌روزرسانی وضعیت هستید، ممکن است فقط به یک نماینده از هر تیم یا سازمانی که با آن همکاری می‌کنید نیاز داشته باشید. اگر در حال هدایت یک موضوع آموزشی یا ارائه یک پروژه هستید، ممکن است نیاز به حضور همه اعضای تیم خود داشته باشید. با این حال، اگر لیست شرکت کنندگان در جلسه شما همچنان در حال افزایش است، ممکن است لازم باشد جلسات متعددی را برای ملاقات با چنین گروه بزرگی از افراد برنامه ریزی کنید.
یک قانون کلی که ما از فلسفه جف بزوس وام گرفته‌ایم، این است که با گروهی که برای غذا خوردن دو پیتزا خیلی بزرگ هستند، جلسه‌ای برگزار نکنید. به طور کلی، حداکثر 10 تا 15 شرکت کننده، اندازه مطلوب جلسه است که وقفه‌ها و حواس پرتی‌ها را کاهش می‌دهد تا بهره وری افزایش پیدا کند. جلسات را کوچک نگه دارید، بهتر است چندین جلسه کوچکتر داشته باشید که در آن کارها به درستی انجام می‌شوند تا اینکه یک جلسه پر ازدحام برگزار کنید که هیچ کاری پیش نمی‌رود.
3- یک دستور کار تنظیم کنید و قبل از جلسه آن را به اشتراک بگذارید
در دعوت نامه جلسه، یک دستور کار برای موضوعاتی که می‌خواهید پوشش دهید قرار دهید تا شرکت کنندگان بتوانند برای یک گفتگوی سازنده آماده شوند. دستور کار باید حداکثر یک روز کاری قبل از جلسه منتشر شود، اما در حالت ایده آل یک هفته به شرکت کنندگان فرصت دهید تا به روز رسانی وضعیت را جمع آوری کنند، پاسخ سؤالات را بیابند و اسلایدها یا مطالب دیگر را آماده کنند.
برنامه‌های جلسات به روش‌های مختلف به تضمین یک جلسه سازنده‌تر کمک می‌کنند. دستور کارها به همه‌ی حاضران کمک می‌کند، در طول یک پنجره محدود از زمان همکاری در مسیر باقی بمانند. بدون دستور کار، گفتگوهای جانبی یا تفکر در مورد سؤالات مختلف ممکن است کل زمان اختصاص داده شده را به خود اختصاص دهد، اما دستور کارها تضمین می‌کند که همه آماده‌ی جلسه هستند. علاوه بر این، ارسال دستور جلسه از قبل، تجربه فراگیرتری را در زمانی که جلسه در نهایت برگزار می‌شود، ایجاد می‌کند.
اگر هر یک از شرکت کنندگان به صورت آنلاین به جلسه می‌پیوندند، دستور کار مشخص می‌کند که آن‌ها در طول جلسه زمان کافی دارند تا بدون وقفه صحبت کنند. اگر شرکت کنندگان درون‌گرا یا ملایم‌تر از دیگران صحبت می‌کنند، به آن‌ها فرصت دهید تا بازخورد و نظرات خود را از قبل آماده کنند، به جای اینکه از آن‌ها انتظار داشته باشید که در طول جلسه نظرات خود را بیان کنند. مطمئن شوید که در طول جلسه صدای همه را می‌شنوید و از هر شرکت کننده به نوبت بخواهید نظرش را بیان کند.
4- یک لینک جلسه ویدئویی ارائه دهید و جلسه را ضبط کنید
به احتمال زیاد، اگر در سال 2019 یا بعد از آن جلسه‌ای را برنامه ریزی می‌کنید، حداقل یکی از شرکت کنندگان در جلسه شما از راه دور از طریق نرم افزار کنفرانس ویدیویی به مکالمه می‌پیوندد. فراموش نکنید که لینک جلسه را در دعوتنامه تقویم خود اضافه کنید تا شرکت کنندگان آنلاین بتوانند به مکالمه بپیوندند و مجبور نباشند منتظر بمانند. نرم افزار کنفرانس ویدئویی مانند زوم (Zoom) برای ضبط جلسات نیز بسیار مفید است. ضبط‌های جلسه می‌توانند در صورت نیاز، مرجعی را برای همکارانی که قادر به حضور در جلسه نیستند، فراهم کنند. حتی اگر در مورد موضوعاتی که در حال حاضر مورد بحث یا توافق قرار گرفته‌اند سردرگمی وجود داشته باشد، ضبط جلسه بسیار مفید خواهد بود.
5- یک یادداشت کننده و یک مجری جلسه تعیین کنید
اگر جلسه‌ای را با بیش از دو نفر برگزار می‌کنید، باید یک یادداشت نویس و تسهیل کننده را نام ببرید تا هم دستور جلسه و هم مکالمه‌ای که در طول زمان جلسه انجام می‌شود را پیگیری کند. تسهیل کننده می‌تواند سازمان دهنده جلسه یا شخص دیگری باشد، اما آن‌ها مسئول بررسی دستور کار در ابتدای جلسه، شروع گفتگو و اطمینان از پوشش همه موارد دستور کار در جلسه توسط گروه هستند. در صورتی که برخی از شرکت کنندگان مکالمه را در دست می‌گیرند، مجری جلسه باید مسئولیت تشویق شرکت کنندگان ساکت‌تر را به صحبت کردن داشته باشد.
یادداشت نویس مسئول یادداشت کردن موضوعات مورد بحث در هر دستور جلسه، موارد اجرایی و گام‌های بعدی و هرگونه ضرب‌الاجل‌های آتی است که گروه با آن موافقت کرده است. سپس، یادداشت بردار باید اسناد را برای بررسی با کل گروه به اشتراک بگذارد. هنگام نام بردن از شرکت‌کنندگان برای ایفای آن‌ها، همه جانبه هستید. یادداشت نویس نباید یک کارمند ساده باشد و مجری نیز لزوماً نباید ارشدترین فرد در نظر گرفته شود. شما به عنوان مدیر می‌توانید این دو مسئولیت را بین افراد مستعد تقسیم کنید.
6- گفتگو را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید
هدف جلسه دریافت بازخورد از کل گروه است، اگر فقط یک نفر صحبت کند، جلسه به هدفش نمی‌رسد. از کسانی که فرصت صحبت کردن در مورد نظرات خود را پیدا نکرده‌‌اند سؤالاتی مانند «همگی در مورد این موضوع چه فکر می‌کنید؟» را بپرسید. ایجاد انگیزه برای مشارکت دیگران مهم است. مکالمه‌ای که همه در آن شرکت می‌کنند، به شرکت کنندگان آرامش می‌دهد و به آن‌ها قدرت می‌دهد که صحبت کنند و نظرات خود را ارائه دهند. احتمال بیشتری وجود دارد که جلسه به هدفش برسد، در صورتی که همه نظراتشان را بگویند.
7- برای سؤالات بعدی آماده شوید
هیچ چیز بدتر از این نیست که در طول جلسه نتوانید سؤالی را پاسخ دهید. آماده پاسخگویی به چرا و چگونه باشید. از قبل زمان خود را برای فکر کردن به سؤالات احتمالی همکارانتان فکر کنید. پاسخ‌هایی را برای آن نکات در نظر بگیرید تا در زمان طرح سؤال، بی‌پاسخ نمایند. اگر سؤالی بیان نشود، زمان شما برای پاسخ دهی تلف نشده است. شما درک عمیق‌تری از اطلاعات خود ایجاد کردید که برای بحث‌های آینده مفیدتر خواهد بود.
8- به هر قیمتی از انجام چند کار خودداری کنید
انجام چند کار در یک جلسه یکی از کارهای ناپسند است. تایپ کردن شما در طول جلسه نه تنها برای همکارانتان آزاردهنده است، بلکه باعث می‌شود تمرکز کمتری روی نکاتی که در دست دارید داشته باشید. به احتمال زیاد سؤالی که برای شما ارسال شده را از دست می‌دهید یا به نظر دیگران علاقه‌ای نشان نمی‌دهید. زمان ارزشمند است، بنابراین جلسات غیرمتمرکز با بسیاری از افراد که چند وظیفه را انجام می‌دهند ممکن است طول بکشد.
بدون یک نقطه روشن، جلسات به احتمال زیاد منحرف می‌شوند. سپس دیگران فکر می‌کنند که استندآپ هفتگی شما ارزش شرکت کردن را ندارد. کارهای جانبی مانند پاسخ به ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی، ماهیت جلسه را از بین می‌برند. هشدارها و اعلان های گوشی همراه خود را خاموش کنید و شرکت کنندگان نیز بخواهید همین کار کنند تا باعث حواس پرتی نشوند. فقط روی هدف جلسه تمرکز کنید تا جلسه خیلی مفید برگزار شود.
9- شرکت کنندگان آنلاین را در نظر بگیرید
کارکنان دورکار اغلب احساس می‌کنند که فراموش شده‌اند، به خصوص در طول جلسات! بدون حضور در اتاق، ممکن است دشوار باشد که حضور خود را از طریق یک صفحه ویدئو یا یک تماس تلفنی احساس کنید. در گزارش وضعیت کار از راه دور، متوجه شدیم که کارکنان دورکار هر هفته بیشتر از کارکنان در محل در جلسات شرکت می‌کنند. بر اساس این گزارش، 13 درصد از کارکنان دورکار، زمانی را به بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند در حالی که تنها 2 درصد از کارکنان دورکار در جلسه حضور دارند.
این که شرکت کنندگان در جلسه مجازی احساس کنند بخشی از تیم هستند، برای موفقیت پروژه و تیم شما ضروری است. این امر با ترکیب مناسب ابزارها و فناوری ویدئو کنفرانس رخ می‌دهد. نرم افزار ویدئو کنفرانس مانند زوم شامل اشتراک گذاری صفحه و ادغام تقویم گوگل است. این ابزارهای بهره وری امکان افزایش همکاری را فراهم می‌کنند. با استفاده از فناوری مناسب، شما و اعضای تیم دورکار می‌توانید در یک جلسه موثر حضور داشته باشید.
10- جلسه را به موقع شروع و پایان دهید
این مسئولیت بین مدیر جلسه و هماهنگ کننده جلسه مشترک است. وقت شما و همکارانتان بسیار ارزشمند است و بین مسئولیت‌های روزانه، سایر جلسات و محدودیت‌های زمانی شخصی، طولانی شدن زمان تعیین شده در جلسات تیم، غیرمعقول است. درعوض، مطمئن شوید که پنج تا 10 دقیقه قبل از زمان پایان رسمی جلسه بحث را به پایان می‌رسانید تا اهداف نهایی را به اشتراک بگذارید. بخشی از این امر ناشی از شروع به موقع جلسه است که با یک دستور کار دقیق و یک تسهیل کننده که گفتگو را به سرعت پیش می‌برد، ممکن می‌شود. همچنین می‌توانید از یک تایمر برای پایان دادن به بحث در صورت نیاز استفاده کنید.
11- جلسه را با برنامه اقدام خاتمه دهید
همانطور که جلسه را به پایان می‌رسانید و توجه شرکت کنندگان را از دست می‌دهید، مطمئن شوید که مکالمه را به برنامه عملی برای تکمیل مراحل بعدی برای پیشبرد پروژه خود بازگردانید. شما می‌توانید جزئیاتی مانند ضرب‌الاجل‌ها، زمان بندی‌ها و بازخوردها را با به اشتراک گذاری ایمیل‌ها و اسناد تکرار کنید، اما مطمئن شوید که همه افرادی که اتاق را ترک می‌کنند، اقداماتی که در جلسه مورد تصویب قرار گرفت را اجرا می‌کنند. چه در حال کار بر روی یک کمپین بازاریابی باشد و چه راه اندازی محصول، همه شرکت کنندگان باید با اطمینان از نقش و وظایف خود جلسه را ترک کنند.
کلام آخر
اگر مدیر جلسه هستید، مسئولیت آماده سازی، برگزاری و پیگیری جلسات بر عهده شماست. درحقیقت، شما مسئول شرایط قبل، حین و بعد از جلسات هستید. برای موفقیت در مدیریت جلسه و مصوبات باید اهداف را از قبل مشخص کنید، موضوعات مورد هدف را در جلسه به بحث بگذاری و در نهایت از شرکت کنندگان بخواهید اهداف را به اجرا برسانند. موفقیت یک جلسه به تمرکز شما در باز کردم موضوع، شرکت دادن همه در بحث و رسیدن به هدف نهایی است.
ثبت نظر