OKR چیست + راهنمای استفاده از OKR در تیم 

برای چند ثانیه، این موقعیت را تصور کنید:

سازمان شما یک هدف جدید برای کاهش زمان انتظار و بهبود رضایت مشتری تعیین کرده است. مشکل چیست؟

هیچ مدیریتی برای اقدام موثر در راستای این هدف وجود ندارد و شما نمی‌دانید از کجا شروع کنید.

اینجاست که اهداف و نتایج کلیدی (OKR) وارد عمل می‌شوند.

در این مقاله ما OKR را به صورت اصولی و کاربردی تعریف می‌کنیم، به نحوه استفاده از OKR در تیم می‌پردازیم و چند نمونه از OKRهای موفق را بررسی می‌کنیم.

 OKR چیست + تاریخچه + مثال

«OKR» مخفف Objectives and Key Results به معنی اهداف و نتایج کلیدی است. OKR ابزاری مؤثر برای تعیین هدف و رهبری اقدامات برای رسیدن به چیزی است که برای سازمان خود می‌خواهید.

اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) چارچوبی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا از طریق تعیین اهداف ساده و مشارکتی، استراتژی‌های مورد نظر خود را اجرا کرده و به آن دست پیدا کنند.

در دنیای امروز، OKR توانسته ابزار کمکی شرکت‌های بزرگی مثل گوگل باشد. به شکلی که منجر به بهبود کار تیمی و افزایش مسئولیت‌پذیری این تیم‌ها شده است. پس شناخت و بهره بردن از OKR برای همه ما، تبدیل به امری اجتناب‌ناپذیر شده است. متدولوژی OKRها در ابتدا در دهه 1970 توسط اندرو گروو، مدیر عامل اینتل، در حین آموزش به جان دوئر، توسعه یافت.

Doerr بعداً در هیئت مدیره Google خدمت کرد و بنیانگذاران آن را، با OKRs آشنا نمود. این شرکت OKR را در سال 1999 اجرا کرد و از آن زمان تاکنون هر سه ماه یکبار از آن‌ها استفاده کرده است. سازمان‌ها در سراسر جهان، از جمله دیزنی، سامسونگ و آمازون، اکنون از OKR برای کمک به تمرکز منابع و دستیابی به اهداف خود استفاده می‌کنند.

اما OKR در سازمان چطور استفاده می‌شود؟

برای درک بهتر OKR، باید گفت یک روش هدف‌گذاری است که توسط تیم‌ها و افراد برای تعیین اهداف چالش برانگیز اما با نتایج قابل اندازه‌گیری استفاده می‌شود. OKR در واقع کاربرد چشم‌‌گیری در رصد کردن میزان پیشرفت در جهت اهداف تیمی و همچنین ایجاد انسجام و هم‌افزایی در تیم حول محور اهداف قابل‌ اندازه‌گیری دارد.

در هر کسب‌وکاری که فعالیت می‌کنید و با هر تخصصی که دارید، OKR برای تعیین اهداف و دستیابی به آنان، به کمک شما خواهد آمد. به همین دلیل است که تیم‌های مختلف، از برنامه‌نویسان تا تیم‌های اداری و مالی به OKR تعیین شده خود، پایبند هستند. 

جادوی OKR در سازمان‌ها، به گونه‌ای بوده است که حتی خیلی از نیروهایی که مدیرانشان به OKR بی‌توجه بودند، به آن گرایش پیدا کرده و بر اساس آن وظایف خود را پیش می‌برند. علاوه بر این، نمی‌توان از تاثیر شگرفی که OKR می‌تواند در زندگی شخصی شما بگذارد، چشم‌پوشی کرد. 

اگر برای شخص خودتان هم اهدافی را دنبال می‌کنید، این OKR است که پل رسیدن به این اهداف خواهد بود.

اگر می‌خواهید شروع کنید به تعیین OKR برای خود یا سازمان‌‌تان، حواس‌تان به ادامه این مقاله باشد

OKR فانوس راه سازمان شما

OKRها در ارائه چارچوبی برای گروه‌ها و نه افراد، در نظر گرفته شده‌اند و فرآیند تعیین آن‌ها، به گونه‌ای طراحی شده است که اطمینان حاصل شود که همه حوزه‌های کسب و کار با هم، در جهت اهداف یکسانی کار می‌کنند.

OKRها، از دو جزء تشکیل شده‌اند: اهداف و نتایج کلیدی. یک هدف، معمولاً با دو الی سه نتیجه کلیدی، دنبال می‌شود.

اهداف: اهداف مشخصی هستند که تاثیر عمده‌ای بر کسب و کار خواهند داشت. آن‌ها باید چالش برانگیز اما قابل دستیابی باشند و با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشند.

نتایج کلیدی: نحوه اندازه‌گیری یا پایش پیشرفت یک هدف، در مسیر دستیابی به هدف است. نتایج کلیدی به‌ عنوان راهنمایی عمل می‌کنند که میزان دستیابی به هدف یا محقق شدن هدف را، نشان می‌دهند.

نمونه نوشته شده برای OKR به شکل زیر است:

ما به ______(هدف)________ خواهیم رسید که با ______(نتایج کلیدی)___________ اندازه‌گیری می‌شود.

چه زمانی از OKR استفاده می‌کنیم؟

تعیین اهداف خاص و چالش برانگیز می‌تواند به افزایش مشارکت و رضایت کارکنان کمک کند. وابسته به نیازهای یک سازمان و همچنین آنچه که تیم روی آن توافق می‌کند، می توان از OKR‌ها برای تعیین اهداف سه ماهه، شش ماهه یا سالانه استفاده کرد.

شرایط دورکاری در سازمان‌ها، از مواردی بود که کاربرد OKR را بیش از پیش نشان داد. چرا که چارچوبی برای افزایش بهره‌وری کارهای تیمی است و در عین حال، ارتباطات تیم را تسهیل می‌بخشد. حتی می‌توان دید در سازمانی که OKR توسط تیم‌های متفاوت دنبال می‌شود، کارکنان سازمان با اهداف هماهنگ‌تر هستند. 

انواع مختلف OKR

با کمک OKR‌ها، سازمان‌ها می‌توانند اهداف فوری خود را تعریف کرده و به آن‌ها برسند و در عین حال برای چالش‌های آینده نیز آماده شوند. این چارچوب‌ها یکی از مطمئن‌ترین و مؤثرترین راه‌ها را برای یک کسب‌وکار برای تعیین اهداف دست یافتنی و پیگیری پیشرفت آن‌ها ارائه می‌کنند.

OKR ها به طور کلی به دو نوع تقسیم می‌شوند که از نظر طراحی مشابه هستند، اما در استراتژی بسیار متفاوت هستند.

Committed OKRs

OKRهای این نوع که به عنوان “اهداف کششی” نیز شناخته می‌شوند، نتایجی هستند که واقع‌بینانه هستند و باید برای تیم قابل دستیابی باشند. آن‌ها اهدافی مهم هستند که همه باید موافق‌شان باشند تا بتوان به آن‌ها دست یافت و مایل به استفاده از منابع برای دستیابی به آن‌ها باشند.

Aspirational OKRs

OKRهای نوع دوم اهداف بلندپروازانه‌ای هستند که به احتمال زیاد، دست‌مان از آن‌ها کوتاه خواهد ماند. در رسیدن به این OKRها شکست انتظار می‌رود؛ زیرا به جای نتیجه، هدف و تلاش در راستای آن، چیزی است که مورد تجلیل قرار می‌گیرد.

نمونه‌هایی از OKR برای بخش‌های مختلف

OKR یکی از ساده‌ترین ابزارها، برای تقریباً هر نوع کسب‌وکاری است. پیاده‌سازی OKR، با نوشتن یک سند عینی که واضح، بلندپروازانه و شامل یک جدول زمانی است، شروع می‌شود.

مرحله بعدی، تصمیم‌گیری در مورد سه تا پنج نتیجه کلیدی است که برای دستیابی به هدف باید قابل اندازه گیری باشد. در ادامه نمونه‌هایی از OKR برای بخش‌هایی مثل بازاریابی، منابع انسانی و… را بررسی می‌کنیم.

نمونه‌ای از OKR بازاریابی

OKR: افزایش آگاهی از برند در سال 2023.

نتایج کلیدی:

• حداقل 10000 دنبال کننده جدید در اینستاگرام به دست آورید.
• 15 مشارکت تأثیرگذار ایجاد کنید.
• افزایش 3 درصدی نرخ تبدیل

نمونه‌ای از OKR منابع انسانی

OKR: در عرض شش ماه یک سیستم جذب نیرو جدید بهتر ایجاد کنید.

نتایج کلیدی:

• کاهش زمان متوسط استخدام از درخواست اولیه تا پیشنهاد نهایی به 30 روز.
• افزایش درصد کارمندانی که پس از شش ماه از استخدام همچنان در شرکت مشغول به کار هستند به 95%.
• کاهش درصد شکایات و مشکلات گزارش شده توسط کاربران به کمتر از 5% در مقایسه با سیستم قبلی.

نمونه‌ای از OKR تیم  پشتیبانی

OKR: بهبود کیفیت و کارایی خدمات پشتیبانی به مشتریان در شش ماه آینده

نتایج کلیدی:

• کاهش میانگین زمان پاسخ اولیه به درخواست‌های مشتریان از 24 ساعت به 12 ساعت.
• دستیابی به امتیاز رضایت مشتریان حداقل 4.7 از 5 در نظرسنجی‌های دوره‌ای پس از ارائه خدمات.
• کاهش میانگین تعداد درخواست‌های پشتیبانی در حال پیگیری (Backlog) به کمتر از 10 درخواست در هر لحظه

فرق OKR و KPI چیست؟

تا به اینجا به درک خوبی از مفهوم OKR رسیدیم. اما باور اشتباهی که وجود دارد، مشابه دانستن OKR و KPI است.

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد (key performance indicator) در واقع به مجموعه‌ای از معیارهای قابل سنجش اشاره دارد که برای سنجش عملکرد کلی بلندمدت یک شرکت استفاده می‌شود.

KPIها به طور خاص به تعیین دستاوردهای استراتژیک، مالی و عملیاتی یک شرکت کمک می کنند، به ویژه در مقایسه با سایر مشاغل در همان بخش.

اما دو مورد از تفاوت‌های اساسی که بین دو مفهوم KPI و OKR وجود دارد، به این شرح است:

• OKR برای تعامل، تمرکز و همسویی استفاده می‌شود، اما kPI برای اندازه‌گیری و مدیریت عملکرد است.
• OKR به صورت آبشاری در تمام سطوح سازمان استفاده می‌شود، در حالی که kPI در سطوح مدیریتی و از بالا به پایین پیاده می‌شود.

در نتیجه، OKR منعکس‌کننده مسیر پیش‌روی یک سازمان است. اما KPI معیاری برای اندازه‌گیری هر قدمی که در این مسیر برمی‌دارید.

5 مزیت OKR برای تیم شما 

OKRها مزایای بسیاری از جمله وضوح، ارتباطات پیشرفته و استراتژی منسجم و شفاف در سطح سازمان را ارائه می‌دهند. جان دوئر همیشه مزایای OKR را در قالب F.A.C.T.S بیان می‌کند. اما F.A.C.T.S بیانگر چیست؟

Focus | تمرکز: OKR به یک تیم اجازه می‌دهد که در راستای مجموعه کوچکی از اولویت‌های با دقت انتخاب شده و یکسان، تلاش کنند.

Alignment | هم‌ترازی: OKR روشی را برای کل سازمان فراهم می‌کند تا اهداف خود را در هر لایه با اولویت‌های سطح بالای خود و با هدف نهایی هماهنگ کند.

Commitment | تعهد: OKR سطحی از تعهد جمعی از طرف‌های درگیر را برای انتخاب و پایبندی به اولویت‌های توافق شده می‌طلبد.

Tracking | ردیابی: OKR به یک تیم یا سازمان اجازه می‌دهد تا پیشرفت خود را به سمت یک هدف پیگیری کند و زودتر بداند چه زمانی باید تاکتیک‌ها را تغییر دهد.

Stretching | کشش: OKR به تیم‌ها قدرت می‌دهد تا اهدافی فراتر از BAU – یا “کسب و کار طبق معمول” – تعیین کنند و تغییرات مهم و معناداری ایجاد کنند.

چگونه پیاده‌سازی OKR در سازمان 

یکی از راه‌های تعیین OKR این است که از یک سازمان بخواهیم سه یا چهار هدفی را که می‌خواهد در طول سال به آن دست یابد، شناسایی کند.

این مورد معمولا در سطح مدیر عامل انجام می‌شود. سپس از هر یک از بخش‌های سازمان، بخواهید اهداف مرتبطی را که می‌توانند در هر چهار فصل سال به آن دست یابند، شناسایی کنند.

ترکیبی از یک هدف بزرگ سالانه که به اهداف کوچک‌تر سه ماهه تقسیم می‌شود، می‌تواند به سازمان کمک کند تا یاد بگیرد که چگونه اهداف در یک حوزه خاص به کل سازمان کمک می‌کند.

مهم است که نتایج کلیدی قابل اندازه گیری را شناسایی کنید تا بتوانید پیشرفت به سمت هدف خود را بررسی کنید.

اگر یک نتیجه کلیدی تعیین کنید که فقط یک بار در سال قابل اندازه گیری باشد، فقط یک بار در سال فرصت خواهید داشت که بدانید آیا اقدامات شما به هدف موردنظرتان منتهی می‌شود یا خیر.

از آنجایی که سازمان‌ها با سرعت فزاینده‌ای از تغییرات سروکار دارند، بررسی پیشرفت یک بار در سال مسلما کافی نیست.

در تعیین OKR این اشتباهات را نکنید!

در مدیریت از طریق OKR یکی از اشتباهات مهلک این است که در ابتدای بازه زمانی موردنظر به تعیین آن بپردازیم و از بازنگری مستمر و تطابق دادن بین آن و شرایط موجود غافل شویم.

این موضوع ما را نه تنها از هدف بلندمدت‌مان دور می‌کند، بلکه خیلی دیر متوجه اشتباهاتمان در مسیر پیشبرد کارها خواهیم شد.

اشتباه دوم این است که در تعیین OKR کاملا بلندپروازنه عمل کنیم و توجهی به میزان منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن نداشته باشیم.

در این صورت در جریان تلاش برای رسیدن به آن OKR به چالش‌هایی خواهیم خورد که ما را از تلاش مستمر سرخورده خواهد کرد.

اشتباه سوم، زمانی رخ می‌دهد که در زمان تعیین OKR به خوبی نسبت به چشم‌انداز سازمان، توانمندی تیم‌ها، شرایط بازار و رقبا شناخت نداشته باشیم.

این عدم تسلط، تعیین OKR را به ابهام و چالش خواهد کشید. به همین دلیل است که تاکید می‌شود که اطلاعات کافی از راس سازمان گرفته شود یا افراد مطلع کافی در این فرآیند مشارکت داشته باشند.

در پایان باید اشاره داشت که OKR تنها ابزاری برای مدیریت بهتر و کارآمدتر است و نمی‌توان به تنهایی به آن اتکا نمود.

اما به عنوان یک ابزار می‌تواند چراغ راه پیشرفت شما و مجموعه‌تان باشد. 🙂