۵ اخطار مبنی بر اینکه ابزار فعلی مدیریت پروژه‌تان برای شما مناسب نیست

به موازات تغییرات سازمانی، نیازهای شما در راستای مدیریت پروژه‌هایتان نیز بایستی تغییر کند. رشد کردن همیشه عالی‌ست ولی نباید فراموش کرد که نیاز به شفاف‌سازی ارتباطات و مدیریت کارها از هر چیز دیگری مهمتر است.

اگر قبلاً برای داشتن یک راه مدیریت پروژه هزینه کرده باشید، قابل درک است که صرف زمان و هزینه‌ی مجدد برای اجرای یک راه جدید دشوار باشد. همچنین، در سازمان‌هایی که کارکنان خیلی کند فرایندها و رویه‌های جدید را میپذیرند و به کار میگیرند، نگرانی‌هایی در این زمینه هم وجود دارد. پس چگونه میتوان فهمید که ارتقاء و به‌روزرسانی ابزار مدیریت پروژه واقعاً ارزش دارد؟

در این مقاله ۵ نشانه ارائه شده که دال بر لزوم کنار گذاشتن ابزار فعلی و رفتن سراغ نرم‌افزاری جدید است:

۱. شما از چندین ابزار مختلف استفاده میکنید

تیم شما برای تکمیل یک task چند مرحله را باید طی کند؟ اگر شما به صورت مجزا از سیستم مدیریت کارها، ردیاب زمان و ارسال ایمیل استفاده میکنید، به احتمال زیاد شکافی در برقراری ارتباطات ایجاد کرده‌اید چرا که با به‌کارگیری ابزارهای مختلف و ناپیوسته، دری به روی اتلاف زمان، دوباره‌کاری و از دست رفتن فرصت‌ها باز میشود. 

اگر مدتی از به‌روزرسانی نرم‌افزارتان گذشته، ممکن است تعجب کنید که امروزه بسیاری از محصولات، چندین نیاز مدیریت پروژه را در یک سیستم واحد پوشش میدهند. به دنبال ابزاری باشید که همه‌ی فرایندها و ارتباطات را از یک واسط یکسان پوشش دهد تا از سردرگمی و از دست دادن فرصت‌ها پیشگیری کنید.

۲. کار شما در کلود (cloud) قابل دست‌یابی نیست

بسیاری از شرکت‌های در حال توسعه و رشد از تغییر سیستم مدیریت پروژه و رفتن به سوی کلود سود میبرند. اگر آماده‌ی انتقال به کلود باشید، از ارتباطات سریع‌تر، پیاده‌سازی آسان و دسترسی همه جانبه به همه‌ی کارهایتان بهره‌مند میشوید. بهترین منفعت کدام است؟ ابزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر کلود میتوانند شما را از متحمل شدن هزینه‌های گزاف مجوزهای دائمی نجات دهند.

۳. کارکنان تازه استخدام‌شده در یادگیری کار با نرم‌افزار مدیریت پروژه مشکل دارند

اگر برای آموزش نرم‌افزار مدیریت پروژه‌تان زمان بیشتری نسبت به آموزش روند کاری اصلی یک کارمند جدید صرف میکنید، قطعاً شما مشکل دارید! ابزار مدیریت پروژه‌ی شما باید به آسانی قابل یادگیری باشد به طوری‌که  کارمندان تازه استخدام شده و کارمندان قدیمی بتوانند سریعاً با آن منطبق و مأنوس شده و شروع به بهره‌برداری کنند.

تأمین‌کننده‌ی نرم‌افزار شما نیز باید مستندات آموزشی و رفع اشکال را در اختیارتان قرار دهد تا شما نیاز به توضیح درباره جریان‌های کاری ورودی و خروجی برای هر کدام از اعضای تیم نداشته باشید.

با کمک سیستم مدیریت پروژه‌ی همتیک میتوانید دانش موجود در سازمانتان را به خوبی مدیریت کرده و زمان آموزش نیروهای جدید را به حداقل برسانید.

۴. سازمان شما در حال تغییر است

رشد و پیشرفت قطعاً چیز خوبی است ولی گاهی اوقات ممکن است کارها را پیچیده کند. زمانی که شما اعضای جدید و پروژه‌های جدید را به مجموعه‌تان اضافه میکنید، نرم‌افزار مدیریت پروژه‌تان دیگر مثل همیشه کار نخواهد کرد، به ویژه اگر از یک سیستم منسوخ استفاده کنید. شما باید به دنبال سیستمی باشید که پا به پای شما رشد کند. بسیاری از ابزارها، مقیاس‌پذیر هستند و برنامه‌های مختلفی برای کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ ارائه میدهند و همچنین قابلیت اضافه کردن و حذف کردن کاربران را بدون هیچ مشکلی فراهم میکنند.

۵. جلسات بسیار زیادی برگزار میکنید

آیا مگر غیر از این است که هدف ابزار مدیریت پروژه کاهش شلوغی کاری و حذف جلسات غیرضروری و تسهیل برگزاری جلسات مهم است؟ اگر شما اعضای تیمتان را هر روز برای بررسی آپدیت‌های پروژه و جلسات brainstorm در یک اتاق کنفرانس دور هم جمع میکنید، یعنی نرم‌افزار شما به قدر کافی کمک حالتان نیست! سیستم مدیریت پروژه باید شامل مباحثات، به‌روزرسانی میزان پیشرفت، وظایف، مهلت تعیین شده (deadlines)، پیوست فایل‌ها و مواردی از این قبیل باشد. از جلسات باید برای حل مشکلات و موارد دیگر استفاده کنید. تیم شما میتواند از زمان اضافی برای تکمیل کارها و تمرکز بر کارهای بسیار بحرانی استفاده کند.

آیا با سیستم مدیریت جلسات همتاک آشنایی دارید؟ روی لینک زیر کلیک کنید:

مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات با همتاک

با استفاده از شبکه اجتماعی همسو از تمام امکانات زیر یکجا استفاده کنید:

• مدیریت کارها
• مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات
• پیام‌رسان داخلی
• مدیریت فایل‌ها و اسناد
• نظام پیشنهادات
• ارزیابی عملکرد کارکنان
• مدیریت دسترسی و امنیت اطلاعات

(برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.)

اگر طبق مواردی که در این مقاله به آنها پرداخته شد، به این نتیجه رسیدید که شما نیازمند به‌روز‌رسانی ابزار مدیریت پروژه‌تان هستید، با اعضای تیمتان در مورد امکانات و ویژگی‌های مورد نیاز و نقاط ضعف سیستم فعلی صحبت کنید و از بازخورد (feedback) آنها در راستای یافتن راه‌حل جدید استفاده کنید.

منبع: سایت wrike.com