یک نظام پیشنهادات موفق باید با تعهد سازمانی، شفافیت و ارتباط مستمر همراه باشد. اجرای موفقیت آمیز نظام پیشنهادات می‌تواند تأثیر مثبتی بر انگیزه و اشتیاق کارکنان داشته باشد و سازمان را به اهدافش نزدیک‌تر کند. اگر نظام پیشنهادات با عجله و بدون برنامه تدوین شود، منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود و بدبینی و سوء‌تفاهم را در سازمان تقویت می‌کند. بنابراین، اجرای درست نظام پیشنهادات می‌تواند مزایای بسیاری برای سازمان داشته باشد. برای اینکه بتوانید یک نظام پیشنهادات موفق را اجرا کنید، ما در این بررسی انجام شده، نکات مهمی را به شما ارائه می‌دهیم.
آیا سازمان شما به نظام پیشنهادات نیاز دارد؟
آیا ایده‌های تازه و نوآورانه‌ای را از سوی کارکنان خود دریافت کرده‌اید؟ اگر چنین است، پس به تدوین یک نظام پیشنهادات نیاز دارید. زمانی که کارکنان شما ایده‌های جالبی برای موفقیت سازمان در هر بخش از تیم‌های کاری (فنی، پشتیبانی، فروش، بازاریابی و غیره) دارند، به عنوان مدیر سازمان باید خیلی سریع واکنش نشان دهید. هر ایده می‌تواند انقلابی در موقعیت شرکت شما در بازار ایجاد کند، بنابراین باید به هر پیشنهاد به صورت عمیق نگاه شود.
برای پرورش ایده‌های جدید می‌توانید کارهایی که در ادامه آمده است را انجام دهید:
- برنامه‌ریزی برای شروع جلسات طوفان فکری
- برنامه‌ریزی برای جلسات هفتگی با کارکنان
- برنامه‌ریزی برای جلسات مدیران زیرمجموعه
هر یک از برنامه‌های فوق می‌توانند به صورت جداگانه به اجرا درآیند تا درنهایت، ایده‌هایی که با فرهنگ و اهداف سازمان همسو هستند، استخراج شوند. هر پیشنهاد باید یک مشکل از سازمان را برطرف کند یا دریچه‌ای جدید به روی موفقیت باز کند. ایده می‌تواند به تقویت برندسازی، کمک به افزایش فروش، بهبود ارتباطات با مشتریان و حتی نحوه‌ی تعامل کارکنان در سازمان کمک کند؛ اما هر ایده به بررسی و تحلیل نیاز دارد. برای این کار باید یک تیم بازبینی برای مدیریت ایده‌ها تشکیل دهید.
چگونه یک تیم بازبینی برای نظام پیشنهادات تعیین کنیم؟
برای اجرای یک نظام پیشنهادات موفق، باید تعیین سطح دسترسی افراد، مدیریت شود. سازمان باید یک تیم بازبینی تشکیل دهد تا ایده‌های ارائه شده توسط کارکنان را بررسی کند. تیم بازبینی باید پیشنهادات را بررسی کرده و دریافت آن‌ها را ظرف حدود 48 ساعت تأیید کند. همچنین اعضای تیم بازبینی می‌تواند متشکل از بخش‌های مختلف سازمان باشد، زیرا بررسی پیشنهادات یک تلاش بین رشته‌ای است. هر بخش باید نماینده خود را داشته باشد که معمولاً این فرد مدیر تیم است.
اگر مديران پيشنهادات را بررسی كردند، بهتر است جلسات بازنگری را اجرا کنید تا ببینید که کدام پیشنهادات مفید و کدام یک نامناسب هستند. در حقیقت، نظام پیشنهادات چند بار از فیلتر بررسی و تحلیل عبور می‌کند تا به نتیجه‌ی نهایی برسد. اولین فیلتر زمانی است که مدیران با کارکنان بخش خود جلسه می‌گذارند تا ایده‌ها را در مرحله‌ی ابتدایی خود مورد بررسی قرار دهند.
فیلتر دوم وقتی است که مدیران هر بخش در قالب تیم بازبینی قرار می‌گیرند تا ببینند که ایده‌ی هر بخش چگونه به موفقیت بخش دیگر سازمان کمک می‌کند. برای مثال، آیا ایده‌ی افزایش فروش از طریق بازاریابی شبکه‌های اجتماعی بر روند کار تیم محتوا و فروش تأثیر می‌گذارد یا خیر؟
فیلتر سوم به حضور مدیران بالا رده و مدیر کل مربوط می‌شود. در طی یک یا چندین جلسه بین مدیران بخش و مدیران رده بالا، پیشنهادات مورد ارزیابی قرار می‌گیرند تا ایده‌هایی مورد استفاده قرار گیرند که مطابق با اهداف، مأموریت، ارزش‌ها و حتی بودجه‌ی سازمان است. درنهایت، یک نظام پیشنهادات موفق ایجاد می‌شود.
نکات مهم برای اجرای یک نظام پیشنهادات موفق
اجرای موفقیت آمیز نظام پیشنهادات دشوار نیست، اما به یک برنامه‌ی قوی نیاز دارد تا خروجی آن اثربخش باشد. درواقع، شما به عنوان مدیر سازمان باید یک برنامه نظام پیشنهادات تدوین کنید. یک برنامه خوب باید شامل اصولی باشد که در ادامه بیان می‌کنیم:
1- ارائه‌ی ایده‌های سازنده
از همان ابتدا به کارکنان خود تأکید کنید که تمرکز شما بر پیشنهادات سازنده و نتیجه‌گرا است. مشخص کنید که هر پیشنهاد ارسالی باید نوآورانه باشد و مشکلی از سازمان را برطرف کند. توجه داشته باشید که هر پیشنهاد یک ایده‌ی نوآورانه نیست! این موضوع را به کارکنان خود بگویید و از آن‌ها بخواهید ایده‌های کاربردی ارائه دهند و روی ایده‌های خود فکر کنند.
2- ارائه‌ی مثال و راهنما
کارکنان خود را با بیان چندین مثال و راهنما تشویق کنید تا پیشنهادات سازنده ارائه دهند. ایده‌هایی که به دنبال آن هستید را با چند مثال بیان کنید. همچنین می‌توانید یک راهنما ایجاد کنید که شامل دستورالعمل‌ها و چارچوب‌های لازم بر ایده سازی مطابق با اهداف سازمان است. این راهنما باید سه سؤال زیر را پاسخ دهد:
- علت پشت پرده‌ی پیشنهاد شما چیست؟
- این پیشنهاد چه سودی برای شرکت خواهد داشت؟
- این پیشنهاد چه سودی برای کارکنان خواهد داشت؟
راهنما را می‌توانید در قالب PDF به کارکنان خود ارائه دهید.
3- ایده پردازی با راه‌حل پیشنهادی
علاوه بر درخواست ایده‌های جدید از کارکنان خود، از آن‌ها بخواهید که پیشنهادات خود را از هر لحاظ مورد ارزیابی قرار دهند. کارکنان باید ایده‌ی خود را بررسی کنند و ببینند آیا ایده‌ی مورد نظرشان می‌تواند مفید واقع شود یا خیر. این کار باعث می‌شود تا زمان بررسی پیشنهاد توسط تیم بازبینی کاهش پیدا کند.
4- مشخص کردن نام ایده پرداز
به کارکنان خود اطلاع دهید که پیشنهادات ناشناس (عدم درج نام کسی که ایده را بیان کرده) بررسی نخواهند شد. هر نیروی کاری در سازمان که ایده‌ای دارد، باید مشخصات خود را قید کند. برای این کار می‌توانید یک فرم تهیه کنید که حاوی مشخصات فردی، تاریخ، توضیحات و سایر موارد لازم است.
5- ارائه‌ی بازخورد مناسب
هنگامی که پیشنهادی را دریافت می‌کنید، آن پیشنهاد را در یک بازه زمانی مشخص بررسی کنید. به همه‌ی پیشنهادات بازخورد ارائه دهید تا کارکنان بتوانند دلیل تأیید یا رد ایده‌هایشان را بفهمند. ایده‌ی رد شده را با لحن مناسب به کارکنان ابراز کنید تا باعث ناراحتی یا سوء تفاهم نشود. تشکر کردن از هر نوع ایده (چه خوب و چه بد) ضروری است و تعاملات مثبت را تشویق می‌کند.
6- تدوین دستورالعمل‌های مشخص
یک دستورالعمل جامع تدوین کنید که نشان دهنده‌ی روند کار باشد. این دستورالعمل به کارکنان و مدیران هر بخش دید واضحی از پروسه‌ی بررسی، اجرا و بازخورد پیشنهادات می‌دهد. دستورالعمل را با پاسخ به سؤالات زیر تدوین کنید:
- پیشنهادات در چه بازه زمانی بررسی می‌شوند؟
- روند بررسی پیشنهادات چگونه است؟
- هر پیشنهاد چگونه ارزیابی خواهد شد و چه کسی آن را بررسی خواهد کرد (تیم بازبینی)؟
- اگر پیشنهادی قابل اجرا است، چه کسی مسئول اجرای آن خواهد بود؟
- چه زمانی باید به پیشنهادات بازخورد مناسب ارائه شود؟
- آیا برای ایده‌هایی که اجرا می‌شوند، پاداشی وجود دارد؟
7- اعلام پیشنهادات قابل اجرا
پیشنهادات بررسی شده و قابل اجرا را با کل سازمان به اشتراک بگذارید. شما می‌توانید این کار را با ارسال ایمیل یا قرار دادن پرینت آن روی برد سازمان به سمع و نظر همه‌ی اعضای سازمان برسانید. اعلام پیشنهادات دو مزیت بالقوه دارد، یکی اینکه به کارکنان این سیگنال را ارسال می‌کنید که ایده‌هایشان اجرا شده‌اند و دومی اینکه کارکنان به ایده‌پردازی بیشتر تشویق می‌شوند.
8- پاداش دادن به ایده‌ی مناسب
اگر ایده‌ی کارمندی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ی شرکت شود، بهتر است به او پاداش دهید. این پاداش می‌تواند مبلغی پول، امکان خرید کالا، ارتقای شغلی یا رفع مشکلات شخصی باشد. پاداش دادن یک عامل محرک برای تلاش جهت ایده‌پردازی است. پاداش را از قبل اعلام کنید و بگویید که در صورت پذیرش ایده، پاداش به فرد داده می‌شود. همچنین سعی کنید که کارمند نمونه را تشویق کنید تا از این طریق در کارکنان دیگر انگیزه ایجاد کنید.
9- تشخیص و رفع خطرات
مدیران خود را تشویق کنید که پذیرای نظرات کارکنان باشند و از موقعیت خود سوء استفاده نکنند. برخی از مدیران ارشد ممکن است در صورت ارائه‌ی ایده‌های عالی توسط کارکنان، احساس خطر کنند. مدیر بخش شاید فکر کند که ایده‌ی جدید، موقعیت شغلی او را به خطر می‌اندازد، بنابراین ممکن است ایده را دستکاری کند و کارکنان را تحت فشار قرار دهد. بنابراین، شما به عنوان مدیر سازمان باید ارتباطات باز در سازمان خود را تشویق کنید تا کارکنان بتوانند در صورت ایجاد مشکل حاد، مستقیماً با شما در تماس باشند.
10- ارائه‌ی نرم افزار نظام پیشنهادات
نرم افزار نظام پیشنهادات کارکنان می‌تواند به روند ارائه، ارزیابی و اجرای ایده‌ها کمک کند. این نرم افزار همچنین می‌تواند مدیران و کارکنان را در جریان فرآیند بررسی پیشنهادات قرار دهد. مزیت مهم استفاده از نرم افزار این است که کارهای کاغذی کنار می‌روند و همه چیز به صورت سیستمی انجام می‌شود. این کار به صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها کمک می‌کند و حتی نگهداری از اسناد را راحت‌تر خواهد کرد.
کلام آخر
نظام پیشنهادات موفق شامل مؤلفه‌هایی است که به نتایج مثبت برای کارکنان و سازمان منجر می‌شود. یک شرکت موفق باید به پیشنهادات کارکنان خود گوش دهد، زیرا این کارکنان هستند که در خط مقدم اهداف سازمان قرار دارند. بنابراین، داشتن یک رویه‌ی کامل از چگونگی دریافت پیشنهادات و نحوه‌ی بازبینی ایده‌ها، راهی مؤثر برای تشویق ارائه‌ی پیشنهادات از سوی کارکنان است. هرچه بیشتر بتوانید به کارکنان خود نشان دهید که شما و مدیران هر بخش به پیشنهادات ارائه‌شده اهمیت می‌دهید، احتمال زیادی دارد که ایده‌هایی سازنده و انقلابی دریافت کنید.
ثبت نظر