آیا شما هم دچار تعدد جلسات کاری شده‌اید؟
آیا تسک‌های شما هم میان جلسات بی‌پایان گم شده‌اند؟
آیا در تیم شما هم توافقات جلسات، بعد از جلسه فوت می‌شوند می‌روند سمت هوا؟
اگر شما هم با این مشکلات دست و پنجه نرم می‌کنید، شما را به خواندن این مقاله دعوت می‌کنم تا با پادزهر «صورت جلسه»، زهر فراموشی پس از جلسات را درمان کنیم.
در فضای کاری امروز، ارتباط و تعامل یک اصل الزامی به حساب می‌آید. بسیاری از کارهای امروز ما نیازمند همفکری و کار تیمی است. جز جدانشدنی کار تیمی هم، جلسات کاری بوده و است و خواهد بود.
پس به صورت همگانی می‌دانیم که تعداد جلسات کاری همه ما زیاد است. اگر به این جلسات، بعد برون‌تیمی را هم اضافه کنیم که نیاز به ارتباط با خارج از تیم باشد که دیگر بدتر…
جلسات هم اغلب با اهداف متفاوتی برگزار می‌شود. از رسیدن به ایده جدید و ارزیابی عملکردهای گذشته گرفته تا هماهنگی‌ها و چک کردن برنامه‌ها و…
اما معمولا هیج تیمی به تعداد جلساتش، صورت جلسه ندارد و این همان چالشی است که امروز به آن خواهیم پرداخت. دلایل اینکه چرا افراد به سمت صورت جلسه نمی‌روند و از آن اجتناب می‌کنند هم، بسیار است که در ادامه نوبت به آن‌ها هم می‌رسد.
اگر شما نیز دغدغه ثبت موارد جلسات را دارید و نمی‌دانید چگونه می‌توان نکات مهم را مکتوب و جمع‌آوری کرد باید با صورت جلسه آشنا شوید.
همانطور که گفتیم برگزاری جلسه و ثبت صورت جلسه یک ابزار قدرتمند در محیط کاری است. در ابتدا باید جلسات به صورت مستمر و مفید برگزار شوند و مدیریت جلسات هم به خوبی انجام شود. صورت جلسه بعد از هر جلسه و در تحلیل و بررسی جلسه نوشته می‌شود. صورت جلسه، به‌عنوان یک چارچوب ساختاری، به اعضا این امکان را می‌دهد تا در یک فضای مشترک به اهداف خود نزدیک شوند، تصمیمات لازم را بگیرند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و پیشنهادات و انتقادات خود را ارائه دهند. اما چیزی که معمولا با صورت جلسه اشتباه گرفته می‌شود، دستور جلسه است.
در این مقاله، نقطه اشتراک و تفاوت بین صورت جلسه و دستور جلسه را بررسی خواهیم کرد. همچنین، اهمیت صورت جلسه در محیط کار و تفاوت‌های آن با دستور جلسه را توضیح خواهیم داد.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه یک سند رسمی است که جزئیات مهم و نتایج یک جلسه را به دقت ثبت می‌کند. این سند به عنوان یک گزارش تاریخچه جلسه عمل می‌کند و اطلاعات آن به عنوان منبعی ارزشمند برای تصمیم‌گیری‌های آینده و ارتقاء فرآیندها به شمار می‌آید. برای اینکه درک بهتری از صورت جلسه داشته باشیم بیاید یک صورت جلسه فرضی برای یک شرکت بنویسیم.
فرض کنید که یک جلسه مدیریتی در یک شرکت فناوری به نام “تکنوبیت” برگزار شده است. پس از اتمام جلسه، یک فرد مسئول ثبت جزییات و تصمیمات جلسه می‌شود.
عناوین اصلی صورت جلسه:
- تاریخ و زمان:
- تاریخ: 28 بهمن 1402
- زمان: 10:00 صبح تا 12:30 ظهر
- حاضرین:
- مدیر عامل: آقای محمدی
- مدیر فناوری: خانم رضایی
- مدیر فروش: آقای اکبری
- موضوعات مورد بحث:
- بررسی عملکرد پروژه “پیشرفت واحد فروش”
- مطالعه وضعیت بازار و راهکارهای بهبود فروش
- بحران موجود در تیم پشتیبانی مشتریان
- تصمیمات گرفته شده:
- افزایش منابع برای تیم پروژه
- شروع یک کمپین تبلیغاتی بزرگ
- افزایش آموزش‌ها برای تقویت توانمندی تیم پشتیبانی
- نتایج:
- افزایش عملکرد پروژه با تخصیص منابع اضافی
- برنامه‌ریزی کمپین تبلیغاتی بازاریابی
- تعهد به افزایش رضایت مشتریان توسط تیم پشتیبانی
در صورت جلسه همه این اطلاعات با دقت ثبت شده و به عنوان یک نقشه راه برای پیشبرد اهداف شرکت به شمار می‌رود. تا جلسه بعدی و بررسی‌های بعدی می‌توان بر اساس نتیجه گیری‌های مندرج در آخرین صورت جلسه برگزار شده عمل کرد.
- بیشتر بخوانید: مدیریت صورتجلسات با نرم افزار مدیریت جلسات
تفاوت صورت جلسه و دستور جلسه
صورت جلسه و دستور جلسه دو مفهوم مختلف هستند که در زمینه‌های مختلف به کار می‌روند. تا به حال شده است که تصمیم داشته باشید قبل از جلسه موضوعاتی را مطرح کنید اما در حین جلسه آن ها را فراموش کنید و یا در عین حال که آن‌ها را یادداشت کرده و همراه خود برده‌اید تنها به همان موضوعات نپردازید و مسائل دیگری را نیز مورد بررسی قرار دهید؟
دستور جلسه قبل از برگزاری جلسه تهیه می‌شود و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌گیرد تا همه با آگاهی کامل نسبت به جزییات جلسه در آن شرکت کنند. دستور جلسه معمولاً شامل یک لیست یا راهنمایی مربوط به جزئیات مربوط به نحوه برگزاری یک جلسه می‌باشد. این جزییات شامل مواردی مانند موضوعات مهم برای بحث، ترتیب جلسه، نحوه اجرای بحث‌ها، وظایف مشخص شده برای شرکت‌کنندگان و هر نکته دیگری که به نحوه اجرای جلسه کمک کند است.
بنابراین، اختلاف اصلی میان صورت جلسه و دستور جلسه در این است که صورت جلسه یک گزارش از جلسه انجام شده است، در حالی که دستور جلسه یک راهنمایی است که قبل از جلسه تهیه شده و برای هدایت شرکت‌کنندگان در جلسه مورد استفاده قرار می‌گیرد. دقیقا همانند زمانی که یک نقشه گنج پیدا کرده‌اید در این صورت نیاز است که بعد از طی کردن هر مسیر نکاتی که به آن دست یافته‌اید را یادداشت کنید تا در مراحل بعدی از آن کمک بگیرید.
خنثی نویسی صورت جلسه
خنثی نویسی صورت جلسه به معنای این است که گزارش یا سند توصیفی را به صورت خنثی و بدون تحلیل یا اظهارنظر شخصی بنویسیم. باید تلاش کنیم که در صورت جلسه، اطلاعات و حقایق را به شکل کاملا بی‌طرف ارائه کنیم. صورت جلسه برای اطلاع‌رسانی به خصوص در محیط‌های کاری، جلسات مدیریتی، گزارشات فنی و سایر موارد مشابه استفاده می‌شود.
به عبارت دیگر، صورت جلسه باید به نحوی نوشته شود که توضیحات کاملا بی‌طرفانه ارائه شوند، بدون اینکه شخص نویسنده از نظرات شخصی خود چیزی اضافه کند یا احساسات خود را نشان دهد.
برای نمونه کلمات خوشبختانه و متاسفانه کلمات با بار مثبت و منفی هستند و جهت فکری نویسنده را نشان می‌دهند.
اینکه بگوییم خوشبختانه منابع اضافی به تیم پروژه اختصاص یافت یا اینکه بگوییم متاسفانه منابع اضافی به تیم پروژه اختصاص یافت، هردو اشتباه هستند.
انواع صورت جلسه
جلسات با اهداف مختلفی برگزار می‌شوند بنابراین صورت جلسات متناسب با اهداف برگزاری جلسات به چندین دسته تقسیم می‌شوند. انواع صورت جلسه را می‌توان به صورت زیر تقسیم کرد:
صورت جلسه اقدامات و برنامه ریزی
در این نوع صورت جلسه، هدف اصلی تصمیم‌گیری در مورد اقدامات و فعالیت‌های مشخص است. این جلسات برای برنامه‌ریزی و اجرای اقدامات کاربرد دارد. برنامه‌های مشخص شده در این صورت جلسات ثبت می‌شوند و به سایر اعضای شرکت نیز داده می‌شود تا بتوانند هدف گذاری‌های لازم را برای خود و تیم خود انجام دهند.
این نوع صورت جلسه مانند هدف‌گذاری‌های کوتاه مدت است. همانطور که در زندگی شخصی با هدف‌گذاری‌های کوتاه مدت انگیزه و اشتیاق شما برای رسیدن به هدف و رفتن به گام بعدی افزایش می‌یابد در محیط‌های کاری نیز اینگونه است. پس با این نوع هدف‌گذاری‌ها البته به صورت معقول و امکانپذیر، رشد و توسعه شرکت شما چشمگیر خواهد بود.
صورت جلسه مذاکرات
در جلسات مذاکرات، افراد مختلف با هدف دستیابی به توافق یا پیدا کردن راه‌حل مشترک با یکدیگر مذاکره می‌کنند. این نوع جلسات شامل تبادل نظر، پیشنهادها و مذاکرات بر روی مسائل مختلف است. در نهایت صورت جلسه‌ای که در این جلسات نوشته می‌شود شامل این پیشنهادها و نتیجه گیری‌هاست. مذاکرات تجاری یک نوع از این جلسات است. مذاکرات تجاری با هدف به توافق رسیدن در مسائل تجاری برگزار می‌شوند، مثل قراردادهای همکاری، توزیع دارایی‌ها یا تعیین شرایط معاملات.
- بیشتر بخوانید: تکنیک های مذاکره در جلسات
صورت جلسه کلمه به کلمه
این نوع صورت جلسه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که بخواهیم هر کلمه یا جمله‌ای که در جلسه مطرح شده است را با دقت تحلیل کنیم. این نوع صورت جلسه در محافل حقوقی، تدوین موافقت‌نامه یا مسائل حساس به کار می‌رود.
هر نوع صورت جلسه هدف متفاوتی دارد و با تعداد مشخصی از اعضا یا نهادهای مشارکت‌کننده برگزار می‌شود. انتخاب نوع صورت جلسه بستگی به موضوع و هدف خاصی دارد که می‌خواهید در جلسه مطرح کنید.
نکات مهم در نوشتن صورت جلسه خوب
اگر می‌خواهیم از صورت جلسه‌ای که نوشته‌ایم استفاده کنیم باید چند نکته اصلی را رعایت کنیم. با رعایت این نکات می‌توانید از این صورت جلسه‌ها در جلسات بعدی استفاده کنید و تصمیماتی که می‌گیرید را بهینه کنید. این نکات عبارتند از:
ثبات در نگارش
ممکن است در رابطه با یک موضوع خاص چندین جلسه به صورت متداوم و در روزهای متفاوت برگزار شود بنابراین باید طوری اطلاعات را ثبت کنید که پیوستگی بین جلسات حفظ شود. می‌توانید از از عناوین و تقسیم‌بندی‌ها برای سازماندهی محتوا استفاده کنید.
لحن مناسب و شفافیت
هنگام نوشتن صورت جلسه باید برای حفظ احترام و رسمیت جلسه از یک لحن رسمی و حرفه‌ای در نگارش استفاده کنید و از به کار بردن لغات یا عبارات دوپهلو و مبهم که ممکن است تناقض ایجاد کنند پرهیز کنید. همچنین باید از کلمات و جملات روان و ساده استفاده کنید و از لغات و جملات پیچیده استفاده نکنید.
کوتاه و مفید بودن
سعی کنید هنگام نوشتن صورت جلسه تنها اطلاعات کلیدی را ثبت کنید و اطلاعات غیر ضروری را ثبت نکنید. جلسات معمولا زمان محدودی دارند. بنابراین مهم است که متن صورت جلسه کوتاه و مفید باشد. خودمان هم ممکن است حوصله خواندن متن‌های طولانی را نداشته باشیم و در متن‌های طولانی به دنبال عبارات کلیدی بگردیم پس بهتر است در صورت جلسه‌ای که می‌نویسیم به حاشیه نپردازیم و مطالب مهم را بولد و پررنگ کنیم.
انسجام متن صورت جلسه
اگر می‌خواهید یک متن خوب بنویسید باید انسجام و ارتباط بین موضوعات مورد بحث و هدف کلی جلسه را جدی بگیرید.
استفاده از فهرست‌ها و علائم نگارشی
در متن خود از فهرست‌ها، نقاط و شماره‌گذاری برای تنظیم ترتیب موضوعات بهره ببرید. این عناصر و نحوه نوشتار به خواننده کمک می‌کند تا محتوا را به راحتی و به سرعت از نظر بگذراند.
استفاده از مثال‌ها و نمودارهای تصویری
از مثال‌ها و نمودارهای تصویری برای شفاف سازی موضوعات و انتقال بهتر مطالب استفاده کنید. با این روش می‌توانید مفهوم موضوعات را به خوبی برای خواننده توضیح دهید و جای علامت سوالی باقی نگذارید.
بررسی و ویرایش
به عنوان آخرین کاری که می‌کنید حتما پس از نوشتن متن، آن را مرور کنید و مطمئن شوید که مطالب به صورت صحیح و روان ارائه شده‌اند.
با رعایت این نکات، می‌توانید یک صورت جلسه موثر و قابل فهم برای اعضا تهیه کنید و تاثیر خیلی خوبی در رشد شرکت داشته باشید.
ثبت نظر